加強檔案基礎工作 推進檔案管理現(xiàn)代化

摘 要：檔案管理是一項基礎而復雜的工作，而檔案的高效管理又為企業(yè)提供科學決策支持，因此在現(xiàn)代社會我們必須關(guān)注檔案的優(yōu)化管理。而檔案的優(yōu)化管理與現(xiàn)代化建設發(fā)展得益于基礎工作的基礎奠定。檔案基礎工作是檔案現(xiàn)代化管理的前提，因此本文主要就檔案基礎工作進行論述，以期推動檔案管理的現(xiàn)代化建設。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎工作；信息化；現(xiàn)代化；思路

信息社會的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)趨勢越來越明顯，在這樣的時代背景下，檔案管理無論是思路還是內(nèi)容還是形式都發(fā)生顯著變化，檔案管理工作也更為復雜。一系列先進技術(shù)應用于檔案管理，帶來檔案管理方式的創(chuàng)新優(yōu)化，大大提升了檔案管理的現(xiàn)代化水平。而基于這樣的大背景，檔案管理基礎工作依然備受關(guān)注，因此基礎工作是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基石。

1 多管齊下，細化檔案基礎工作管理

檔案管理基礎工作要想落到實處，取得實效，就必須致力于其工作水平的提升，加強細節(jié)關(guān)注，做好檔案管理的系統(tǒng)整合。具體來說有四個方面。其一是對案卷進行全面調(diào)查，選取精華。這是提升檔案管理規(guī)范度的前提。某些卷宗在某段時間內(nèi)有時效價值，但是過段時間就失去了保管的價值，因此檔案管理必須加強資料的篩選，選取精華部分，沒用的檔案卷宗定期清除。其二是優(yōu)化案卷重組。對于復雜的檔案文件，必須進行有效重組，提升檔案信息管理的科學水平。找準信息間的關(guān)聯(lián)，重新編訂整合頁碼，為檔案卷宗的優(yōu)化管理奠定基礎。其三規(guī)范著錄。著錄是檔案管理現(xiàn)代化建設的重要環(huán)節(jié)，基于檔案著錄的既定原則進行著錄的規(guī)范整理，確保檔案管理的規(guī)范化和有序化。檔案著錄規(guī)范化才能讓檔案著錄管理有方向，有目標，有指導，按照既定的思路進行檔案管理工作的深化與推進。其四統(tǒng)一檔案信息的分類號。對檔案的分類號進行嚴格統(tǒng)一要求，通過科學的歸類和統(tǒng)一檔案分類，以關(guān)鍵詞進行快速檢索也是由統(tǒng)一的分類號為前提的。在檔案基礎工作的開展中，必須將復雜的事情簡單化，簡單的事情流程化，流程的事情定量化，定量的事情信息化，讓檔案管理人員明確自己要做什么，對崗位職責、流程和效果一目了然，切切實實提升工作效率和質(zhì)量。

2 明確原則，讓基礎性管理有章可循

在檔案管理現(xiàn)代化建設中必須明確檔案管理的規(guī)范化原則，根據(jù)原則進行檔案管理的優(yōu)化，形成一整套規(guī)范科學的工作程序和方法。我們必須致力于打造高品質(zhì)的檔案資料，確保每一份檔案的完整性、準確性、合法性，就要：從收集源頭上把關(guān)，切實做到無盲區(qū)；從整理規(guī)范上把關(guān)，切實做到無疏漏；從儲存安全上把關(guān)，切實做到無損壞。其一必須分清輕重緩急，堅持循序漸進的原則。檔案管理的目的是檔案的有效利用，提供決策支持。因此在檔案管理中必須根據(jù)卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低等進行排序，對于那些價值高，利用率高的檔案優(yōu)先篩選整理，實現(xiàn)有效價值的最大限度發(fā)揮。其二堅持分級著錄的原則，帶動檔案管理的高質(zhì)高效。堅持分層次著錄，反映問題相對單一，參考價值不高的檔案卷宗進行案卷級著錄，而卷內(nèi)涉及內(nèi)容多又有相互關(guān)聯(lián)的卷宗檔案加以整合進行合作著錄。對于文獻價值高，問題反映龐雜的卷宗文件進行文件級著錄。通過分層級的著錄，實現(xiàn)不同卷宗檔案的分類，通過分類揭示檔案的主題內(nèi)容及特征，避免了分條錄入，檔案管理高質(zhì)高效。其三堅持分門別類的原則。主要是針對基礎好而目錄全面的卷案，在全因目錄上直接分類標注，對于形式較為特殊的檔案，主要是房檔，案件等可以運用計算機技術(shù)直接在系統(tǒng)中輸入人名、地址或者時間等關(guān)鍵詞，得出統(tǒng)一的分類號，減少著錄時間，著錄速度更快，分門別類也實現(xiàn)檔案原基礎優(yōu)勢的發(fā)揮。其四檔案基礎工作的管理必須堅持安全第一的原則。隨著檔案信息化建設程度的加深，檔案管理涉及的信息量增多，網(wǎng)絡開放共享使得檔案信息安全問題備受關(guān)注。因此在檔案基礎工作的規(guī)范化管理中，必須堅持安全性的原則，確保信息的安全，確保檔案機密資料的安全。

3 創(chuàng)新技術(shù)，提升檔案管理信息水平

檔案的現(xiàn)代化管理必須從基礎工作抓起，而檔案現(xiàn)代化建設是基于信息化建設的，因此檔案基礎工作水平的提升也要關(guān)注信息技術(shù)的創(chuàng)新運用?，F(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案現(xiàn)代化管理水平不斷提升，計算機管理開始向網(wǎng)絡技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)延伸，因此必須加強基礎檔案工作的信息化建設關(guān)注。檔案管理基礎工作的信息化建設必須基于網(wǎng)絡化和數(shù)字化的層面，加強基礎設施的配套建設，配備數(shù)碼相機、掃描儀、打印機等，共同構(gòu)成檔案的數(shù)字化設備，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，使檔案能實現(xiàn)信息的共享，實現(xiàn)檔案的一體化管理。在檔案基礎管理工作中檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面做好詳細關(guān)注。特別是信息的安全獲取與機密信息的安全保障，都需要借助檔案的信息化建設實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設的推進。檔案管理現(xiàn)代化建設進程的推進，檔案管理的價值也日益凸顯，因此社會參與檔案管理的積極性提升，檔案利用程度提升，個性化需求也更為迫切，加強檔案管理基礎工作的信息化建設，用更快捷和個性化的方式提升檔案的利用價值，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，讓檔案管理基礎工作有了創(chuàng)新性的可能。

4 結(jié)語

檔案管理在社會現(xiàn)代化建設中備受關(guān)注，加強檔案的優(yōu)化利用，必須從基礎工作的健全與完善做起。檔案管理基礎工作情況直接反映在檔案管理整體水平中。因此我們必須樹立檔案管理關(guān)注意識，強化檔案管理基礎工作，夯實檔案管理的基礎，帶動檔案管理的現(xiàn)代化建設，讓檔案管理的價值在現(xiàn)代社會最大限度凸顯。

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作者簡介

劉東旭（1980-），男，漢族，職稱：中級檔案管理員，大同市房屋交易權(quán)屬登記管理中心。