論如何做好房產檔案管理

王麗麗

摘 要：隨著信息時代建設的逐步加快以及計算機技術的日益成熟，如何將信息技術方法引入到房產檔案管理工作中是當前亟待解決的問題之一。網絡技術的引入不僅提高的房產檔案管理工作效率和質量，還可以增強信息共享度；但是也存在嚴重的安全隱患問題。針對這一現實矛盾，本文分析了現價段房產檔案管理工作中存在問題，并提出了相應的解決措施，如改革觀念、提高意識，更新管理模式、提高效率，重視信息安全和建立健全的管理制度等，進而促進房產檔案管理工作水平和質量的提高。

關鍵詞：房產；檔案管理；信息化

現階段是信息技術大發展時期，各種先進的科學技術、大數據技術不斷應用于各行各業并逐漸普及，取代了傳統的檔案管理、數據處理等手段與方法[1]。計算機的發展是日新月異的，隨著技術的逐步發展與完善，新的存儲方式逐漸替代了舊的方式。基于此原因，在信息現代化階段房產檔案管理工作也發生了變化，從事檔案管理的人員只有及時的吸取先進的計算機管理技術，才能跟緊時代前進的步伐，才能在工作過程中創造出新的管理模式，使得房產檔案管理質量和效率逐步提升，進而滿足廣大民眾的需求。

1 改革觀念，提高意識

時代發展的主體之一是創新發展，創新融入到了社會經濟發展的各領域。特別是不同的領域引入計算機科學技術，不僅減少了大量的工作量，還可以將成果做出不同的轉換，也可以大批量復制成果，極大程度上提升了成果的利用率和利用效率[2]。尤其是網絡信息化時代的今天，房產檔案管理行業也要引入相關的、適合的、先進的管理系統，以滿足社會市場的需要，這就要求從事房產檔案管理的人員不斷的加強信息化知識的學習，不斷的在實踐中改革管理觀念，探索更新檔案管理工作的新方法。而作為方向檔案管理的相關部門，要通過不同的渠道加強員工的信息化檔案管理的教育工作，逐步的提升從業人員的管理水平，使得在房產檔案管理工作中發揮更大的作用。但是必須說明的是，從事檔案管理的從業人員，必須在日常的工作中總結出適合于自己的、適合于當地檔案管理的行之有效的辦法，并增強自身主動探索的服務意識，進而提高房產檔案管理的質量和效率。

2 更新管理模式，提高效率

信息化的大爆發，加劇了人才之間的競爭力度，在這種大環境下，從事房產檔案管理的工作人員必須采取先進的管理模式，才有可能提高管理效率。

2.1 建立合理的獎懲制度

對于管理層部門來說，要建立一個健全的目標管理機制，以促進房產檔案管理工作順利進行并做到有章可循[1-2]。此外，還需要建立更為合理的獎懲制度，將房產檔案管理工作的效率與從業人員的薪資掛鉤，進而促進工作人員的積極性，也可以通過此種方法進行優勝劣汰，將不適合于從事檔案管理工作的從業人員進行加強業務學習或者轉換適合的崗位。使用合理的獎懲制度，在某種程度上也是對從業人員的一種約束，也為管理工作者創造了更好的工作環境，進而促進房產檔案管理質量的提升和效率的提高。

2.2 積極引入先進管理技術

信息化時代的進程是不可逆轉的，因此我們必須順應時代前進的步伐，將先進的科學技術引入自身行業，以提高資源共享率和自動化水平[3]。房產檔案管理工作的自動化水平，一般可以從兩個方面入手，一是將早期階段的紙質檔案信息進行數字化處理，一般使用掃描儀或者其他儀器來完成，通過這項工作就可以將原始檔案通過圖片、文字等的方式存儲于計算機、移動硬盤、甚至是網絡中，這樣不僅可以增加資料信息的共享度，而且極為有利于日常管理需要而進行查閱、搜索等工作；二是要加強房產檔案管理工作的配置建設，可以通過引入成熟的檔案管理軟件，根據軟件的特征構建數字化數據庫，甚至是建立相應的數字檔案網絡等。我國早階段檔案管理僅僅是檔案管理部門內部使用，因此在檔案管理過程中出現了不規范化、沒有形成一個整體，導致管理模式單一，標準化程度低，甚至是不同的地區有著不同的管理方式方法存在，這些對于信息的利用和共享率均不利。鑒于此，房產檔案管理部門一定要引起高度重視，加快檔案管理的信息化建設，同時制定相關規章制度，使用標準性的要求建立相應的文字數據庫、圖片數據庫、多媒體數據庫等，最大化的實現檔案管理信息化，從而提高房產檔案管理的質量和效率以及共享率。

2.3 加強從業人員的培訓學習

信息時代是一個不斷發展與變化的時代，其信息技術也在不斷的更新和完善，這就要求從事房產檔案管理工作的人員一定要隨之俱進，加強業務知識學習的同時加強計算機技術的學習，探索能夠滿足檔案管理需求的新方法，提高自身的業務能力和檔案管理水平。

3 重視信息安全

加強房產檔案工作主要是為了確保檔案信息的安全性。雖然網絡技術廣泛應用于不同的行業領域之中，在極大程度上提升了檔案管理的質量和效率等，數字化程度的全面鋪開，利于以后信息化共享時代的發展。但是，現階段我國大多數從事房產檔案管理工作的人員不能夠熟練地掌握信息技術處理方法，導致現階段的數字化房產檔案存在著較為嚴重的安全隱患。截至目前為止，存在的安全隱患主要包括了一下幾個方面：

（1）房產檔案管理方面缺失相應的保護系統，容易遭受到不法分子的惡意攻擊，當入侵之后可以操控后臺管理，進而隨意的串改相應的內容。

（2）隨著計算機技術的發展，網絡病毒活動也越來越頻繁，給數字化檔案和管理工作帶來了嚴重的威脅。

（3）相關從業人員對網絡安全工作的意識不夠警惕，容易導致數字化信息的丟失、損壞等問題。

通過上述的總結，房產檔案管理部門應該引入相應保護系統，并對其他具體問題提出新的解決辦法。房產檔案管理部門可以通過定期的組織從業人員展開專業培訓和信息技術培訓，通過培訓學習提高從業人員應用信息技術的水平和增強網絡安全隱患的意識；此外還可以通過定期的排查及維護網絡；工作人員要及時的做好房產檔案信息資料的備份工作。只有通過這些細微的工作方法和工作態度，在很大程度上可以降低網絡安全問題的威脅。

4 建立健全的管理制度

健全的管理制度是一個行業得以發展的重要保障之一，房產檔案管理工作包括了檔案資料的搜集過程，在此過程中一定要建立健全的管理制度，以便于確保所有相關信息均是收集齊全的，而沒有因人為因素漏掉重要的信息。另外，作為房產檔案管理從業人員中的一員，要加強內部之間的交流、學習好的管理經驗之外，還要加強多部門之間的溝通交流，在一定層面上可以減少重要信息資料遺漏等問題的發生。最重要的是，房產檔案管理部門要借助不同的渠道加強從業人員檔案管理的意識，積極地配合檔案管理人員搜集信息工作等，可以有效的確保檔案管理工作順利進行，進而提高房產檔案管理質量和水平。

5 結束語

通過本文的分析總結，房產檔案管理工作的改革是一個較為復雜而系統的工程。借助網絡信息化的優勢，可以彌補房產檔案管理工作的繁瑣與利用率不高的短板，從業人員把創新融入到工作中，不斷的改革管理模式，管理方式方法，加強員工的培訓與學習教育，提高房產檔案管理工作的意識，進而提高房產檔案管理質量和水平。

參考文獻

[1]王琦.論如何做好網絡信息時代的檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2017（07）：163.

[2]李靜.論如何做好網絡信息時代的檔案管理工作[J].辦公室業務，2016（24）：176.

[3]韓吉明，史紅波.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].現代職業教育，2016（24）：173.