初探醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新模式與方向

楊洋

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，醫(yī)療事業(yè)也在快速發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也在進行新的改革和創(chuàng)新，人們對于醫(yī)院的檔案管理工作也更加重視。檔案管理的創(chuàng)新是對醫(yī)療事業(yè)改革中重要的一部分，本文從當(dāng)今醫(yī)院檔案管理意義及創(chuàng)新模式、存在的主要問題、解決方法三個方面著重探索，為醫(yī)院檔案管理改革提供一些粗淺的思路。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新模式；方向

檔案管理工作，作為記錄醫(yī)院內(nèi)部各項工作任務(wù)的文件，是日常重要的工作內(nèi)容之一。隨著社會的快速發(fā)展，智能化和科技化走進醫(yī)院的各個方面，對檔案管理也提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適用于現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理，其缺點越來越突出，所以必須對醫(yī)院檔案管理進行創(chuàng)新和改革，以順應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，促進醫(yī)療事業(yè)的順利改革。

1 醫(yī)院檔案管理的重大意義和創(chuàng)新模式

1.1檔案管理的重大意義

醫(yī)院檔案管理，就是“對醫(yī)院各種醫(yī)療文件、資料以及數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的儲存管理。對于醫(yī)院的檔案文件來說，它具有重要的醫(yī)療價值，它可以為醫(yī)院的醫(yī)療研究提供必要的依據(jù)[1]。”由此可見，檔案管理工作直接關(guān)系到檔案事業(yè)的發(fā)展，為醫(yī)院帶來無盡的長遠(yuǎn)利益。“檔案管理過程是一個動態(tài)過程，在此過程中，受到多方面的影響，容易出現(xiàn)各種問題[2]。”因此應(yīng)該建立一個科學(xué)的檔案管理模式，對原有的檔案管理模式進行創(chuàng)新和改進。

1.2醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新模式

新的醫(yī)療時代背景，要求醫(yī)院的檔案管理模式進行創(chuàng)新，創(chuàng)新主要是三個方面的創(chuàng)新，第一方面是：理念的創(chuàng)新，檔案管理的意識要與時俱進，不應(yīng)停滯不前；第二方面是：管理制度的創(chuàng)新，管理制度是規(guī)范管理行為的量化標(biāo)準(zhǔn)，在新的形勢下，必須做出新的改變；第三方面是檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的創(chuàng)新，智能化、數(shù)字化的檔案信息管理，能有效的提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

2 醫(yī)院檔案管理存在的常見問題

2.1檔案管理意識不能與時俱進

一個醫(yī)院往往看中的是眼前的經(jīng)濟效益，往往更加重視醫(yī)療器材儀器和新的醫(yī)學(xué)技術(shù)，往往沒有真正意識到檔案管理工作的重要性或者對檔案管理工作存在不正確的認(rèn)知，很多工作人員認(rèn)為檔案管理就是簡單的記錄和存檔病歷，還存在認(rèn)為是“面子工程”的認(rèn)知，只重視醫(yī)院患者的病歷等錯誤的思維，并未完全意識到檔案管理的重大意義，造成了檔案管理的不完善，導(dǎo)致檔案管理工作的改革和創(chuàng)新滯緩。

2.2檔案管理制度不完善

除了檔案管理意識落后的問題外，檔案管理制度不健全也是最容易被忽視的一部分。管理制度是用來規(guī)范和監(jiān)督檔案管理工作人員的日常工作，由于制度的不健全，造成檔案管理工作十分混亂，具有很強的隨意性，工作人員分工不明，職責(zé)不明的情況，這些勢必會影響到檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。沒有一個統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和工作要求，歸檔存檔制度也不夠統(tǒng)一，這些制度上的不完善對于檔案管理工作的開展極其不利，對其他工作也造成了負(fù)面的影響。

2.3檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后

由于檔案管理對醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展更具指導(dǎo)性意義，不能直接為醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，所以，醫(yī)院往往在醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療技術(shù)投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于檔案管理的投入，因此大部分醫(yī)院的檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施相對較落后，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。比如檔案管理地點，將病歷檔案簡單的堆放起來，檔案管理室狹小，沒有相關(guān)配套和保護設(shè)施，時間長久，會導(dǎo)致檔案發(fā)霉、字跡模糊、破損、丟失等問題；其次是智能化的檔案管理設(shè)備引入存在問題，醫(yī)院的檔案眾多，僅靠人工手動整理會存在不及時和信息不準(zhǔn)確的問題，在不同程度上影響著檔案管理工作的進行。

2.4檔案管理宣傳工作不到位

“對于檔案的宣傳工作來說，它有力的增強人們對檔案管理事業(yè)的認(rèn)識與理解，從而使檔案的知名度得到有效的提升，并與公眾形成一種良好的溝通關(guān)系。[3]”因此可見檔案管理宣傳工作的重要性，而現(xiàn)實的情況是，醫(yī)院對于檔案管理宣傳工作的內(nèi)容寥寥無幾，僅靠口頭傳達和文件下發(fā)，往往容易引起人們的忽視；其次，宣傳的渠道單一，宣傳的方式生硬，不容易被大家接受，更造成了檔案管理工作的艱難進行。

3 醫(yī)院檔案管理問題解決措施

3.1提高檔案管理意識

從醫(yī)院的長遠(yuǎn)效益考慮，為了醫(yī)院平穩(wěn)發(fā)展，應(yīng)加強對檔案管理工作的重視，不僅僅是醫(yī)院管理層的領(lǐng)導(dǎo)要加強意識，全體人員都要重視起這項工作。通過不間斷的宣傳，包括下發(fā)文件、新媒體宣傳等各種形式，由單位進行組織，強化在職人員的檔案管理意識，加大監(jiān)督，定期抽查其日常工作，將檔案管理工作制定量化考核的標(biāo)準(zhǔn)，使其重視檔案管理工作。

3.2完善檔案管理制度

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，會出現(xiàn)新的問題，檔案管理制度也應(yīng)隨著新問題的出現(xiàn)進行不斷的調(diào)整和修改，一套健全的檔案管理制度能有效的提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，具體問題具體分析，結(jié)合自身的特點和存在的問題制定相對應(yīng)的管理制度，完善現(xiàn)有制度。首先，應(yīng)該建立檔案管理監(jiān)督制度和定期考核制度，制定一個量化的標(biāo)準(zhǔn)，提高工作人員的工作效率，保質(zhì)保量的完成檔案管理工作。其次，應(yīng)該建立一個開放的平臺，將保證病人個人隱私和醫(yī)院工作正常運轉(zhuǎn)下，可以向社會開放，從而實現(xiàn)資源的共享，在具有重要價值的檔案方面增加與其他醫(yī)院的學(xué)習(xí)和交流。

3.3增加對檔案管理的預(yù)算

一方面，應(yīng)大力引進現(xiàn)代化的檔案管理儀器備，加大電子計算機設(shè)備投入的預(yù)算，關(guān)注行業(yè)內(nèi)檔案管理設(shè)備的最新動態(tài)，采購新型設(shè)備，檔案管理工作的智能化發(fā)展是大勢所趨，利用智能化的儀器來實現(xiàn)“文件的形成、報送、編目、整理、利用等，建立檔案數(shù)據(jù)庫，以掃描錄入的方法將醫(yī)院的檔案和文件進行統(tǒng)一管理，為全體醫(yī)務(wù)人員的查找提供便利。同時，將醫(yī)院的圖書、文檔、聲音、圖片等信息資源錄入計算機系統(tǒng)，以醫(yī)院局域網(wǎng)實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享[3]。”另一方面，定期對基礎(chǔ)設(shè)施進行維護，并做好維護記錄。此外，根據(jù)自身的情況可增加一些防護設(shè)備，如滅火器、除濕器等設(shè)備，為檔案管理工作提供強有力的后盾。

3.4加大檔案管理工作的宣傳力度

要想全員職工認(rèn)識到檔案管理工作的各項內(nèi)容，擴大檔案管理工作的宣傳力度，不僅僅是醫(yī)院的檔案管理工作人員，還應(yīng)包括醫(yī)生、護士、患者等群體，采用時下傳播率時效性好的新媒體進行宣傳，比如微信公眾號、微博、視頻等渠道，加上傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介報紙、文件等資源，在潛移默化的過程中將檔案管理工作深入到人群當(dāng)中。檔案管理的宣傳工作做好了，人們就越來越認(rèn)可這項工作內(nèi)容，并重視起來，從而更好的更快的完成檔案管理工作的改革。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作的創(chuàng)新改革不是一朝一夕就能完成的，應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院自身的實際情況進行有針對性的改進，從意識、制度、設(shè)備和管理人員四個方面進行分析和規(guī)劃，制定詳細(xì)的方案，有步驟、有計劃的進行轉(zhuǎn)變，與時俱進，更新觀念，從管理制度和相關(guān)工作人員、高新設(shè)備都要做出相對應(yīng)的調(diào)整，對其工作人員提出新的要求，采用新型科技，為檔案管理工作提供更便捷的服務(wù)，逐步完成對檔案管理工作的創(chuàng)新改革。

參考文獻

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