加強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)院的檔案管理

田濱海

摘 要：職業(yè)教育學(xué)校的檔案管理工作雖然是記錄瑣碎細(xì)節(jié)的基礎(chǔ)工作，但是其在學(xué)校的發(fā)展中又發(fā)揮著重要作用，對(duì)于保存學(xué)校的歷史、促進(jìn)教育教學(xué)水平的提高、提高學(xué)校的管理服務(wù)水平等都有著非常重要的影響。可以說，檔案管理工作是職業(yè)教育學(xué)校全方位發(fā)展歷程中工作業(yè)績(jī)與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的沉淀與積累。本文從檔案管理的重要作用出發(fā)，對(duì)于改進(jìn)和提高職校檔案管理水平，淺談了自己的一點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞：職業(yè)教育學(xué)院；檔案管理；作用；措施

職業(yè)教育學(xué)校的檔案管理工作雖然是記錄瑣碎細(xì)節(jié)的基礎(chǔ)工作，但是其在學(xué)校的發(fā)展中又發(fā)揮著重要作用，對(duì)于保存學(xué)校的歷史、促進(jìn)教育教學(xué)水平的提高、提高學(xué)校的管理服務(wù)水平等都有著非常重要的影響。可以說，檔案管理工作是職業(yè)教育學(xué)校全方位發(fā)展歷程中工作業(yè)績(jī)與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的沉淀與積累。本文從檔案管理的重要作用出發(fā)，對(duì)于改進(jìn)和提高職校檔案管理水平，淺談了自己的一點(diǎn)看法。

1 檔案管理在職業(yè)教育學(xué)校發(fā)展中的重要作用

學(xué)校的檔案管理工作一般分為文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案和基建設(shè)備檔案等四部分，它們不僅是職業(yè)教育學(xué)校的重要組成部分，而且在學(xué)校的全面發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用。

1）學(xué)校的文書檔案發(fā)揮的重要作用。所謂的文書檔案是指在日常管理中學(xué)校內(nèi)部產(chǎn)生的各種文件、資料以及職能部門下發(fā)的各種教育教學(xué)政策性文件等。這些文書檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展歷史，記錄著學(xué)校曾經(jīng)取得的成績(jī)和榮譽(yù)，等等。這些文書檔案，一方面可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的政策決定提供依據(jù)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在制定一項(xiàng)規(guī)章制度的之前，只要多多翻閱這些文書檔案，就能從中找到很多有用的資料，為學(xué)校政策的制定提供幫助。另一方面可以激發(fā)學(xué)生的愛校之情。通過給學(xué)生們展示學(xué)校的光榮歷史資料，讓學(xué)生了解學(xué)校的歷史和發(fā)展軌跡，從而產(chǎn)生認(rèn)同感和自豪感，提高學(xué)生的愛校情懷。

2）教師的教學(xué)檔案發(fā)揮的重要作用。教師的教學(xué)檔案是學(xué)校檔案管理的重要組成部分。教師的備課準(zhǔn)備工作、教案、教學(xué)實(shí)錄等等都是教學(xué)檔案的有機(jī)構(gòu)成部分，通過這些教學(xué)檔案，可以衡量教師的教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生的學(xué)習(xí)水平，從而促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的不斷提高；也可以作為教學(xué)評(píng)估的參考依據(jù)，以此來反映一個(gè)學(xué)科的整體水平，見證了學(xué)科的建設(shè)發(fā)展歷史；也可以成為教學(xué)改革、教學(xué)研究的重要依據(jù)，為深入研究學(xué)生的學(xué)習(xí)實(shí)際、促進(jìn)教學(xué)效率的提高發(fā)揮無可替代的重要作用。

3）學(xué)生的學(xué)籍檔案發(fā)揮的重要作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。學(xué)生的學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生的成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況、綜合素質(zhì)等多方面的內(nèi)容，這些學(xué)籍檔案，不僅體現(xiàn)了學(xué)校的風(fēng)氣，而且體現(xiàn)了教師甚至是學(xué)校的綜合能力。通過這些學(xué)籍檔案，一方面可以幫助學(xué)校更好地管理學(xué)生，通過學(xué)籍檔案記載的學(xué)生一步步的腳印來分析學(xué)生的實(shí)際情況，幫助教師管理學(xué)生；另一方面，也是給社會(huì)輸送更多的合格人才的憑證。

4）設(shè)備、基建檔案發(fā)揮的重要作用。設(shè)備、基建檔案也是學(xué)校檔案管理工作的一部分。設(shè)備檔案是指學(xué)校的教育教學(xué)設(shè)備的購置、維修等方面的相關(guān)檔案，當(dāng)學(xué)校的設(shè)備出現(xiàn)問題的時(shí)候，通過這些設(shè)備檔案我們可以初步了解設(shè)備的性能，如果是簡(jiǎn)單的小毛病，甚至自己就可以維修了，如果自己不能維修，該著誰來維修等等。基建檔案就是學(xué)校的相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)的檔案，這些檔案可以讓學(xué)校所有建筑的施工圖紙、水、電安裝示意圖都一目了然，為學(xué)校的翻修、改建等都提供了重要依據(jù)。

2 加強(qiáng)檔案管理，必須要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

1）加大宣傳力度，提高全體人員的檔案意識(shí)。檔案意識(shí)是做好檔案管理工作的重要前提。因此，必須要加大宣傳力度，提高職業(yè)教育學(xué)校全體人員的檔案意識(shí)。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)。雖然是專業(yè)的檔案管理人員，但是一些人的檔案意識(shí)不強(qiáng)，表現(xiàn)為沒有意識(shí)到檔案工作的重要性、工作不認(rèn)真不細(xì)致、敷衍了事等，因此，必須要加強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)，促使檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。其次，要提高全體教職員工的檔案意識(shí)。檔案管理的一個(gè)基礎(chǔ)工作就是檔案的搜集，這就需要全體教職員工的支持與幫助，將有用的資料及時(shí)歸檔，及時(shí)保存，自覺地配合檔案管理人員的工作，維護(hù)檔案的完整與安全。再次，提升學(xué)生的檔案意識(shí)。現(xiàn)在的學(xué)生對(duì)于檔案的意識(shí)是非常薄弱的，甚至根本不認(rèn)為這是與他息息相關(guān)的事情。因此，學(xué)校必須要在新生入學(xué)時(shí)就宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生及時(shí)完善檔案信息，明白檔案的作用和意義。

2）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍。檔案管理人員是檔案管理工作的靈魂。首先，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。堅(jiān)定的政治素質(zhì)和良好的職業(yè)道德是做好檔案工作的必要條件。檔案工作具有很強(qiáng)的政治性，因此要求檔案管理人員必須具備堅(jiān)定的政治素質(zhì)，愛祖國、愛人民，擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行黨的各項(xiàng)政策等。同時(shí)，檔案管理又具有服務(wù)性的屬性，所以，要求工作人員要具有服務(wù)意識(shí)，具備良好的職業(yè)道德和奉獻(xiàn)精神，態(tài)度端正地做好檔案管理工作。其次，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力。檔案管理人員要具備一定的專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案管理的工作業(yè)務(wù)，通過不斷地培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力。再次，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。不管是綜合知識(shí)還是計(jì)算機(jī)能力，面對(duì)著檔案管理的新形勢(shì)，工作人員要提升自己的綜合素質(zhì)，以便適應(yīng)新時(shí)代的要求。

3 做好職業(yè)教育學(xué)校檔案管理工作的具體措施

1）建立健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，依法治檔。完善的檔案管理工作規(guī)章制度是提高檔案管理工作水平的重要保障。因此，在具體的實(shí)踐工作中，學(xué)校必須要依照《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等基本法規(guī)，制定出符合本學(xué)校實(shí)際的檔案管理工作的各項(xiàng)條例準(zhǔn)則，如《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等，細(xì)化各類檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理工作能夠有章可循、有法可依。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和考核工作，并將其制度化、規(guī)范化，在各級(jí)各部門的監(jiān)督下做好檔案管理工作，為學(xué)校的發(fā)展提供助力。

2）建立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。檔案管理機(jī)構(gòu)是進(jìn)行檔案工作的基本前提。在學(xué)校建設(shè)過程中，就要做好檔案館、檔案室的建設(shè)，規(guī)劃出獨(dú)立的區(qū)域用于檔案管理機(jī)構(gòu)的辦公，并且要解決檔案資料存放場(chǎng)所問題。檔案館、室的建設(shè)要符合檔案管理的要求，設(shè)備配備要到位，辦公用品要齊全，檔案工作網(wǎng)絡(luò)的軟硬件問題都要解決，以良好的外部環(huán)境來保證檔案管理的安全性。同時(shí)，要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案領(lǐng)導(dǎo)小組的組長(zhǎng)由學(xué)校的主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，以便保證檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展。

3）深化檔案管理的信息化程度，促進(jìn)職業(yè)教育學(xué)校的全面發(fā)展。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的信息化時(shí)代也已經(jīng)來臨。職校檔案管理要想跟上時(shí)代腳步，必須要深化檔案管理的信息化程度，也就是說，首先，要制定一個(gè)檔案管理信息化的總體規(guī)劃，按照這個(gè)規(guī)劃再進(jìn)行一步步的發(fā)展。其次，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化，建立起一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，以便提高檔案管理工作的效率。另外，要做好檔案信息化人員的相關(guān)培訓(xùn)，使之學(xué)習(xí)、掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)，以便滿足檔案管理信息化的要求。

4）完善服務(wù)，提高檔案的開發(fā)利用水平。檔案管理的目的不僅是保存歷史軌跡，而且要為以后的發(fā)展提供幫助，因此，就必須要提高檔案的開發(fā)利用水平，使之更好地位教育教學(xué)服務(wù)。首先要做好搜集工作，豐富檔案內(nèi)容。不管是會(huì)議記錄、合同契約，還是圖紙、照片、錄音等，凡是和事件相關(guān)的材料，都要搜集，用豐富的檔案內(nèi)容來提高檔案的價(jià)值。其次是提高檔案的質(zhì)量。對(duì)于搜集來的資料，要進(jìn)行辨別、整理，去粗取精、去偽存真，使得檔案管理具備高水準(zhǔn)的質(zhì)量。