電子文件管理的幾點認識

懷寶忠

摘 要：電子文件，是指人們在社會活動中形成的，以計算機、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。如何做好電子文件管理，是目前檔案工作者需做的事情。

關鍵詞：電子文件管理；特點；方法

1 電子文件的主要特點

電子文件，是指人們在社會活動中形成的，以計算機、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件有著較強的特殊性，所以必須要科學地管理好電子文件，必須要了解、熟悉、電子文件的特點。一是電子文件不是直觀的紙質文件，它需要有現代化辦公設備幫助才能夠閱讀和利用；二是電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速處理和傳遞；三是電子文件的利用可以共享，不受時間和距離的影響；四是電子文件的保存條件和環境要求與紙質文件不同，它對環境的溫濕度、防磁性等條件要求很高；五是電子文件的不穩定性高，它依賴計算機系統的穩定性；六是計算機軟、硬件系統更新換代的速度快，要求電子文件存儲兼容及其數據結構轉換能力強；七是電子文件具有可變性，真實可靠性不如紙質文件，隨時面臨被修改、盜竊、丟失、甚至銷毀等危險。

2 電子文件與傳統檔案的區別

1）電子文件歸檔時間與傳統的紙質文件歸檔時間不同。傳統的紙質文件歸檔時間是在第二年的上半年歸檔，一年歸檔一次。而電子文件可在文件辦理結束后隨時歸檔，或在某一時間周期歸檔。電子文件可由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名、封簽認證。由檔案館接收登記，按照事由的原則、性質，設定訪問級別，以待查找利用。

2）電子文件和紙質文件的歸檔方式不同。傳統檔案是以紙質材料為主，經過長期實踐，總結出一套工作流程及方法、原則和各項規章制度，是文件歸檔整理工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集、立卷、歸檔后，移交到檔案部門。而電子文件則取代了以往的文字材料。但由于電子文件采用的是電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體及鑒別文件、原始憑證等關鍵信息，也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證、辯別復雜而困難。因此，電子文件中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會再出錯誤，確保電子文件的原始性、真實性和準確性。

3）電子文件管理和紙質文件管理方式方法不同。電子文件可以在文件辦理結束后隨時歸檔，或在某一時間周期歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名、封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按照事由原則性質，設定訪問限制級別，以便將來查找利用。電子文件隨時歸檔，一方面避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，結合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免文件的流失和病毒的破壞。電子文件歸檔必須以磁盤或光盤形式移交。依據電子文件的特殊性，電子文件的分類編目等管理方式與紙質文件是不同，可以達到一級管理，檔案部門在接受電子文件的同時，必須給每份文件編制文件號，根據上、下行文之間的關系，并給出相應的分類號和檔案號。在歸檔的同時，進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。在電子文件利用時只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的文件及附件，提高工作效率。

3 建立電子文件應采取的方法

1）電子文件的收集。電子文件的特殊性決定了電子文件的收集不同于紙質文件，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質文件。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動化檢索要求時，或者從保留文件重要過程的信息考慮，則應及時收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，也應及時收集，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化生成的電子文件，應當有嚴格的措施。必要時，在應收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生以外情況時電子文件信息丟失。

2）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的電子文件進行接受、處置及存儲工作進行業務指導。保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫和不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會作用。

3）解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成時間短，缺乏實際貯存驗證，所以，在電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

4）健全電子文件管理的檢查審核制度和規范公文制作及控制程序。2001年10月國務院下發的《電子公文傳輸暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質文件具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作需要得到強化，就必須建立相應的檢查制度，定期對檢查歸檔文件是否齊全完整，形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸發布的要求。對形成新的公文檔案要指定一個終端，經終端審核后統一在網上發送，統一格式和結構，便于規范處理和控制。

5）加強電子文件的軟、硬件設施管理。對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17～20度之間，相對濕度保持在35～40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

6）檔案人員結構的變革迫在眉睫。要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，是檔案工作人員適應信息技術發展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的辦法。電子文件是一個新生事物，從事電子文件人員必須具備檔案管理的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。就目前來說，一是要吸納專業技術人才；二是加大教育投入，加強對電子文件管理知識、電子計算機知識和數字通信技術的培訓，使其盡快掌握電子檔案管理的基本知識和技能。