淺談大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化

高金元

摘 要：隨著互聯網技術的不斷發展與進步，人們已經逐漸步入“大數據時代”，高校檔案管理工作在這種時代背景下也迎來了新的發展契機。如何利用大數據技術來加強對數量巨大且種類繁多的學校檔案進行收集、整理、以及維護，繼而提高我國高校檔案信息安全等級，有效加強對其利用率以促進高校教育事業的健康長遠發展成了高校檔案管理工作者們所重點關注的問題，下面編者就自身多年工作經驗展開了一些分析與探討，以期為相關工作者提供必要的借鑒與幫助。

關鍵詞：大數據；高校；檔案管理；措施

大數據時代是社會不斷進步與科技不斷發展的結果，這是信息高速傳播與流通的表現，高校檔案管理工作只有緊跟時代發展潮流，以不斷創新的精神指引檔案管理工作的改革方向，才能保證其健康、穩定、可持續發展。但是，受傳統檔案管理方式影響嚴重，我國高校檔案管理中還存在一些問題，且在一定程度上阻礙了高校教育事業的發展。本文簡單闡釋了我國高校檔案管理工作中存在的問題，并根據大數據時代高校檔案的基本特征對今后檔案管理模式的創新提出了一些建議與策略。

1 現階段我國高校檔案管理工作中存在問題：

1.1 檔案管理模式相對落后

現階段，我國高校檔案管理工作中大多還是采用傳統的紙質管理方式，不僅耗費人力、物力，同時在檔案的查詢、整理方面也非常的不便。即使有些高校也建立了電子檔案，但是也僅僅局限于對檔案的查詢、調取方面，對于數據的整理以及分析方面還是遠遠不夠。

1.2 缺乏必要的軟硬件設施支持

俗話說“巧婦難為無米炊”，信息時代下，檔案管理工作只有具備相應的軟硬件設施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時俱進，在信息時代促進檔案管理工作的發展。如今，我國高校檔案管理工作相較于國外而言，軟硬件設施支持明顯不足，設施技術含量較低，使得檔案管理工作方式還較為傳統。

1.3 缺乏對檔案的系統管理

檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平，如若檔案過少，則無法體現檔案管理工作的真正作用，如若檔案過多但是缺乏系統的管理，則檔案管理工作的不足和弊端將嚴重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今，我國高校的檔案數量繁多，但卻缺乏系統的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足高校在信息時代對檔案信息的精細化要求。

2 當今我國高校檔案的基本特征：

總體而言，我國高校檔案呈現出數量大、種類多、利用率低、處理率高的特點。首先，隨著我國社會主義教育事業的不斷發展與進步，高校管理活動的召開頻次也不斷提升，進而每天都會產生一些有價值的檔案信息，這些海量的信息為檔案的保存、管理提出了新的挑戰。其次，從高校的檔案種類來看，其包含黨群、行政、基建、財會等各個方面，從其結構形式來看又包含文字、圖片、視屏等多種形式。第三，高校檔案還有一個非常顯著的特點就是長期處于“睡眠狀態”，利用率之低導致其根本發揮不到什么作用與價值。即使是與學生息息相關的個人檔案，也只是在學生考研、工作或者出國的時候才能用的上。最后，高校的檔案信息每天都會不斷的增加，故對于高校檔案信息的處理速度也提出了新的要求，這樣可以在最短的時間內挖掘出檔案中存在的價值，以不斷提升工作質量與效率。

上述中我國高校檔案所具備的特點對其管理模式的變革以及優化提出了要求，其迫切需要利用現代大數據技術加強對檔案的收集、整理、分析、利用，以此來不斷提升檔案管理工作質量，進而為學校的日常工作提供必要的信息支持與幫助。

3 大數據時代下高校檔案管理模式的變革與新思路：

3.1 不斷提升檔案管理工作者的個人素養

檔案管理工作者的個人素養對于積極創新工作理念與方法以及提升工作質量有著顯著的促進作用。作為高校檔案管理工作者，在平時應該加強對互聯網基礎知識的學習，不斷提升自己的技術能力，進而為檔案管理工作在當今大數據時代的發展提供更多的支撐，這也是大數據時代對高校檔案管理者提出的基本要求。

3.2 不斷擴大檔案收集工作

高校檔案數量巨大且種類繁多，誰也無法預料到哪一份檔案會被利用到，故應該充分利用現代大數據技術，盡可能的收集所有的檔案信息，并建立起完善的檔案體系。由于大數據技術為檔案管理工作提供了龐大的儲存空間，故要不斷擴大檔案的收集范圍，盡可能將高校各部門的檔案信息都能夠收納在內，并對其進行分類排序、合理歸檔。

3.3 構建起完善的檔案資源體系

高校檔案管理部門應該充分引入大資源觀念，通過大數據技術提高對檔案信息的集成、加工以及利用。檔案管理者應該對高校中不同來源、不同部門以及不同類型的檔案進行分類歸檔，過濾掉重復的檔案信息、修復并補全殘缺的檔案信息，最終通過分布式的儲存模式將其儲存到不同的系統之中，進而構建起完善的檔案資源體系。

3.4 建立起完備的檔案服務體系

身為高校檔案管理部門，只有不斷更新工作服務理念，提升檔案利用率，才能實現檔案管理工作的真實作用與價值。首先，檔案管理部門應該充分開放數據、擴大服務對象，高校檔案包含了其在教學、科研以及管理等各方面的重要信息資源，同時也記錄了高校的歷史變遷，這些檔案信息應該充分對外開放，以發揮出更大的社會價值與作用。其次，現代科技的不斷發展為檔案服務方式也提出了新的發展契機，檔案管理部門應該將傳統的檔案管理工作向著數據分析與挖掘方面轉變，同時還要借助云計算等技術加強對檔案數據中的價值挖掘，進而為用戶提供更多有效的信息。檔案管理部門也可以通過推出微信公眾平臺以及移動端在線查閱等服務為用戶帶來更多新的體驗。

4 結束語

綜上所述，大數據時代的到來為高校檔案管理工作提供了新的發展契機，檔案管理部門應該充分抓住機會，不斷進行工作創新，以發揮出自身工作的實際價值與意義。文中很多觀點都是編者的個人淺見，在大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革方面還有更多的方法需要相關工作者在實踐中不斷去發現。

參考文獻

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