新形勢下基層電大開放教育學籍檔案管理探析

劉玉華

摘 要：開放教育學籍檔案是學生在電大上學期間各項活動直接形成的，是學生入學資格、學習情況、獎懲情況、學籍異動及畢業等情況的原始記錄。對學校、社會和個人具有保存、證明使用價值的歷史記載。學籍管理檔案是電大檔案工作的一個重要組成部分，由于電大辦學的特殊性，形成了開放教育學籍檔案的復雜多樣性。檔案意識淡薄，規章制度欠缺，管理制度不夠具體化，是電大學籍檔案管理中存在的主要問題，筆者結合本校學籍檔案管理中遇到的實際問題，探討開放教育學籍檔案管理的具體對策。

關鍵詞：開放教育、學籍檔案管理、問題、對策

電大學籍檔案是依據國家開放大學和省電大相關要求，真實反映學生的入學資格、成績考核、學籍異動、獎勵處分及畢業資格等情況，對個人、學校和社會都具有重大意義。對于基層電大而言，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分，決定了學校的教務管理質量，對于社會而言，學籍檔案作為一種信息儲備資源，也是用人單位選用，任用人才的信息依據，影響著學校的社會聲譽。目前，從國家開放大學到分校、工作站、教學班多層次管理的日趨復雜，使電大系統學籍檔案管理工作（主要在基層）存在一些問題，面臨較大壓力，筆者嘗試從本校學籍檔案管理工作實際入手，分析現狀，提出問題。

1 基層電大學籍檔案管理工作的現狀分析

1.1 學生的構成多樣化造成學籍檔案管理的復雜化

隨著社會對終身教育認識的不斷提高，接受成人教育的人數逐年

增加，生源的多樣性突顯，層次增多，據國家開放大學統計截止2016年春季，全國44所省級電大及中央電大直屬學院等全部參與開放教育，開放教育累計注冊學800萬余人。且生源有了結構性的變化，從學歷層次上看，有國民教育專科起點，也有高中、職高、中專、技校、初中畢業生。又實施了“一村一名大學生計劃”，將電大的生源進一步向農村延伸，生源的職業結構也更加復雜多樣，專業分布更加廣泛，基本包括了所有實用型專業。2016年春季，東港學院共招收了22個專業220人，這種專業的細化，生源結構的復雜化將增加學籍檔案管理工作的負擔。

1.2 學籍電子注冊對學籍信息的規范性提出了更嚴格要求

學籍檔案是學生學習過程的原始記錄，它具有很強的原始性，為提高學籍檔案管理質量，東港學院努力做好學籍檔案管理的各項工作，保證檔案材料的真實性和完整性。隨著學籍管理信息化程度的提高，東港學院學籍管理系統基本基本上也實現了現代化。但是，由于從新生入學時信息采集到學生選課及形成性考核，一直到學生畢業，每個環節基本上都使用信息化的手段處理，按照國家開放大學和省電大對學生信息管理的要求、學籍信息必須建立電子檔案，學籍信息的準確性，規范性程度的要求不斷提高。無疑給學籍檔案管理工作提出了更嚴峻的挑戰。而電大的學籍注冊一年分春、秋兩次注冊、手工錄入、學生數多等原因，更使得注冊學籍信息的準確性難以保證。就東港學院為例：每季新生注冊都會出現姓名、性別、民族、身份證號等信息錯誤。

1.3 對學籍檔案的保存和利用重視不夠 ，檔案管理不規范

一段時間以來，學校的學籍檔案保存條件有限，保存方法落后，大多數的手工檔案材料因為年代久遠缺乏保養，存在丟失或缺漏等現象，也沒有通過現代信息技術保存到電腦上，另外，一些班主任對于學籍檔案的重要性還不是很重視，在學生畢業以后不能將學生的學籍檔案完整的上交檔案室，導致有時有些學生因為原始檔案丟失需要補辦錄取花名冊復印件，都要上省電大檔案室查詢，費時費力，給學生帶來不便，此外，一般基層電大學籍檔案一般都不配備專職人員，大多學籍檔案管理人員都是身兼多職，造成業務不熟練，專業知識不足，這些都容易導致學籍檔案質次量少，工作不到位等現象。同時，學籍檔案管理相關制度、規定不健全、檔案管理模式不規范，也致使學籍檔案管理工作存在很多問題。

2 加強基層電大學籍檔案科學管理的對策

開放教育學籍檔案是電大檔案的重要組成部分，為學校有序管理，教育評估，學生就業等方面創造有利條件。隨著信息化步伐的加快，檔案管理方式也由傳統的檔案實體化向信息化轉變，學籍檔案更是首當其沖，在這種背景下，我們更要積極應對，全面實現電大學籍檔案工作的現代化、科學化、規范化。

2.1基層電大要提升學籍檔案管理的工作的思想認識、更新觀念、創新管理理念

各級基層電大要提高對電大學籍管理的思想認識，創新管理理念，為適應開放教育新型教學模式的管理，不斷改善和提高服務手段，積極為學校教學班和學生的學籍、學歷管理做好各類咨詢和查詢服務，不斷總結積累工作經驗，促進開放教育新型教學模式下的學籍管理的科學化。

2.2 樹立：“以學生為本”的管理理念

電大學籍管理表面上看是管理數據，是管理資料，其實學籍檔案管理的每個細節都關系著學生的根本利益，因此學籍管理的主體是學生。加強學籍檔案管理歸根到底是為了更好地為學生服務。要報著以人為本的思想融入到學籍管理的方方面面，讓學籍管理的過程轉變為關心人，激勵人，教育人的過程，使電大以“學生為主體，教師為主導”的雙主模式得到延伸，學校以培養人為工作本質要求的目標得以實現。

2.3 樹立系統性的管理理念

建立和完善各項規章制度，比如制定學籍管理規定.學籍檔案收集整理制度，學籍管理人員崗位職責等.做到有序可循，有據可依，按章辦理.制定統一的標準和要求.把相關制度要求整理成冊并發放電子文檔，方便管理人員查閱使用，利用計算機進行輔助管理，以便準確及時地提供大量的學生信息，促進管理水平的提高，目前已將DOS系統的數據庫聯合，完成數據的整合，再用ASP做成前臺查詢界面以便畢業生或用人單位有需要的時候，學籍管理員可以很快查詢到結果.

2.4 培養并建立一支穩定的高素質學籍檔案管理隊伍

建立相對穩定的高素質學籍檔案管理隊伍，是提高基層電大檔案管理水平的關鍵，首先要保持學籍檔案員的相對穩定，條件允許下優化檔案管理員的配置，由于基層電大管理工作人員經常是身兼多職，因此在人員更換時，須先培訓后上崗，通過專業的培訓和實踐，保證檔案管理水平的提高，能夠熟練的掌握檔案管理的基本知識和專業技巧，熟知檔案材料上交要求，在理論和實踐上成為本專業的行家里手.基層電大領導要提高對檔案管理的重視程度，充分認識到學籍檔案管理工作從長遠看還是節約成本，創造經濟效益的事情，要建立檔案管理獎懲制度，工作優秀有給予獎勵，工作問題多的給予適當的懲罰，這樣就能增加檔案管理人員工作的積極性，增加檔案管理人員的責任感.從而，不斷提升自己的工作水平，努力做好自己的本職工作.

3 結語

基層電大學籍檔案管理是一項細致繁瑣的業務管理工作，是關系到開放教育學生將來能否順利畢業、能否順利就業的一項至關重要的的工作，相關基層電大和檔案管理人員需要在不斷探索中求發展，求完善.為此，各級基層電大和電大學籍檔案管理人員應該始終把握為學生服務的方向，進一步利用現代化設施，提高辦事效率，真正做好學籍檔案的管理利用工作，實現學籍檔案管理工作的信息化、現代化。

參考文獻

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