淺談新時期事業單位檔案管理的創新思路及方法

宋百千

摘 要：事業單位是由國家建立的組織，它在發展國家經濟中起到重要作用，而在事業單位的日常工作中，檔案的管理工作十分重要，它關系到了社會經濟和政治的發展。但是在目前的檔案管理工作中還存在著諸多問題，為了適應社會的發展和時代的步伐，我們要不斷改革創新事業單位檔案管理的制度和方法。以下提供了一些關于事業單位檔案管理工作的創新措施。

關鍵詞：檔案管理；問題；創新措施

隨著社會的進步和時代的進步，事業單位檔案管理的方法也必須隨之進步，緊跟時代的腳步，利用上我國先進的管理手段和工具，提高我國的事業單位檔案管理水平已經刻不容緩。事業單位的非營利性決定了它和其他政府機構的不同，并且如今在事業單位的檔案管理工作中還存在著諸多問題，因此想要跟上時代的步伐，適應社會的發展，就必須認識到目前事業單位檔案管理工作中存在的問題，創新事業單位檔案管理工作方法。

1 目前事業單位檔案管理工作中存在的不足

1.1 不夠重視

就目前而言，大部分事業單位的領導并不重視檔案管理工作，他們甚至認為檔案管理工作并不是必須要進行的。他們覺得，檔案管理工作無非每天記錄收集和整合各種資料，這樣的工作每個員工在平時的工作中稍加注意即可獨立完成，并不需要專門的人員拿出專門的時間進行檔案管理工作。正是由于領導的不重視，使得下面的員工對此項工作也并不積極，直接導致了檔案管理工作的效率差，工作質量不高。

1.2 檔案管理技術不完善

影響事業單位發展的重要原因之一就是其檔案管理技術的不完善。在我國，事業單位檔案管理的現狀是軟件設施和硬件設施的數量并不匹配，所以我國的檔案管理工作一直得不到提高，很難與國內標準水平接軌，更遑論與世界先進水平相比。而且，國家投入到檔案管理工作中的資金也是不足的，這就使得檔案的管理沒有專門的人員，沒有合適的空間，極易造成資料的破壞和丟失。

1.3 檔案管理制度不能落實

由于事業單位的檔案管理制度并不足夠完善，使得檔案的管理不能落實到實處，檔案管理工作因此過于形式主義。且由于領導的不夠重視使得管理檔案的人員大都素質不高，文化程度偏低，加之管理制度的不完善造成了一些檔案看管不力，管理人員陽奉陰違，懶惰懈怠，不能及時登記檔案的借閱情況，造成一些檔案的不必要的失蹤，使得事業單位的檔案并不完整，檔案不能被正確的利用。

2 如何對事業單位檔案管理工作進行創新

2.1 提高對檔案管理工作的重視程度

事業單位應大力強調檔案管理工作的重要性，既要在開會上多次強調，使員工認識到檔案管理工作的重要性，也可以舉辦各種關于檔案管理方面的宣講活動。必須讓全體員工有加強檔案管理的意識，提高員工對檔案管理的積極性和創造性。另外，單位領導要起好帶頭作用，自己先重視起來，用行動來支持檔案管理工作，并多學習借鑒先進的檔案管理工作理念和方法，以此來創新事業單位檔案管理工作。

2.2 引進先進的管理手段

在新時期事業單位在進行檔案管理過程中，加強軟、硬件設施的創新才可以更好的提高檔案管理效果。因此，作為事業單位的管理者不僅需要加大檔案管理硬件的投入力度，而且還需要將國外先進的檔案管理技術引入到檔案管理創新之中，從而使檔案管理工作更好的滿足新時期的發展需求。例如：在硬件方面，事業單位需要為檔案管理部門購置專用的檔案儲存柜，而且需要將儲存柜與其它易燃物品進行隔離，以確保檔案存放的安全性。在軟件方面，事業單位管理者可以對檔案管理人員進行新理念、新技術、新軟件的培訓與教育工作，并借助計算機特有的適用性、可延伸性及兼容性等特點，來使計算機應用能力得到有效地提升。作為檔案管理人員需要能夠借助計算機軟件來完成對檔案的電子化處理，這樣可以有效提高檔案管理工作的效率。

2.3 提高檔案管理人員的素質水平

提高檔案管理人員的素質水平對于提高檔案管理水平具有極其重要的作用。提高檔案管理人員的素質可以通過加強對現有檔案管理工作人員的培訓來實現，也可以直接聘用現成的高素質檔案管理人員。因為如果檔案管理工作人員的素質水平不高，管理工作就會很難進行。一方面，現有的檔案管理工作人員不能良好的使用計算機對檔案資料進行管理，使得檔案管理技術無法得到有效提高；其二，檔案管理人員如果素質偏低則可能對領導的指令不能正確的理解并貫徹落實使得檔案資料不能得到有效的利用，而且素質高的工作人員可能對工作更加認真負責。因此檔案管理人員首先要能夠熟練使用計算機并掌握一定的專業知識和技能，對這份工作充滿熱情，才能將檔案管理工作做好。

2.4 加強監督，建立獎懲制度

要想優化事業單位的檔案管理工作，事業單位的領導應廣泛征求員工的意見和建議，了解檔案管理工作有效需求。制定實施新的檔案管理制度。這時，員工如果不能很好的完成的檔案管理工作，就應對員工實行懲罰制度，反之，對完成工作好的員工實行獎勵制度。同時，需要完善監督機構，加強管理制度的落實程度，嚴格控制檔案管理工作，這樣才能使檔案管理工作不斷完善。例如：事業單位在進行獎懲制度制定之前，需要對單位所有員工進行全方位的考察與分析，并嘗試著征求員工的意見和建議，從而使制定的獎懲制度更好的滿足事業單位檔案管理需求。同時，事業單位在進行獎懲制度構建過程中，還需要根據新時期的發展特點，來對其動態性和靈活性的因素給予考慮，以便于日后對其進行創新，更好的激發每一位檔案管理人員的工作熱情和積極性，確保檔案管理工作有條不紊的進行，提高檔案管理工作的效率和質量。

3 總結

要想使得事業單位的檔案管理工作不斷完善，首先要認識到現階段我國的事業單位檔案管理工作中存在的問題，讓不論是管理人員還是員工都能從思想上重視檔案管理這份工作，完善檔案管理工作的相關制度，提高檔案管理工作人員的業務水平，引進先進的檔案管理工作技術，借鑒和學習先進的檔案管理制度，嚴格落實并加以實施，加強監督，實施獎懲制度以留住檔案管理工作專業人才，這樣才能不斷完善事業單位檔案管理工作。

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