淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法

宋百千

摘 要：事業(yè)單位是由國(guó)家建立的組織，它在發(fā)展國(guó)家經(jīng)濟(jì)中起到重要作用，而在事業(yè)單位的日常工作中，檔案的管理工作十分重要，它關(guān)系到了社會(huì)經(jīng)濟(jì)和政治的發(fā)展。但是在目前的檔案管理工作中還存在著諸多問題，為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的步伐，我們要不斷改革創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的制度和方法。以下提供了一些關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；創(chuàng)新措施

隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理的方法也必須隨之進(jìn)步，緊跟時(shí)代的腳步，利用上我國(guó)先進(jìn)的管理手段和工具，提高我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理水平已經(jīng)刻不容緩。事業(yè)單位的非營(yíng)利性決定了它和其他政府機(jī)構(gòu)的不同，并且如今在事業(yè)單位的檔案管理工作中還存在著諸多問題，因此想要跟上時(shí)代的步伐，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，就必須認(rèn)識(shí)到目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作方法。

1 目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足

1.1 不夠重視

就目前而言，大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作，他們甚至認(rèn)為檔案管理工作并不是必須要進(jìn)行的。他們覺得，檔案管理工作無(wú)非每天記錄收集和整合各種資料，這樣的工作每個(gè)員工在平時(shí)的工作中稍加注意即可獨(dú)立完成，并不需要專門的人員拿出專門的時(shí)間進(jìn)行檔案管理工作。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得下面的員工對(duì)此項(xiàng)工作也并不積極，直接導(dǎo)致了檔案管理工作的效率差，工作質(zhì)量不高。

1.2 檔案管理技術(shù)不完善

影響事業(yè)單位發(fā)展的重要原因之一就是其檔案管理技術(shù)的不完善。在我國(guó)，事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀是軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的數(shù)量并不匹配，所以我國(guó)的檔案管理工作一直得不到提高，很難與國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)水平接軌，更遑論與世界先進(jìn)水平相比。而且，國(guó)家投入到檔案管理工作中的資金也是不足的，這就使得檔案的管理沒有專門的人員，沒有合適的空間，極易造成資料的破壞和丟失。

1.3 檔案管理制度不能落實(shí)

由于事業(yè)單位的檔案管理制度并不足夠完善，使得檔案的管理不能落實(shí)到實(shí)處，檔案管理工作因此過于形式主義。且由于領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視使得管理檔案的人員大都素質(zhì)不高，文化程度偏低，加之管理制度的不完善造成了一些檔案看管不力，管理人員陽(yáng)奉陰違，懶惰懈怠，不能及時(shí)登記檔案的借閱情況，造成一些檔案的不必要的失蹤，使得事業(yè)單位的檔案并不完整，檔案不能被正確的利用。

2 如何對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新

2.1 提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位應(yīng)大力強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，既要在開會(huì)上多次強(qiáng)調(diào)，使員工認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，也可以舉辦各種關(guān)于檔案管理方面的宣講活動(dòng)。必須讓全體員工有加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，提高員工對(duì)檔案管理的積極性和創(chuàng)造性。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)要起好帶頭作用，自己先重視起來，用行動(dòng)來支持檔案管理工作，并多學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的檔案管理工作理念和方法，以此來創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作。

2.2 引進(jìn)先進(jìn)的管理手段

在新時(shí)期事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中，加強(qiáng)軟、硬件設(shè)施的創(chuàng)新才可以更好的提高檔案管理效果。因此，作為事業(yè)單位的管理者不僅需要加大檔案管理硬件的投入力度，而且還需要將國(guó)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)引入到檔案管理創(chuàng)新之中，從而使檔案管理工作更好的滿足新時(shí)期的發(fā)展需求。例如：在硬件方面，事業(yè)單位需要為檔案管理部門購(gòu)置專用的檔案儲(chǔ)存柜，而且需要將儲(chǔ)存柜與其它易燃物品進(jìn)行隔離，以確保檔案存放的安全性。在軟件方面，事業(yè)單位管理者可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行新理念、新技術(shù)、新軟件的培訓(xùn)與教育工作，并借助計(jì)算機(jī)特有的適用性、可延伸性及兼容性等特點(diǎn)，來使計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力得到有效地提升。作為檔案管理人員需要能夠借助計(jì)算機(jī)軟件來完成對(duì)檔案的電子化處理，這樣可以有效提高檔案管理工作的效率。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

提高檔案管理人員的素質(zhì)水平對(duì)于提高檔案管理水平具有極其重要的作用。提高檔案管理人員的素質(zhì)可以通過加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)來實(shí)現(xiàn)，也可以直接聘用現(xiàn)成的高素質(zhì)檔案管理人員。因?yàn)槿绻麢n案管理工作人員的素質(zhì)水平不高，管理工作就會(huì)很難進(jìn)行。一方面，現(xiàn)有的檔案管理工作人員不能良好的使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，使得檔案管理技術(shù)無(wú)法得到有效提高；其二，檔案管理人員如果素質(zhì)偏低則可能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指令不能正確的理解并貫徹落實(shí)使得檔案資料不能得到有效的利用，而且素質(zhì)高的工作人員可能對(duì)工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。因此檔案管理人員首先要能夠熟練使用計(jì)算機(jī)并掌握一定的專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)這份工作充滿熱情，才能將檔案管理工作做好。

2.4 加強(qiáng)監(jiān)督，建立獎(jiǎng)懲制度

要想優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)廣泛征求員工的意見和建議，了解檔案管理工作有效需求。制定實(shí)施新的檔案管理制度。這時(shí)，員工如果不能很好的完成的檔案管理工作，就應(yīng)對(duì)員工實(shí)行懲罰制度，反之，對(duì)完成工作好的員工實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度。同時(shí)，需要完善監(jiān)督機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)管理制度的落實(shí)程度，嚴(yán)格控制檔案管理工作，這樣才能使檔案管理工作不斷完善。例如：事業(yè)單位在進(jìn)行獎(jiǎng)懲制度制定之前，需要對(duì)單位所有員工進(jìn)行全方位的考察與分析，并嘗試著征求員工的意見和建議，從而使制定的獎(jiǎng)懲制度更好的滿足事業(yè)單位檔案管理需求。同時(shí)，事業(yè)單位在進(jìn)行獎(jiǎng)懲制度構(gòu)建過程中，還需要根據(jù)新時(shí)期的發(fā)展特點(diǎn)，來對(duì)其動(dòng)態(tài)性和靈活性的因素給予考慮，以便于日后對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，更好的激發(fā)每一位檔案管理人員的工作熱情和積極性，確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3 總結(jié)

要想使得事業(yè)單位的檔案管理工作不斷完善，首先要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，讓不論是管理人員還是員工都能從思想上重視檔案管理這份工作，完善檔案管理工作的相關(guān)制度，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工作技術(shù)，借鑒和學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理制度，嚴(yán)格落實(shí)并加以實(shí)施，加強(qiáng)監(jiān)督，實(shí)施獎(jiǎng)懲制度以留住檔案管理工作專業(yè)人才，這樣才能不斷完善事業(yè)單位檔案管理工作。

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