論現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡化管理

摘 要：本文從體系管理的視角，在當前的現(xiàn)行體系文件研究的基礎上，以體系文件控制管理為平臺，結合現(xiàn)行文件管理的基礎理論，通過現(xiàn)行體系文件管理現(xiàn)狀調(diào)查，從現(xiàn)行體系文件管理制度、管理技術等方面構建現(xiàn)行體系文件管理體系，提出現(xiàn)行體系文件分級管理模式。探索和研究適合當今體系管理模式發(fā)展的現(xiàn)行文件管理體系，對現(xiàn)階段乃至未來都有著深遠的意義。

關鍵詞：現(xiàn)行 體系文件 網(wǎng)絡化 管理

1選題背景

當今各企事業(yè)單位及部門在不斷完善網(wǎng)絡辦公建設，在體系建設中產(chǎn)生了大量的體系文件，成為各部門所管理和利用的重要信息資源，也成為體系建設的重要環(huán)節(jié)。但目前涉及企事業(yè)單位體系文件網(wǎng)絡化管理的理論相對比較少，這就使得體系文件網(wǎng)絡化管理缺乏指導，只能借鑒式的管理，沒有一個統(tǒng)一完整的管理體系和良好的管理模式。因此，加強體系文件網(wǎng)絡化建設，完善體系文件管理，不僅可以滿足企事業(yè)單位發(fā)展的需要，更是一項提升體系管理工作水平的重要舉措。

1.1目的和意義

1.1.1目的

利用局域網(wǎng)作為體系文件管理的主要渠道，方面快捷，中間途徑少，且及時準確，具有其他管理手段所不能代替的優(yōu)點。

1.1.2意義

通過構建現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡化管理模式，可以彌補當前管理不夠體系化，專業(yè)化，集成化的缺陷和不足，在實踐基礎上探尋體系文件網(wǎng)絡化管理新的增長點，提高體系文件管理的服務質(zhì)量；進行實證分析，改進現(xiàn)有的管理方法及手段，并通過網(wǎng)絡化管理模式進行反饋，優(yōu)化體系文件管理模式；提升體系文件管理各環(huán)節(jié)的透明度，提高工作效率，促進機制創(chuàng)新。對體系建設有著十分重要的現(xiàn)實意義。

1.2研究的主要內(nèi)容及使用方法

1.2.1主要內(nèi)容

第一部分：說明建立體系文件現(xiàn)行過程中的網(wǎng)絡化管理的現(xiàn)實意義。第二部分：結合目前體系文件發(fā)展狀況，對現(xiàn)有的體系文件管理模式的現(xiàn)狀進行分析研究。第三部分：從體系文件的管理制度、管理技術以及管理人員等方面構建體系文件控制系統(tǒng)，建立起文件網(wǎng)絡化分級管理模式，并對分級管理模式的必要性和可行性進行論證，闡述級管理的依據(jù)，以及具體措施。第四部分：對構建的體系文件控制系統(tǒng)進行實證分析，分析實際工作中管理體系和管理模式的運行情況，從而完善現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡化管理模式。

1.2.2研究方法

（1）文獻閱讀法：閱讀檔案及現(xiàn)行文件等相關領域的研究文獻，跟蹤研究動態(tài)，確立本文的研究方向。（2）調(diào)查法：對各企事業(yè)單位現(xiàn)行文件管理現(xiàn)狀進行廣泛調(diào)研，掌握實踐動態(tài)。（3）專家咨詢法：通過各種通訊方式，向本領域?qū)＜揖脱芯恐杏龅降木唧w問題及時進行咨詢。（4）實證分析法：依據(jù)構建的現(xiàn)行文件管理系統(tǒng)，擬改進某一環(huán)節(jié)的管理現(xiàn)狀。

1.3本文的創(chuàng)新點

本文的關鍵性問題是，通過對現(xiàn)行體系文件管理方法進行科學研究，從實踐的角度構建現(xiàn)行體系文件管理的新理論及新方法，并進行實證分析，從而進一步通過實踐反饋來改進理論，以不斷的實踐驗證，最終達到符合當前體系管理建設的新要求。

2現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡化管理的綜述

2.1體系文件的基本理論

體系文件主要有以下幾類：質(zhì)量管理手冊、程序文件、各類作業(yè)指導書等（1）質(zhì)量管理手冊即闡明本所的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的文件（2）程序文件是為了充分貫徹本所質(zhì)量方針和質(zhì)量目標而制訂的在各項體系管理工作中保證有效及順利運行的具有可操作性的指導性文件。（3）技術文件是指根據(jù)在研及預研型號研制任務，實施部門組織編制人員按相關標準進行編制。（4）作業(yè)指導書主要是指各事業(yè)部業(yè)務控制過程中形成的作業(yè)文件，及各專項工作的展開流程及規(guī)范。

2.2現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡化管理的依據(jù)及方法

2.2.1管理依據(jù)

現(xiàn)行體系文件網(wǎng)絡化管理是以體系管理為基礎，以《程序文件》為依據(jù)，將原有的線下流程有效轉化成線上流程，其目的為提高管理效率，提升管理能力，減少差錯率，完善各環(huán)節(jié)的可操控性。

2.1.2管理方法

現(xiàn)行體系文件管理過程共有7個子過程活動，分別為：過程識別與策劃——體系文件分類——文件的形成——編號及標識——傳閱分發(fā)——文件的使用——文件的更改——過程檢查分析——過程改進——文件的統(tǒng)計

3現(xiàn)行體系文件控制系統(tǒng)在網(wǎng)絡中的實際運行

總體來說可將各個體系的體系文件管理分別劃分為以下三個層次：文件來源：主要是由外單位、各事業(yè)部、質(zhì)量技術部門、科研管理部門、檔案部門提供。資料的主要獲取途徑是通過專業(yè)崗位培訓獲得、外網(wǎng)查詢和質(zhì)量技術管理處購買。文件受控：主要是由處簽發(fā)、主管領導批準、質(zhì)量技術部門負責受控。文件發(fā)放：主要是由檔案部門核對、確認，然后向各事業(yè)部實施發(fā)放。

體系文件管理問題分析

1）現(xiàn)行文件的受控及利用工作尚未啟動線上運行。

目前現(xiàn)行體系文件管理僅限于線上登記。對于其余環(huán)節(jié)的處理仍然為工作人員手工操作。降低了體系文件工作全流程的效率。

2）現(xiàn)行文件管理軟件尚無數(shù)據(jù)統(tǒng)計利用功能。

目前使用的現(xiàn)行文件管理軟件尚無信息查詢工作，也無法與其他相關軟件進行掛接，因此在平時工作中工作人員僅依靠人工統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)提供利用信息，一方面降低了工作效率，另一方面也具有質(zhì)量隱患。

3）體系文件使用時效性不夠

由于當前各專業(yè)室崗位人員流動性逐年加大，而檔案部門無法及時知曉人員變動情況，因此時常造成體系文件與使用人不匹配的狀況，從而大降低了現(xiàn)行體系文件現(xiàn)場使用的時效性。

4體系文件網(wǎng)絡化管理的思考

體系文件現(xiàn)行網(wǎng)絡化管理的必要性

1）在于有效的控制現(xiàn)有種類受控文件的借閱、利用的時效性。

建立體系文件控制系統(tǒng)，通過適時更新更新功能及時將有效體系文件進行網(wǎng)絡發(fā)布，有助于用戶（即崗位使用人員）了解最新動態(tài)。在日常工作中，在其權限范圍內(nèi)的查詢和利用，從而及時對其范圍內(nèi)的作業(yè)指導書進行編撰及修改，提高工作效率。

2）對于體系文件的使用時效性的有效控制。

對日常體系文件使用周期的控制是至關重要的一個環(huán)節(jié)。工作人員（即系統(tǒng)操作人員）必須定時核對文件的有效性和更新情況，在系統(tǒng)中可增設定時提醒功能，以便敦促工作人員（即系統(tǒng)操作人員）及時監(jiān)控文件的時效性和受控情況，并可將有效文本掃描至網(wǎng)絡發(fā)布。可設置相應的監(jiān)督功能，從而建立起一個更好的受控文件時效控制網(wǎng)絡監(jiān)督機制。

3）對于人員的使用效果的查詢及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和利用。

建立一個有效的體系文件控制網(wǎng)絡操作流程，保證數(shù)據(jù)的有效性、精確性和完整性。體系文件控制系統(tǒng)中輔助功能（查找、篩選、追溯、統(tǒng)計、歸檔等）的建立，一方面它將有助于工作人員（即系統(tǒng)操作人員）及時查閱數(shù)據(jù)檔案，精確統(tǒng)計體系文件在規(guī)定時間段里的修改數(shù)量、修改時間及發(fā)布數(shù)量、發(fā)布日間，以及在用各門類體系文件的總體數(shù)量及受控情況和使用情況。另一方面它將有助于工作人員（即系統(tǒng)操作人員）精確的掌握用戶（即崗位使用人員）對體系文件的使用情況的分類和匯總及篩選和統(tǒng)計。

最后實現(xiàn)體系文件控制系統(tǒng)數(shù)據(jù)與現(xiàn)行文件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠相互聯(lián)結及轉換，最終達到體系文件控制系統(tǒng)在體系管理中的完整性和統(tǒng)一性，從而為體系文件歸檔及利用工作提供強有力的保障。

參考文獻

[1]王銀露“政府網(wǎng)站現(xiàn)行文件管理研究” 2010年 吉林《金月芽期刊》

[2]李 強“優(yōu)化管理體系文件的研究”2015年 廣西《廣西檔案》

[3]楊婷；趙敏“實驗室文件控制網(wǎng)絡化管理的設計與應用” 重慶市預防醫(yī)學會2010年論文集

作者簡介

李安波（1974-），女，廣東梅州，漢，職稱：助理館員，大學本科，研究方向：檔案編研。