電力企業文書檔案管理中存在的問題及應對措施研究

潘慧冬

摘 要：隨著電力企業的發展與電力體制改革的加快，電力企業檔案管理也得到了進一步的發展，為企業的生產經營、科學決策和研究提供了準確、及時和全面的服務。然而，在電力企業中，文書檔案的管理還存在著不完善的地方，影響著電力企業檔案管理的質量水平和企業本身的自我發展。本文就此著重介紹目前的管理現狀，根據目前的相關管理原則進行分析，找出相關的對策手段。

關鍵詞：電力企業；文書檔案管理；發展現狀；相關對策

電力企業文書檔案是電力企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，既能指導企業現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。然而，在電力企業中，對文書檔案重要性缺乏清晰認識，存在重基建和科技檔案、輕文書檔案的現象，從事文書檔案的門檻低，培訓機會少，文書檔案員的綜合素質和業務水平較低，影響了電力企業文書檔案的發展。

1 目前電力企業檔案管理的現狀

當前電力企業普遍都比較重視檔案工作，集團總部設有檔案管理職能部門，對檔案管理建設要求十分嚴格，主要體現在：

1.1 組織機構健全

要求所屬各單位都要成立專門的檔案管理機構，要有明確的分管領導，要有專兼職檔案人員。一般三、四級企業都配有專兼職檔案人員1-2名。集團總部和二級分子公司因定員定編限制，一般都配備1名檔案人員。

1.2 制度建設比較完善

明確要求各單位結合實際制訂檔案各項規章制度。相關制度的確立讓檔案工作具有一定的標準，讓企業內部的員工能夠有相應的參考，讓檔案工作的質量得到保證。

1.3 對檔案庫房及檔案設施設備提出了明確要求

要求配齊配備檔案設備設施，落實庫房“八防”要求，建立健全檔案安全防范機制，落實檔案安全防控措施，確保檔案載體和信息的絕對安全。

1.4 比較重視檔案信息化建設

要求檔案管理系統與企業現代化同步規劃和建設。在集團總部的大力推動下，各分子公司和三級電力企業基本都建立了檔案管理系統，正在加強數字化和電子化工作，以實現網絡全息檢索與存儲。檔案管理整體水平得到了提高。

2 我國電力企業文書管理存在的問題

2.1對于文書管理的概念不清晰檔案歸檔意識不強

從國內一些電力企業的管理情況來說，存在重視科技檔案，輕視文書檔案的現象。很多電力員工對于文書檔案的概念還不了解，對于需要移交什么檔案不清楚，文書檔案員也對需要接收哪些文件材料不是很清楚，這就使得文件材料的移交和接收都存在較大的隨意性，很容易造成管理上的失誤。重要的文件材料沒有移交到檔案室，不重要的文件材料又大量交到了檔案室，文書檔案員在整理檔案時如果沒有進行規范整理，日后查找相關的檔案時就會對其中一些細節的信息尋找不到，使得工作的進行變得困難。

2.2從事檔案管理工作人員的專業水準低

檔案人員業務水平參差不齊，大部分從事檔案管理工作的人員在管理檔案時，仍然不能夠接受新的管理體制，繼續使用傳統的一些管理手段，檔案的收集、分類整理與鑒定全憑檔案員的經驗處理，檔案人員的水平高低直接決定了該單位檔案管理水平，不符合當下管理系統發展的方向。社會上還有某些人以為，這門工作缺乏技術水平，只是對一些來自各個方面不同信息的整理，不具有別的任何作用。這種對于檔案管理工作的認知是不正確的。此外檔案培訓力度不夠。當前檔案知識更新換代快，每年都會有新的規范和標準出臺，對相關規范、標準的培訓卻未相應跟上。不同的檔案員在整理檔案時因對規范、標準的理解不同，有可能走入誤區，如未及時發現和更正，極有可能影響到檔案工作的開展并累及后來人。

2.3相關的管理機制還不完善

電力企業存在部分員工為圖工作方便，不愿意把有價值的文件材料交檔案室；或者以保密為由，不愿移交重要文件材料，影響了檔案的齊全、完整。若人員工作調動、離職，未移交手頭的檔案，更是造成了檔案的流失。電力企業的文書檔案的處理工作人員在進行相應的工作的過程中，根本不了解工作應該做到什么程度才是標準，讓文件得不到妥善的處置，形成文件中信息的丟失，造成不良的后果。一是文書檔案移交歸檔范圍概括性太強，不具體，比較空泛；二是檔案人員沒有相應的考核權限，只能催交，而無實際考核權限。

3 電力企業的文書檔案的管理相關的規定

文書檔案管理水平是衡量一個單位管理水平的重要標準。提高文書管理工作的地位，加強新知識的學習，加強文書檔案員的綜合素質，完善工作程序和管理機制，樹立文書檔案管理的規范化和標準化意識，不斷促進企業健康發展。

3.1 定期進行相關的檔案促進工作

檔案評價活動促進檔案工作的開展，各單位根據上級單位下發的評價表進行自評，上級單位通過查看自評材料，抽查所屬單位來確定評價結果。因上級單位人員有限，對所屬單位檔案工作的抽查量不足，檔案的評價結果取決于各單位的自行評分，導致有些單位虛報評價結果，實際檔案工作并未得到提升。

3.2 在特殊時日進行檔案工作的宣傳

每年的國際檔案日系列宣傳活動，對于提高全員檔案意識起到了較好的促進作用。這種方式能夠加深員工對于檔案工作的重視程度，日積月累的培養相關的檔案意識。

3.3 定期將檔案工作情況進行上報

每年向上級單位報送檔案年報，對檔案工作起到了一個總結和歸納的作用。加深了電力企業對于下屬員工的控制力度，讓相關員工能夠時刻保證檔案工作的質量，確保相關的錯誤不再產生。

4 電力企業對檔案管理的應對措施

4.1加強對檔案執法力度的檢查

電力企業中央企占很大比例，一般直屬上級單位管理，不受地方管轄。但電力企業上級單位一般無專職檔案人員，多是兼職人員，力量薄弱?？山柚聦倨髽I的力量組成專家組開展對各企業檔案工作的執法檢查。也可以加強與地方檔案局的聯系，通過地方的檔案執法促進電力企業檔案工作的開展。

4.2加強對檔案人員業務水平的培訓

要積極支持、鼓勵電力企業檔案人員參加國家檔案局、地方檔案局舉辦的各類檔案業務水平培訓，及時更新業務知識，適應新形勢下檔案管理工作的需要。提高相關人員的專業素養，不僅對于新招入的員工采取培訓措施，電力企業中的所有員工都要定期的進行培訓，保證專業的技術水平能夠整體有一個提高，讓電力企業的檔案管理變得更加的輕松。

4.3充分發揮檔案協作組的作用

檔案協作組給了檔案成員一個交流溝通的平臺，要充分把這個平臺利用起來，不僅限于每年一次的培訓活動，要結合當前實際有針對性地開展活動?？蓞⒖悸毚鷷Ⅻh代會一樣，做到有議題、有方案、有成果及下次活動需要達成的目標。平常工作中也要注意收集各成員組織的意見和建議，要充分利用“兩微一端"載體供大家學習和交流。只有這樣，檔案協作組才能真正發揮它的作用。

5 結語

綜上所述，為了能夠順應時代發展的潮流，電力企業文書檔案管理急需要相應的改革措施，作為整個企業中較為重要的部分，它的革新幾乎可以看做整個企業的進步，成為推動著企業發展的助力。

參考文獻

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