淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

姚金

摘 要：本文首先對目前我國事業單位檔案管理工作的現狀進行了分析，其次闡述了事業單位檔案管理全面革新的有效對策，包括提升對檔案管理工作的重視度，采用先進的設備和技術以及明確獎罰制度等，意在旨加強我國事業單位檔案管理力度。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀分析

社會的發展導致我國事業單位需要處理的信息也逐漸增多，目前我國事業單位檔案的管理正在不斷改革和更新，但即便如此里面仍然存在較多的不足，從而難以適應當前時代的發展需求。對提升我國事業單位的實效性以及時效性方案進行探索，從根本上保障事業單位檔案管理效率的提升，能夠促進我國事業單位在良好的信息管理模式中，取得更加廣闊的發展空間以及前景。

1.目前我國事業單位檔案管理工作現狀

在對我國事業單位檔案管理工作進行革新之前，必須要明確檔案管理工作中現存的各種弊端，保證方案改革后的針對性以及明確性。從目前的情況上看我國事業單位檔案管理還存在以下問題：

1.1忽略了檔案管理工作的重要性

事業單位的檔案管理包括很多部分，除了事業單位每一位工作人員的重要資料而外，還對事業單位整體運營的模式進行了記錄，因此這種重要性不言而喻。但目前有部分事業單位對檔案的管理工作不夠重視，更沒有制定出完善的管理制度等，從而使得檔案的管理工作較為混亂，對事業單位的各種重要檔案不能進行保障，這并不易于事業單位今后的發展。

1.2缺少相關的設備

部分事業單位在檔案管理方面投入的資金較少，有很大一部分的檔案管理設備年久失修，給檔案管理的工作人員造成了極大的不便，也給日常工作増加了難度。另外正是由于設備的落后，使得很多檔案管理人員在統計管理上采用的方法都較為老舊，嚴重降低了工作效率，同時也加大了出錯的幾率，正是基于這些原因使得檔案管理工作出現了諸多問題，從而使得檔案管理工作無法發揮出應有的作用。

1.3相關人員專業性需提升

由于對檔案管理工作的不夠重視，事業單位的人力資源部門在選拔人員時，并未對人員的專業性進行考核，這便使得檔案管理相關人員的專業性參差不齊，大部分檔案管理人員并不能夠勝任相關的管理工作。除上述之外，事業單位并沒有對相關人員進行工作的培訓，從而導致了整個管理工作得不到實質上的進展，很難滿足當前事業單位的發展需求。

大部分事業單位的管理人員通常受到了思維的局限性，會將重心放在對人員的管理上，嚴重忽略了對檔案管理工作的重要性，從而使得檔案管理設備較為陳舊，有關人員的自身意識較差。正是基于這些原因的存在使得事業單位都有檔案混亂甚至丟失的情況，嚴重阻礙了相關工作的順利開展和實施。但這種檔案管理又與大眾的生活有直接關系，故需要加強對檔案管理的重視。

2 事業單位檔案管理對策

基于上述對事業單位檔案管理現狀的分析，明確檔案管理系統中的不足之處，只有依據其問題采取有效的解決措施，才能夠更好的滿足事業單位的發展需求，不斷提升事業單位的內控水平。

2.1 引入先進檔案管理技術

為了保障事業單位檔案管理工作能夠實現高效運轉，必須要引進先進的信息技術，為信息化檔案管理工作提供技術支撐，全面提升檔案管理質量。加大對信息化技術的應用，推廣信息化技術的應用，全面實現檔案管理的電子化形式，在實際的應用中不僅能夠提升管理效率，還能夠延長資料的保存期限，確保資源的完好性。

信息化檔案管理技術的應用，可以構建檔案管理的電子化形式，即使是信息化設備受到影響，通過云端服務不會讓檔案管理完整性受到破壞。電子化檔案管理方式，具備快捷、方便、高效的特點，能夠全面提升管理效率，事業單位需要加大對信息化設備的采購，為電子檔案管理方式奠定基礎，同時還需要加強檔案資料中各項數據的處理、存儲以及傳輸都需要對電子信息技術進行全面的掌握，這就對電子化檔案管理的工作人員提出了更高的要求。

2.2 定期展開管理人員培訓

為了確保事業單位檔案管理工作的完整性，要重視檔案管理工作人員的培訓，通過培訓提升檔案管理工作的責任意識、管理意識，確保事業單位檔案管理工作質量，推動事業單位得到更好的發展。加強電子檔案管理工作操作方式的培訓、對專業技能進行全面培訓，促使檔案管理人員能夠掌握最基本的工作流程，明確工作重點。通過實踐證明，定期對檔案管理人員開展培訓，能夠促使檔案管理工作人員自身能力素質、學習能力的提升。但同樣需要注意，培訓工作也是一項比較重要的培訓課程，培訓不是一蹴而成，需要一定的過渡，因此必須要定期開展培訓，需要建立一種長效機制，經過多層次、多時間的教育培訓，促進檔案管理工作人員自身擁有比較專業的綜合素質能力，培育一批綜合素質水平較高的檔案管理人才隊伍，為現代化的電子檔案管理工作提供理財保障機制。

2.3 制定明確獎懲制度

首先建立健全工作評價機制，建立比較詳細的考核機制，對檔案管理工作人員在工作中的表現進行全面的考核，為事業單位檔案管理工作的有序開展提供制度保障。其次對檔案管理工作人員的工作行為進行相應的規范化管理，創新檔案管理工作機制以及工作評估機制，保障檔案管理工作能夠在規定的時間內將所有的檔案管理工作完成，并且要保障其質量和準確性。最后，不斷創新發展檔案管理工作機制和評價體系，在進行管理工作的實施中，能夠進行整個工作流程、工作性質以及工作的其他方面內容進行全面了解與掌握，進行檔案管理模式的不斷創新與發展，促進檔案管理工作的科學化發展。

2.4 強化檔案管理隊伍建設

在多元化時代背景下，想要更好的滿足市場發展需求，事業單位不僅要重視檔案管理工作信息化水平，還需要重視事業單位檔案管理隊伍的建設。這要求事業單位結合自身的實際情況，重視檔案管理工作人員的培訓，通過定期開展培訓，采取有效措施實現檔案管理人員綜合素質、專業技能的提升。在不斷的學習、培訓中，檔案管理工作人員能夠實現自身管理水平、管理能力的提升，不斷強化自身的責任意識，以此全面落實事業單位檔案管理工作。事業單位領導層還必須要及時轉變管理觀念，增加檔案管理工作隊伍建設力度，以此確保事業單位檔案管理工作的有序開展。

3 結束語

綜上所述，事業單位在檔案管理工作中，想要提升檔案管理效率，就必須要采取有效的管理方式，強化信息技術的應用，確保事業單位在檔案管理工作的科學性、合理性，全面提升事業單位檔案管理水平，凸顯出事業單位檔案管理工作開展作用。不僅如此，在實際檔案管理工作開展中，需要強化先進管理技術的應用，促使事業單位檔案管理工作朝著信息化、制度化的方向發展，以此推動事業單位得到更好的發展。

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