淺談新時代檔案信息化管理的重要意義

滕建梅

摘 要：如今，人類社會已經進入到信息化時代，各行業的發展運行速度也逐漸加快，社會中充斥著大量的信息，使得很多信息化管理成為發展的重要趨勢。檔案是在各種社會活動中直接形成的多樣化形式的具有保存價值的原始記錄，其管理工作也逐步適應時代發展，朝著信息化的方向邁進。作為檔案管理人員需要努力適應信息化社會的發展需要，將手中的“死”檔案變成“活”資源，更好的促進檔案管理工作的推進。

關鍵詞：新時代；檔案；信息化管理；重要意義

當前形勢下，各行業都獲得了快速的發展進步，檔案資料的利用率也逐漸提高，檔案管理也逐漸被重視起來，特別是隨著信息化建設的全面推進，檔案管理也開始應用信息化的管理技術手段，創建檔案信息化管理的平臺，并不斷更新優化，更好的實現檔案信息化管理的效果，為行業自身發展建設提供一定的依據與參考，更好的為社會主義現代化建設服務。

一、檔案信息化管理的重要意義

1、保證檔案信息的完整

傳統檔案一般是通過紙質檔案的方式進行保存管理的，但是隨著時間的推進以及使用的頻繁，很多紙質檔案出現了字跡不清晰、頁面破損等情況，導致檔案無法正常使用。但是這些檔案都是老一輩人留下的重要記錄[1]，如果失去了是不能復制的，若一直使用紙質檔案，經過若干年，檔案室中的紙質檔案必然會遭受極大的破壞，而信息化管理的出現能夠很好的對這一問題進行處理。檔案信息化管理能夠將檔案信息輸入到計算機中，并儲存到光盤或者硬盤中，今后使用不需要在接觸原件，能夠使原始檔案的使用率降低，使檔案更加完整的保存，能夠防止氧化、霉變、蟲蛀等危害，也不需要不斷的擴大檔案室以儲存大量的紙質檔案。

2、提高檔案管理工作效率

傳統檔案管理中，需要檔案管理人員在檔案室中找到需要的檔案資料，并進行登記，使用完畢后還需要放回到檔案室，這種管理模式不僅費時費力，工作效率也不高。隨著檔案信息化管理的推進，只需要利用計算機檔案管理的軟件就能夠對檔案信息資料進行檢查查詢與閱讀，所有查閱的資料都可以打印審批表，瀏覽之后有記錄[2]。如果檔案資料沒有及時歸還，檔案管理軟件還具備自動催還的功能。

3、更好的為科研生產發展服務

一直以來，科技檔案的管理人員十分注重檔案資料的收集與管理，但是檔案的開發利用重視程度不高，缺少宣傳，要借閱科技檔案必須要有領導批示，使得很多科技人員認為檔案室是保密的部門，不能隨便的進入和查看檔案，因此不了解檔案室中的相關資料。加之傳統查閱手段的制約，科技檔案的利用率并不高。對檔案進行信息化管理之后，能夠使檔案人員的工作效率得到提升，很多年代久遠的檔案資料經過信息化管理，科技人員也能夠通過內部的局域網對其進行查看，為今后的決策提供科學的依據，提高檔案資料的利用效率。

二、新時代檔案信息化管理的有效策略

1、建立良好的硬、軟件環境

盡管如今檔案信息化管理全面推進，但是很多檔案管理還只停留在電腦儲存上，要真正實現信息化管理就必須要強化基礎建設，做好硬件建設，加強互聯網與內部局域網的連接，保證其暢通性，同時配置服務器、路由器以及計算機終端設備、打印機等。同時建立信息化的管理平臺。通過硬、軟件系統實現檔案的信息化管理，為檔案信息的查詢提供便利，讓不同部門的交叉信息能夠產生聯系。如人事管理部門，可以自行登錄平臺查閱工作人員的工作表現、研究成果等。再如查找特殊條件人才時，可以通過多條件檢索快速找到相關人員，不需要長時間的一步一步推查[3]。

2、依據相關原則開展檔案信息管理

在對檔案進行信息化管理時，需要依據一定的原則進行：保證檔案信息的安全性，避免受到內部、外部的威脅；檔案管理操作要科學規范；檔案信息化管理就是為了提高管理水平，因此需要結合實際情況，以強化管理質量與服務水平，提升整體效益為目的進行檔案信息化管理；依據歸檔雙軌制的原則進行操作；檔案信息化管理旨在實現長久發展，因此需要提高其戰略價值與意義；檔案信息化管理中，要實用性作為基本的原則；檔案信息化管理能夠對檔案信息進行科學有效的儲存，必須要堅持這一原則不動搖。

3、完善檔案信息化管理制度建立

檔案信息化管理工作的順利推進需要有完善的管理制度作為保障，滿足企業發展的實際需要，并不只是簡單地保存紙張。所以必須要提高對檔案信息化管理的重視程度，明確檔案信息化管理的重要意義，給予檔案信息化管理更多的知識與鼓勵，使其獲得更好的發展。同時，檔案管理人員也需要明確企業自身發展的形勢以及規劃，完善檔案管理制度的建立，使信息化管理能夠更加規范的推進。結合信息化建設的趨勢，對具體的操作規定進行完善，制定檔案管理人員價差、考核方法等，使檔案信息化管理實現理想的效果。

4、開發利用科學有效的檔案信息化軟件

當前市場上的檔案管理軟件種類繁多，但是很多企業單位對于檔案軟件系統開發的規劃不足，使得檔案信息化軟件無法發揮出實際的作用。比如在軟件系統相同的情況下，由于計算機型號不同，硬件運行環境不同以及檔案信息分類編碼不同，軟件系統在有些單位可以正常運行，有些則不行，加之技術上的輔助不足，缺少系統化的管理，使得檔案信息的交流受到了限制，對于檔案信息化管理建設是極為不利的。所以檔案信息化管理建設必須要有完善的、相配套的檔案管理軟件，從而使檔案管理自動化效果順利實現。檔案數據信息一次錄入之后能夠反復使用，并且檔案部門內部能夠對檔案信息數據進行共享。將數據錄入之后，還可以利用檔案管理軟件對案卷、卷內目錄等進行打印[4]，能夠對檔案信息自動統計并生成報表，在分類查詢、模糊查詢等方式下找到需要的檔案信息，也能夠為檔案信息的查借閱提供便利。

5、努力強化檔案管理人員的水平

檔案信息化管理效果的實現離不開檔案管理人員的努力，為此必須要努力強化檔案管理人員的素質水平，強化其責任意識與信息操作水平。當前檔案管理隊伍老齡化嚴重，人員素質水平不同，對于現代化的技術手段認識不足，應用能力差，還有些兼職的情況，使得檔案管理人員沒有時間和精力研究業務，這對于檔案信息化管理的推進發展是極為不利的。所以必須要努力改變這種情況，積極開展崗位培訓，并提高待遇，使檔案管理人員能夠安心努力的工作[5]。同時完善檔案信息化管理的目標規劃，并明確檔案管理人員培養的計劃。同時努力檔案管理人員積極利用現代化的信息技術手段鉆研檔案管理工作，使檔案信息化管理實現規范化、科學化、現代化發展。

三、結束語

總而言之，當前社會信息化水平逐步提高，檔案管理也開始積極使用信息化的技術手段，朝著科學化、現代化的方向發展，滿足時代發展需要。要實現理想的檔案信息化管理效果，就必須要從多個方面入手，采取有效的措施方法，為檔案信息化管理鑒定堅實的基礎，使其能夠更好的發展進步，將檔案資料的優質作用與價值充分發揮出來，為推進各行業的發展服務，促使社會獲得好的進步。

參考文獻

[1]柳淳萍.探究檔案管理的發展趨勢——檔案信息化[J].黑龍江檔案，2017（06）：84.

[2]林曉芳.淺析事業單位檔案信息化管理的重要性[J].農場經濟管理，2017（07）：59-60.

[3]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.

[4]崔馳.檔案信息化在醫院管理中的重要意義及提升策略[J].辦公室業務，2016（17）：149.

[5]趙曉蕾.探尋企業檔案信息化管理的重要意義研究[J].價值工程，2014，33（27）：176-177.