新時期人事檔案管理工作探析

付玉環

摘 要：人事檔案工作是人力資源管理的一個重要環節。事業單位在日常運轉的過程中需要大量的從業人員，為了加強對從業人員的管理，需要建立人事檔案資料。人事檔案資料不僅提高了單位的管理效率，而且能夠讓人才找到合適的崗位，進而創造更大的價值。

關鍵詞：新時期；人事檔案；檔案管理

人事檔案是對人的主要經歷、政治面貌、品德作風的詳細記錄，記載著人生的軌跡，對于人的一生都具有極其重要的意義。在當前新時期，我們需要從實際出發，加強人事檔案管理工作，推動人事檔案管理工作改革的不斷深入，促進人事檔案管理開放性和現代化的進程，實現人才的優化配置，更好地為社會主義市場經濟的順利發展提供重要的人才保障。

1 人事檔案管理工作的特性

人事檔案是對人的生平的真實反映，將個人的經歷、工作業線和道德品質等方面的內容進行集中保存。具有全面性、現實性、真實性、動態性、流動性和機密性等特性。人事檔案囊括的內容較為全面，將出生到上學再到工作中經歷的所有重大事項利用文字記錄下來，是對個人全貌的真實記載，是一個人人生經歷的真實寫照。在實際工作中，人事檔案與人才的使用和工資息息相關，是人事部門開展人事工作的重要依據，其對個人和人事部門都具有非常重要的意義。人事檔案在記錄時并不是由個人進行填寫，而是由單位的人事部門進行填寫，具有較強的客觀性和真實性，人事檔案資料更加真實，具有較強的參考價值。由于人事檔案是對人的一生的真實記錄，因此隨著時間的推移會不斷有一些新信息，因此人事檔案管理工作中，需要不斷對新材料進行收集，不斷對人事檔案內容進行更新。近年來人員流動性增加，在人員流動過程中，人事檔案也會隨之流動，這樣人事檔案才能更好地發揮其重要作用，并及時進行更新。由于人事檔案是對個人信息的概括，不僅涉及個人及家庭的隱私，同時還能夠從側面反映出單位的重大決策和一些重要事項，因此人事檔案管理工作中需要做好保密工作。

2 新時期人事檔案管理工作中存在的不足

首先是從業人員在入職初期建立人事檔案，介紹從業人員的學歷、工作經歷等，然后將其歸類編碼，放入檔案庫中，進而完成從業人員的檔案管理工作。檔案內容缺少變動，沒有增加從業人員職務變遷、學歷變動、家庭關系等方面的變化。再次是收集的資料內容比較單一，并且比較被動，主要是依靠從業人員個人填寫的資料為主，即使是在工作期間取得的重大工作成果也沒有記錄到人事檔案信息中。人事檔案中的基礎資料不全，只有部分內容，所以無法真實地全面地反應從業人員的個人信息資料。其次，信息化管理檔案的方式尚未普及，大量的用人單位依然采用傳統的紙質檔案管理模式，從業人員在入職前填寫個人的信息資料，然后簽訂就業合同，將從業人員的單位資料進行編號、歸檔，工作量巨大。最后，部分單位和部門逐漸嘗試將從業人員的信息和檔案目錄輸入到計算機中，通過系統來檢索和調閱資料，但是應用范圍較窄、應用層級較低，尤其是一些中小單位，片面地認為從業人員較少，無需對其進行信息化管理。

3 新時期加強人事檔案管理工作的措施

3.1 加強對人事檔案的動態管理

人力資源部門是人事檔案的主要管理部門，但由于單位的人力資源部門的從業人員較少，并且要負責人員招聘、培訓、績效考核等方面的內容，工作量較大，所以，注重人事檔案的動態管理體系構建及完善，需要從信息變動及信息存儲應用等角度進行專項設計，以此實現人事檔案管理效果的相對提升。事業單位的從業人員流動性較大，所以對人事檔案也要隨著人員的流動而進行調整，對其進行動態管理。首先是人事檔案是從業人員在各個時期、各個階段真實狀態的反應，所以要體現從業人員的受教育水平、專業技術水平等。其次是單位要隨著從業人員個人的發展變化而補充相關資料，例如從業人員的工作水平、同事評價、工作考核、工作態度等方面的資料，讓從業人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業人員在單位所作出的貢獻，例如在人事檔案上記錄從業人員的個人專業技術水平，以及其發明和應用的新技術，讓檔案資料來增添從業人員的個人成就感，并且將讓該項榮譽伴隨從業人員一生。最后是歸納整理從業人員的學歷資料、工資獎金的變化等。這些檔案信息是基礎資料，同時也是隨著個人的發展而不斷變化的，進而見證從業人員不斷成長的過程。通過不斷增添和調整人事檔案資料中的內容，可以看到一個準確的、立體的從業人員的信息資料，進而為人才的綜合評定提供大量的理論資料。同時只有不斷增添個人信息資料，才能夠做到人事檔案的動態管理。

3.2 注重檔案數據庫的構建與維護

隨著事業單位的發展，人員也出現較大幅度的變化，進而提高了人事檔案管理的難度，所以為了協調人才與單位發展的關系，推動事業單位的有序運行，人事檔案管理的工作越來越重要。部分單位雖然購置了信息化設備，但是利用效率較低，并未發揮信息設備應有的作用。所以，需要以完善信息數據安全管理制度的方式，對檔案數據庫的信息收錄、信息安全、存儲及應用等方面進行專項處理與調整，以此實現人事檔案信息管理的相對處理與調整，這對優化人事資源檔案的完備性、可靠性等方面有積極作用。注重數據檔案庫的安全系數提升，需要對其網絡系統進行加密處理，在調整檔案及相關數據保密性的前提下，實現信息檔案的處理與調整。

3.3 提高人事檔案的管理水平

在計算機技術的推動下，人事檔案管理要進入信息化管理系統內。首先是企業必須建立起完善的計算機系統，改變傳統的紙質檔案管理方式，逐漸建立從業人員的個人電子檔案，以數字化的方式記錄從業人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調閱，而且提高了檔案資料的安全系數。其次是對檔案信息進行處理，并且建立內部人事檔案網絡，在企業的總公司和分公司進行人事檔案資料的交換，不僅實現了檔案信息資料的資源共享，而且保證個人信息檔案的完整性。再次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴格的檔案管理制度，規定從業人員人事檔案的調取方式，記錄方式，以便后期進行追蹤；二是加強網絡安全建設，設置防火墻，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現從業人員信息檔案泄露的現象。最后是企業要加強信息化設備的投入數量，并且監管其使用效率，保證授權部門能夠擴充和檢索人事信息，保證人事信息的真實性和準確性，進而為企業推選更多優秀的、合理的內部人才。

3.4 推動人事檔案管理的信息化。在當前人事檔案管理

工作中，需要加快推動信息化建設進程，將人事檔案管理工作有效地與計算機技術和網絡技術進行結合，依托于信息化手段來全面提升人事檔案管理工作的效率。同時還要重視人事檔案管理軟件的開發工作，注重多種功能的實現及軟件之間的兼容問題。打造人事檔案管理信息化工作平臺，使人事檔案管理工作邁上一個新的臺階。

4 結語

在新時期，人事檔案管理工作已步入了一個嶄新的階段。但隨著市場經濟體制的不斷完善，市場對人才資源的配置對人事檔案管理工作帶來了較大的挑戰。因此需要在新時期加快對人事檔案管理工作進行創新，充分運用信息化技術加快推動人事檔案管理信息化水平，進一步對人事檔案管理制度進行完善，更好地推動人事檔案管理工作的順利開展，使人事檔案能夠與新時期的發展需求更好地適應，為人力資源管理工作提供更優質的服務。

參考文獻

[1]張春子新時期人事檔案管理工作探析[J]人力資源管理，2017，（06）：340-341.

[2]杜慧娟新時期企業人事檔案管理的深化路徑思考[J]現代企業文化，2015（18）.