醫(yī)院電子信息檔案PFS管理模式探討

張晨燕

【摘要】醫(yī)院電子檔案是醫(yī)院的重要信息資源，對其進行有效的管理是保障電子檔案充分利用的必要措施。本文分析了電子信息檔案的概念、作用和意義，并提出了醫(yī)院電子信息檔案PFS管理模式，旨在為醫(yī)院電子信息檔案的管理提供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；電子檔案；PFS管理模式

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，當前大部分醫(yī)院的檔案已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案，并實現(xiàn)醫(yī)院各部門之間的信息共享，極大地提高了工作效率。在醫(yī)院電子信息檔案工作中，電子信息檔案管理是重要的組成部分，關(guān)系到電子信息檔案的完整性及其能否被充分利用。而正反饋閉環(huán)管理系統(tǒng)理論（PositiveFeedback Closed-Loop ManagementSystem，簡稱PFS）在醫(yī)院電子信息檔案管理中的應(yīng)用，能夠提高電子信息檔案管理水平。基于此，筆者進行了相關(guān)介紹。

一、電子信息檔案的概念、作用和意義

（一）電子檔案的概念。電子檔案是時代發(fā)展的技術(shù)產(chǎn)物，是指通過計算機磁盤、光盤等設(shè)備進行儲存，和紙質(zhì)的檔案相關(guān)聯(lián)的通用電子圖像、文件的集合，通常是以案卷為單位。它的特點是信息儲存具有高密性，信息和載體之間可以分離，以及多種信息的繼承性和系統(tǒng)依賴性等，可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行檢閱、搜索和編輯。

（二）醫(yī)院電子信息檔案的作用和意義。1.電子信息檔案能有效提高工作效率。電子檔案是以數(shù)字信息化的方式儲存在計算機之中，利用計算機系統(tǒng)技術(shù)進行管理，形成一個信息數(shù)據(jù)庫，便于內(nèi)部工作人員的搜索查看，實現(xiàn)信息共享。對于不同信息的搜索檢閱方便且快速，不用再手工編目，以及在紙質(zhì)檔案中查找，節(jié)約了大量的時間，使工作更加快速地完成。而且對于診療記錄的查找，既提高了工作人員的工作效率，又節(jié)約了患者的時間，實現(xiàn)了工作效益的提升。2.電子信息檔案能提高信息的保護度。在檔案的重復(fù)使用過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易損壞或者遺失，不利于信息的長期儲存，而電子檔案就很好地解決了這個問題，重復(fù)的使用和查看并不會對檔案造成影響，有效地保護了檔案信息。而且對于人員隱私來說，紙質(zhì)檔案對于人員隱私的保護程度不如電子檔案，使用電子檔案，就只限于信息內(nèi)容的本身人員以及醫(yī)院工作人員可以看到，不會泄露出去，有效保護了檔案人員的隱私。3.電子信息檔案能提升經(jīng)濟效益。紙質(zhì)檔案的編寫和保存需要大量的紙張和空間，增加了成本，而且紙質(zhì)檔案的保存還要避免受潮、蟲蛀、腐蝕和灰塵等，需要管理人員定期保護，增加了資金和人力的投入。而電子檔案既節(jié)約了紙質(zhì)檔案的保存空間，又提高了工作效率，使醫(yī)院的工作效益大幅度提高，提升了經(jīng)濟效益。

二、正反饋閉環(huán)管理系統(tǒng)理論

正反饋閉環(huán)管理系統(tǒng)理論（PositiveFeedback Closed-Loop ManagementSystem，簡稱PFS），是自然科學(xué)與社會科學(xué)相結(jié)合的過程中產(chǎn)生的新理論、新方法和新觀念，它的核心內(nèi)容是通過導(dǎo)入一種新型激勵機制，即員工激勵經(jīng)營者機制，構(gòu)筑企業(yè)正反饋閉環(huán)管理系統(tǒng)。也就是指在傳統(tǒng)和現(xiàn)代企業(yè)的管理基礎(chǔ)上，構(gòu)造具有約束和激勵性質(zhì)的正反饋機制，把開環(huán)的管理系統(tǒng)變成閉環(huán)的管理系統(tǒng)，從而完善企業(yè)的系統(tǒng)管理，提高效率，增強內(nèi)部的凝聚力和競爭力，并且使系統(tǒng)的本身產(chǎn)生自激發(fā)功能，形成良性循環(huán)。

三、醫(yī)院電子信息檔案PFS管理模式

（一）醫(yī)院電子檔案的管理現(xiàn)狀。醫(yī)院電子信息檔案的內(nèi)部管理，多數(shù)是對信息進行收集、管理以及歸檔處理，對于電子檔案系統(tǒng)進行安裝維護以及功能模塊的建設(shè)，對于內(nèi)部查閱檔案目錄進行管理維護等工作。多數(shù)是局限于檔案管理部門內(nèi)部工作，管理制度不夠完善，致使對于電子信息檔案的不足之處了解不夠，主要包括以下幾點：1.電子信息的系統(tǒng)性能。電子信息檔案的管理人員和檔案的應(yīng)用人員，是站在兩個角度看待電子信息系統(tǒng)的。這就使得檔案的應(yīng)用人員對于信息系統(tǒng)的性能和管理人員的看法不一致，而檔案管理人員又無法了解到具體使用的性能問題，使得系統(tǒng)的應(yīng)用性能受到影響。即使有檔案應(yīng)用人員反饋到檔案管理部門，檔案管理部門再進行分析處理也需要大量時間，降低了電子信息系統(tǒng)的高效性。而檔案管理部門人員有限，不能安排工作人員進行系統(tǒng)性能問題的調(diào)查問卷，這使得電子信息檔案的作用不能全面發(fā)揮出來，制約了電子信息檔案的管理建設(shè)。2.電子檔案的資料利用。檔案管理人員對于資料的利用情況了解不夠，所以無法及時地建設(shè)和完善相關(guān)資料，對于一些具有關(guān)聯(lián)性的資料沒有設(shè)置鏈接，使得資源的利用率不高，也致使電子信息檔案的優(yōu)勢沒有有效發(fā)揮。3.檔案應(yīng)用人員對于電子信息檔案的要求。電子信息檔案管理人員對于檔案應(yīng)用人員的需求了解不夠，檔案應(yīng)用人員對于系統(tǒng)功能模塊、系統(tǒng)設(shè)置以及系統(tǒng)資源的要求，不能有效地反映到檔案管理部門，使得檔案應(yīng)用人員對于電子信息檔案的建設(shè)滿意度不高，不利于電子信息檔案的建設(shè)發(fā)展。電子信息檔案的使用過程中，還有很多的其他問題，但是由于電子信息系統(tǒng)的設(shè)置，使得檔案應(yīng)用人員無法及時地反饋這些信息；而電子信息管理的工作人員有限，無法對全院的使用人員進行調(diào)整跟蹤，促使信息系統(tǒng)的問題不能及時創(chuàng)新改進。只能等待檔案應(yīng)用人員反饋，再進行調(diào)整分析，然后制定解決措施進行處理，這種方式大大延長了解決問題的周期，制約了電子信息檔案系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)。

（二）醫(yī)院電子信息檔案正反饋閉環(huán)管理的作用和意義。1.正反饋閉環(huán)管理的操作流程。首先，分析醫(yī)院電子信息檔案使用過程中的問題。對院內(nèi)的檔案應(yīng)用人員進行隨機調(diào)查，讓他們提出電子信息檔案使用過程中遇到的問題，或者對電子信息檔案系統(tǒng)的要求或建議，及時了解他們的需求。檔案管理人員再根據(jù)調(diào)查的資料信息進行篩選，找出做得好和需要改進的地方。針對檔案應(yīng)用人員不滿意的地方進行歸納分類，分析主要是什么方面的問題。然后，進行反饋整改。檔案管理負責人對每月的調(diào)查人數(shù)、檔案應(yīng)用人員不滿意的例數(shù)、電子信息系統(tǒng)出現(xiàn)的問題和形成問題的原因進行分析計算。每月定期開展本部門會議，以上個月的隨訪調(diào)查信息作參考，對統(tǒng)計信息進行分析比較。然后根據(jù)問題產(chǎn)生的原因制定解決措施，技術(shù)難點就請專業(yè)人員進行解決，盡量縮短解決問題的時間；對于檔案應(yīng)用人員比較滿意或表揚的方面進行統(tǒng)計，并對相關(guān)人員進行表揚。最后，進行跟蹤整改。對于每月、每季度的隨訪調(diào)查，都和上月、上季度的結(jié)果進行比較，對于達到整改效果的問題就改為常規(guī)反饋，沒有達到效果的就繼續(xù)深入分析，改進解決措施，直到問題解決。使檔案應(yīng)用人員提出的問題得到有效解決，提升電子信息系統(tǒng)的滿意度。2.正反饋閉環(huán)管理的作用和意義。正反饋閉環(huán)管理系統(tǒng)引入到電子信息檔案的管理中，把原來的開放式管理模式改變成閉環(huán)的管理系統(tǒng)。PFS 管理模式，在不使用大量人力、物力和資金的情況下，可以快速有效地找到電子信息檔案管理的不足之處，并迅速根據(jù)問題制定解決方針，科學(xué)合理地解決問題。PFS管理模式的運用，可以有效提高電子信息檔案質(zhì)量，提高工作效率，促使電子信息檔案的管理更加高效。醫(yī)院電子信息系統(tǒng)的建設(shè)和運用，對醫(yī)院的內(nèi)部管理和經(jīng)營發(fā)展具有重大意義。但是電子信息系統(tǒng)的使用過程中，缺乏科學(xué)合理的管理模式，對于系統(tǒng)運行中的問題不能及時發(fā)現(xiàn)和解決，所以影響了電子信息系統(tǒng)的質(zhì)量和效益。PFS管理系統(tǒng)就能很好地解決這些問題，它的反饋及時，而且能有效跟蹤，對于信息系統(tǒng)的使用問題能更全面反映到檔案管理部門，比如電子信息資源不夠全面、關(guān)聯(lián)性不夠等，這一類非技術(shù)性的問題，對電子信息系統(tǒng)影響很大，但是檔案應(yīng)用人員又不好上報；PFS管理就能把所有的問題都快速反饋回去，使得檔案應(yīng)用人員的問題更高效地解決，完善了電子信息檔案的管理制度，促進電子信息檔案的建設(shè)和發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院電子信息檔案管理關(guān)系到醫(yī)院管理工作的整體水平，并對醫(yī)院各項工作的開展具有十分重要的影響。而醫(yī)院電子信息檔案PFS管理模式能夠改善管理系統(tǒng)功能，提高管理效率，增強醫(yī)院內(nèi)部凝聚力和競爭動力，從而提高電子信息檔案工作質(zhì)量，促進醫(yī)院的良性發(fā)展，具有良好的推廣價值。

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