事業單位檔案管理存在的問題和應對措施

樸香丹

摘要：研究列舉和分析了事業單位檔案管理存在的缺陷和問題，提供了一系列措施希望為事業單位檔案管理工作的強化做出深層次探究。

關鍵詞：事業單位；質量；手段；檔案管理

1事業單位檔案管理存在的問題

1.1事業單位檔案管理質量不高

由于事業單位的管理者和決策者存在對檔案管理認識的缺陷和認知的不足影響，高效率、有秩序、系統協調的現代化事業單位檔案管理工作一直停留在口號和設想的層面，特別在事業單位檔案隊伍建設上和檔案管理體系完善上還存在顯著的問題和不小的缺陷，這既不能確保事業單位檔案工作的進行，也形成對事業單位檔案管理質量上的制約和影響。在管理工作中還存在考核不嚴、考評不系統、管理鏈條缺乏等一系列問題，導致事業單位檔案管理工作失去質量體系的評價和保障，難于實現事業單位檔案管理工作的質量目標和價值目標。

1.2事業單位檔案管理手段落后

很多事業單位在檔案工作和相應管理工作中不能將計算機、網絡等信息化技術融入到實際環節，事業單位檔案管理依然以傳統的工作方式和工作要求，既不能提升事業單位檔案管理的效率，也不能確保事業單位檔案管理的質量，甚至出現事業單位檔案信息和數據的損失、偏差和失誤，嚴重影響檢索、歸檔、查詢、加工等重要環節工作，難于形成事業單位檔案管理的工作特色，使事業單位檔案管理工作獨立于整個檔案系統和社會網絡，不能實現事業單位檔案管理更為全面、更為系統、更為有效的職能和功能。

1.3事業單位檔案管理安全性不高

事業單位檔案存在大量的涉密信息，在國家檔案法和信息安全法上都有著對檔案安全的嚴格規范和準確定義，但是由于事業單位檔案管理上的疏失，事業單位檔案工作落后等因素影響很多管理工作現實性地存在安全性不高的問題。一方面在事業單位檔案信息涉密環節沒有系統地檢查、分類和判定，導致事業單位檔案涉密信息的泄露；另一方面在事業單位檔案管理總沒有規范進行解密工作，不能全面地發揮出事業單位檔案資料的資源和優勢進而產生檔案工作的遲滯、低效和延誤。

1.4事業單位檔案資源利用不全面

傳統的事業單位檔案管理工作只講求工作的規范、環節和要求，并沒有實現對事業單位檔案資源的深度開發和系統利用，出現了事業單位檔案資料劃分粗略、信息分類模糊、管理工作落后、數字資料和信息安全性不足等一系列問題，不能形成新時期事業單位檔案管理的新基礎和新平臺，嚴重影響事業單位檔案工作基礎性地位的體現，甚至可能在資源開發和利用中形成了阻礙和遲滯作用。

2應對事業單位檔案管理問題的對策和措施

2.1提高事業單位檔案管理質量水平

從質量生成、評價和監督方面上看，新時期事業單位要強化檔案管理的質量意識和質量水平。要在組織層面進行事業單位檔案管理結構的調整，真正協調相關部門和相關資源將建設高質量事業單位檔案管理工作體系落實在實實在在的工作至上。一方面，要以質量管理作為前提的以提升事業單位檔案管理品質為目標建立起管理質量體系，覆蓋事業單位檔案管理的方方面面，為管理質量的提升提供組織和管理基礎。在管理工作中要形成質量控制體系，從考核與考評、反饋與激勵等主要環節入手，全方位確保事業單位檔案管理實現其自身的價值、質量目標。

2.2推進事業單位檔案管理的信息化進程

事業單位進行檔案工作、召開檔案管理要立足于方式、手段、體系的創新，要以現代科學技術的全面應用作為平臺，通過信息化建設不斷提升事業單位檔案管理的工作效率和強化事業單位檔案管理的工作質量。事業單位要建立數字化的檔案信息收集和整理管理平臺，通過現代網絡和技術提升事業單位檔案資料的全面性、系統性和實效性。事業單位檔案工作和管理環節中應該廣泛引入計算機、網絡等高新科技信息設備，力爭早日實現事業單位檔案的數字化，進而建立起高效率的事業單位檔案管理平臺和載體。事業單位還應該著眼數字社會和信息社會建設的大目標在檔案管理工作中應不斷提升資料和信息的共享性，推進事業單位檔案管理實現更全面、更系統、更有效的目標。

2.3提升事業單位檔案管理的安全性

事業單位檔案管理首先要從保密法、檔案法、信息安全法的層面入手，準確而全面地理解事業單位檔案安全的定義、范圍和要求，要立足于事業單位檔案管理的實際進行安全教育和普及工作，現實性地提升事業單位檔案管理的安全性。一方面，要強化事業單位檔案資料的審查工作，嚴格實施檔案信息的判定、分類、控制和使用，形成更大范圍和更多維度的事業單位檔案安全保證機制和措施，確保事業單位檔案資料和信息的安全。另一方面，要妥善做好事業單位檔案資料和信息的解密工作，以保密法和檔案法的相關規定為前提，遵從事業單位檔案資料保密的時限要求，在合理合法的前提下準確地將過涉密期的事業單位檔案信息予以公開，進而利用好事業單位檔案資料的價值和功能。

2.4提升事業單位檔案資源利用效率

新時期事業單位檔案管理工作必須要重點強調資源的開發和利用，要立足于事業單位檔案管理傳統工作模式和組織體系進行變革，從檔案信息分類、組卷形式劃分、編目系統調整等方面入手，開發出事業單位檔案管理的新時期新方法和新措施，做到對事業單位檔案資源的有效開發，形成事業單位檔案資料新的功能和作用。此外，在加工和利用檔案資源的過程中要借用數字化技術，根據網絡安全和實質安全的需要實現對檔案資源的歸類、存儲和加工在提升事業單位檔案安全性的前提下進一步增加事業單位檔案資源的利用效率。

3結語

事業單位檔案管理在外部遇到了支持和投入的不足問題，在內部也存在基礎不牢、安全性差的實際現象，為了體現事業單位檔案管理的功能和價值必須建立起適應市場化和社會化的管理體系與管理模式，要將現代科技中引領潮流的數字技術、網絡平臺、大數據技術系統而全面地引入到事業單位檔案管理系統工作之中，不斷提升事業單位檔案管理管理質量、提高事業單位檔案管理水平、完善事業單位檔案管理狀態，通過事業單位檔案管理內部變革和外部轉化實現工作最大的社會、經濟與綜合效益。

參考文獻：

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