淺析高校學報編輯初審工作流程

趙巖潔

一、引言

高校學報普遍采用“三審制”。初審是“三審制”的開始，是決定期刊學術水平和工作效率的基礎環節，其質量直接影響稿件后續審理工作。編輯端正審稿態度，堅守責任意識，嚴把質量關，防止審稿失范，是保證審稿質量的關鍵。目前關于初審的研究主要集中在初審內容[1-2]、初審方法[3-5]、初審的重要性[6-7]等，對審稿完整流程的探討較多，但僅針對初審流程進行的探討較少。本文針對審稿流程中關鍵環節——初審進行深入探討，從重要性、時段性出發對初審工作進行階段劃分，提出初審工作流程，以流程圖的形式呈現各階段的子工作。通過規范初審流程，提高初審效率，保證初審質量，為稿件的后續審理工作做好準備。

二、初審需要解決什么問題

首先，初審主要解決的問題是做好初步審查、評價和篩選，決定稿件退稿、修改或送專家評審。其次，規范稿件格式、內容，避免低級錯誤進入后續審理，幫助作者完善稿件，培養其良好的寫作規范，提高寫作水平。

三、初審的工作流程

初審工作具有一定的計劃性和階段性。雖然在實際工作中對初審流程沒有明確的時間規定和內容劃分，但是在不同期刊的實際操作中，編輯初審環節都具有自身的特點和規律。為了便于探討，根據作者所在學報的自身特點（雙月刊，郵箱投稿），現對編輯初審工作進行階段討論，將其劃分為第一階段和第二階段，并分別制作了兩個階段的工作流程圖（見圖1和圖2）。

（一）初審第一階段

第一階段分別是從兩個角度確認稿件的走向，解決兩個問題。首先是從編輯角度出發，對稿件核對和確認，初步判定稿件是否能繼續審理；其次是從作者角度出發，對于確認可以繼續審理的稿件，與作者進行溝通和提醒，確認審稿程序、審閱周期和刊發周期，編輯以收到作者根據格式模板進行修改的稿件為準，確定作者投稿，開始初審第二階段。詳細流程見圖1。圖中箭頭指示的是工作流程，虛線內是對工作流程中稿件核對和確認以及提醒和溝通的具體內容羅列。

常規的初審一般只從第一個角度進行判斷。大多情況下郵箱投稿的期刊都會設置自動回復，在收到稿件時告知審稿期大致1～3個月，如果在這幾個月內未收到用稿通知，作者可自行處理；網絡投稿系統也只能夠看到審稿每個階段預計完成時間，但大多時候并不保證在預計完成時間內完成。作者投稿時對期刊了解不足，而期刊也未給作者提供清晰的說明，導致作者對投稿期刊完整的審稿程序、每個程序審閱的時間、期刊的刊發周期等不了解。這點一直是作者同期刊之間的一個矛盾點，所以這一階段非常重要。在初審時就解決這個矛盾，在雙方都確認的基礎上進行初審，既能提高編輯初審的效率，降低作者投稿疑慮，保證整個審稿流程的順利完成；同時也減少了后續審閱中由于作者自身原因產生的退稿，避免做無用功。

圖1：初審第一階段工作流程圖

1.稿件核對和確認。編輯在收到稿件后，主要從刊物要求和創新兩個角度初步判斷稿件是否符合要求，能否繼續審理。

（1）刊物要求主要包括刊物宗旨、作者基本要求、基本學術規范等?？镒谥家话闶菑捏w裁、內容出發，判斷是否符合本刊的刊發范圍；對作者的基本要求包括學歷、職稱、單位等；學術規范涉及稿件的基本結構是否完整，是否符合學術論文的一般要求。

（2）創新性預判斷。主要是從三方面對稿件的創新性進行初步判斷。首先，通過CNKI文獻檢測系統，對稿件進行學術不端檢測，依據檢測結果判斷稿件是否存在抄襲。同時要區分去除引用文獻檢測結果以及去除本人文獻檢測結果，避免因僅看檢測結果而流失優質稿件。不能將其作為唯一的判定標準，也要根據具體內容進行具體分析，查看重復文字位置，判斷文章的創新性。一般出現在引言、研究區概況、研究方法處的基本都是引用文獻或綜述，屬于正常引用；如出現在結果分析、結論部分，且不是與已有研究進行的對比，則說明稿件基本屬于抄襲，研究意義不大。通過對比檢測系統得出的單篇最大重復文獻，也可以進一步判斷稿件是否具有創新性。其次，可以通過網絡檢測稿件創新性，充分利用數據庫、搜索引擎等網絡資源對稿件題名、關鍵詞、作者姓名、基金項目等進行檢索，進一步核對文章的創新性。最后根據稿件內容進行創新性預判斷。從引言綜述中直觀判斷稿件的創新性，從稿件的研究方法、研究范圍、研究結果結論、參考文獻上判斷是否有創新。

對于不符合刊物要求和缺少創新性的稿件要第一時間做退稿處理，告知作者退稿原因，注意措辭，表達清楚、簡練，態度坦誠、耐心。對于那些綜合質量不錯，但由于作者缺乏對刊物的了解，盲目投稿，編輯應抱著對作者負責的態度，詳細說明退稿緣由，幫助作者了解原因，有針對性投稿。通過及時同作者進行溝通，珍視作者寶貴的發表時效，在作者群中樹立良好的職業形象，[8]培養潛在作者群。

2.溝通和提醒。對符合刊物要求且具有創新性的稿件，需要同作者進行溝通和提醒，部分工作提前確認。平頂山學院學報是雙月刊，其中自科版僅兩期，分別是第二期和第五期，即上半年一期，下半年一期。兩期之間間隔6個月，對于自科版而言大多數的稿件都具有時效性，特別是試驗結果、時空變動研究等，需要及時將研究結果發布，指導實踐。所以為了避免作者的研究成果失去時效性，喪失研究意義，需要編輯將稿件的審稿流程（每個稿件都要經過初審、外審和主編終審最終確定是否錄用）、審閱周期（每個階段大概的時間周期）、刊發周期（雙月刊，刊發時間一般為4月和10月）在收稿時及時的告知作者，讓作者清晰地了解整個審稿過程，做到心里有數，避免由于不了解稿件進展而產生的不安情緒以及頻繁詢問，根據實際情況合理判斷是否繼續投稿，避免耽誤優秀科研成果的刊發；同時也避免了編輯和審稿專家做無用功，節省了編輯部審閱成本。集中主要精力確保初審質量，解決基本的常識性錯誤，避免將問題遺留到后期復審甚至是編輯加工和校對工作中。

每個學報對于稿件的書寫規范在遵循國標的同時也有自身的要求，為了統一規范，也為了便于初審，編輯應該根據學報投稿指南的要求，制作投稿格式模板，詳細標明、舉例說明投稿論文的基本結構和格式要求，以便于作者根據模板對稿件進行修改。由于自科版的作者群中在讀研究生占有一定比例，很多作者是初次投稿，寫作經驗不足，對學術論文基本結構和格式的把握欠缺，通過提供模板，可以幫助他們了解學術論文的基本結構，規范學術論文寫作。

（二）初審第二階段

這個階段是初審的重點，稿件進入全面審讀階段。初審是期刊編輯流程中的一項嚴肅、具備高度責任感的工作，也是確定稿件刊發與否和確保期刊出版質量的一道最嚴格的編輯流程。[9]這個階段需要認真精讀原稿，邊讀邊審、邊分析邊判斷，只有如此才能全面了解稿件的各部分結構內容、語言表述、期刊出版格式規范、邏輯關系等，才有可能較好地把握和理解稿件，進而得出相對客觀的初審意見，做出稿件處理。只有以嚴謹的態度精心對待稿件，用之有據，退之有理，既不埋沒好稿，也不誤用差稿，精讀精審，才能保證稿件質量，復審、終審才能順利、穩妥地進行。[10]

圖2：初審第二階段工作流程圖

1.全面審讀。初審工作的完備與否直接關系到稿件的后續審理效率高低。初審工作量較大，需要解決文章中出現的明顯問題。

（1）政治性問題。政治性問題是初審第二階段需要注意的首要問題。一旦出現該問題，無論是對于作者，還是編輯、學報都是非常嚴重的事情。自然科學的學術論文一般較少涉及政治性問題，往往容易因不明顯而被忽視，需要編輯在精讀全文時提高警惕，慎重對待。除了一般社會科學類學術論文中需要注意的政治性問題外，在自科版需要著重注意幾點：第一，提到地理位置、看到地圖時，要確認區域范圍以及國界線、重要島嶼是否完整正確的顯示，是否涉及國家主權和對外關系等，地圖的繪制出版不僅涉及科學性和規范性，更關乎國家主權和民族利益，是具有重大導向性的政治問題。[11]因此要嚴格遵守《地圖管理條例》（中華人民共和國國務院令第664號）的規定；第二，科技發展是否執行國家有關科技、出版的政策法令[12]；第三，政治性往往同保密性相連，要注意科技保密，以及重大的國家統計資料、數據等經濟秘密的保密[13]。

（2）學術價值和創新性。第二階段通過對學術論文基本結構[題目、摘要、關鍵詞、引言（綜述）、正文、參考文獻、其他]的審閱，根據嚴謹性、完整性判斷稿件的學術價值和創新性。

題目要簡明且能反映下文的主要內容，避免使用非公知公用的外來語、縮寫詞、數學式、化學式等；摘要目的、方法、結果和結論4要素要齊全、清晰，不夸大事實，不籠統抽象的說明；關鍵詞能集中反映稿件主題內容；引言要對相關研究現狀、擬解決的問題、研究的必要性、研究思路或方法、預期研究結果、意義等[14]進行實質性的描述，需要一定數量的參考文獻的支撐，不能同摘要、結論雷同，須與結論相呼應；正文中必須有對研究對象、數據來源、方法的具體說明，通過審閱這3部分內容直觀的判斷稿件是否具有創新性，研究價值如何，對結果的分析不是簡單的數據羅列，對圖表內容的重復說明，需要有判斷、整合、歸納，體現條理性、邏輯性，結論部分不是簡單的、不經概括的重復結果；參考文獻的審閱不僅是在形式上查看文獻數量、出版時間、來源、著錄格式規范等，同時也需要在內容上審查引用的必要性，防止出現錯誤引用、無關引用；其他包括作者簡介、單位、基金項目等，需要核對內容是否正確、完整、真實。

（3）語言表達。通過對結構的精讀，從語言文字上了解作者的寫作能力，是初審中的一項重要內容。基本要求是：語句與語句間的銜接通達，合乎語法和邏輯。語句簡明、概念明確、結構嚴明[3]，語句通暢、用詞準確、詳略得當、層次分明。

（4）數據。數據方面，對文中出現的部分數據要進行核對，許多時候由于作者粗心或因文章內容多次修改調整，極易出現數值的偏差，所以編輯需要根據稿件所提供的基礎數據、表格、公式等進行推導，對于簡單的求和、百分比等結果進行計算核對，避免低級錯誤延續到后期編輯校對。同時還要注意對比圖表和上下文，核對數據同文字的對應，對數據的真實性進行判定，防止出現不一致或矛盾的現象。

（5）格式。標點、數字、圖表、量和單位等要嚴格遵循《標點符號用法》GB/T 15834—2011、《出版物上數字用法》GB/T 15835—2011、《數值修約規則與極限數值的表示和判定》GB/T 8170—2008、《標準化工作導則》GB/T 1.1—2009、《有關量、單位和符號的一般原則》GB/T 3101—1993國家標準，以國標作為指導。圖表要清晰，有自明性。

2.做出初審判斷。經過初審第二階段的全面審讀，一般會有3種結果：（1）直接退稿。凡是內容存在政治性問題、結構缺失、數據有誤、語言表達和邏輯關系混亂的，需立即退稿，通知作者并告知具體退稿原因。（2）退修。存在一定問題，但通過修改可以達到外審的稿件，需要提供給作者詳細的初審意見，并與作者進行溝通討論，完善稿件后再次審閱。（3）進入外審。對于各方面都較好的優質稿件，可以聯系相應專業方向專家進行外審。

實際的初審工作中并沒有像圖1和圖2中區分的那樣明顯，部分內容在兩個階段也會有交叉，各部分緊密相連，是一個有機的整體。

四、結語

編輯初審是處理來稿的第一個重要環節，初審質量的好壞既關系到稿件的去留，又關系到后續審理、編輯加工和校對，要求編輯必須高度認真、負責，尊重作者的學術成果，對作者、外審專家、編輯部負責。雖然不同期刊有不同的要求，但利用初審第一階段處理好期刊同作者之間的關系，讓作者了解期刊，從被動變為主動，對于提高初審效率，保證初審質量，都是一個很好的嘗試。初審第二階段的審閱是初審質量保障的核心，規范的流程更有利于幫助編輯全面、準確的判斷稿件的學術價值和創新性。通過對初審流程兩個階段的劃分和說明，力圖幫助編輯提高初審質量，節約初審時間，積累作者，保證優質稿件進入外審。

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