淺談做好新形勢下的檔案管理工作

摘 要：檔案是一個單位在各個歷史時期工作活動情況最真實的體現，在單位的發展中起著承前啟后的重要作用。因此，如何做好新形勢下的檔案管理工作，確保檔案資料的系統性和完整性，是新時期檔案管理工作最重要的一個任務。基于此，本文就新形勢下應如何做好檔案管理工作談一談自己一些看法。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；建議措施

檔案是一種具有一定利用價值的資料信息記錄形式，同時它也是信息和知識最重要的載體。合理利用好檔案資料中蘊含的大量信息資源，能夠對我們各項工作的順利開展起到重要的促進作用。隨著新時期改革的不斷深入，檔案管理發揮出越來越重要的作用，與此同時，人們對于檔案管理工作也提出了更高的要求。如何做好新形勢下的檔案管理工作，就成為了當前各個檔案管理部門必須關注的一個問題。

一、強化責任意識，提高服務水平

檔案管理工作具有較強的專業性，是一項集管理性和服務性于一體的基礎性工作，在各單位和部門中發揮著不可代替的重要作用。檔案資源存在的載體形式通常為文字、圖像、視頻等，在市場經濟背景下，檔案信息對于一個單位來說不僅是一筆重要的隱性資源，也是單位獲取重要信息的來源，更是領導層作出科學決策的重要依據。新形勢下，檔案管理人員要將對檔案信息資源的開發和利用作為工作的重點，通過挖掘、整理、提煉等一系列工作措施，開發出具有一定價值的檔案信息資料，以便更好的為用戶服務，使其從中受到啟發，并將其轉化為現實生產力，服務于社會經濟的發展。檔案管理不能局限于檔案室中，而是要積極投身單位發展的大環境中，既展示了檔案管理工作者的自身形象，同時還有助于及時采集第一手的信息資料。

二、建立健全檔案管理制度，規范管理

建立并完善檔案管理制度是保障檔案管理工作順利開展的重要措施。檔案管理工作者要和實際工作相結合，制定出具有較強操作性的檔案管理規章制度，確保檔案管理工作有章可循。為此，檔案管理工作者要對已有的如：檔案歸檔制度、檔案工作保密制度、檔案管理人員工作職責等基本檔案工作制度進行修訂，進一步明確檔案管理工作的原則，范圍和方法等等，此外，還要根據檔案工作實際情況完善檔案資料的收集、借閱等制度，以加強對檔案資料的日常管理。檔案管理不僅僅只是檔案管理人員的工作，各個科室和部門也應將其納入到自身的責任范圍內，并深入了解檔案資料在收集、保管、查閱等各個環節的具體要求，并利用現代計算機網絡信息技術，提高各部門查閱檔案信息的效率[1]。除此以外，由于檔案管理工作具有機密性和復雜性的特征，因此需要采用集中管理，統一存放的檔案管理模式，由專職檔案管理人員統一進行歸檔、管理和保存，形成線性的工作局面，將責任明確到具體的責任人，以促進檔案管理工作的制度化和規范化，保障檔案管理工作的良好發展。

三、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質

檔案管理人員的能力素質水平直接影響著檔案管理工作整體質量，在信息技術快速發展的今天，檔案工作對于檔案管理人員的業務知識、管理能力等都提出了越來越高的要求。為了能夠讓檔案管理人員更好的適應現代檔案工作的需要，必須進一步加強檔案管理人員教育培訓工作，最大程度發揮檔案管理人員的積極性和主動，增強他們的業務素質和管理能力。首先，各單位要認識到加強檔案管理人員教育培訓工作對于檔案事業發展的重要意義以及檔案事業的未來發展趨勢，同時加強對專職及兼職檔案管理人員的教育培訓，組織其定期參與由相關機構或部門開展的檔案工作培訓活動并和當前新形式和新要求相結合，利用現代化的管理知識加強對檔案管理工作者的思想建設和業務建設，從而使其綜合素質水平不斷得到提高。其次是要在開展檔案工作人員教育培訓的同時積極推進制度建設，建立健全檔案工作人員培訓教育約束機制和激勵政策，增強檔案工作人員職業危機感，促使他們更加積極主動的參與到教育培訓中來。最后是要開展綜合性的教育培訓工作。各單位在組織開展教育培訓工作時，應結合單位檔案管理實際情況，堅持學以致用的原則，分層次，多渠道的開展教育培訓工作，盡可能的為檔案管理人員提供最全面的學習機會，掌握更多檔案管理新方法和新戲論，大幅提升工作水平。

四、合理運用現代化科學技術

在現代科技信息不斷進步的影響下，現代化、信息化必然是檔案管理未來發展的主要方向。檔案管理現代化主要有以下兩個方面的體現，一是利用現代科技手段來提升檔案工作效率，以改變過去人工操作在檔案管理工作中的落后性。要想滿足這一點需要為檔案部門增加一定的現代化軟硬件配置，如計算機、掃描儀、傳真機以及現代化檔案壓縮技術和保護技術等等，從而逐漸使過去落后的檔案人工操作管理逐漸走上現代化管理的道路[2]。二是要利用現代化的管理手段加快文檔一體化管理的推進，克服各部門之間出現的重復勞動和歸檔材料銜接不緊密等問題，通過利用計算機技術統一管理文件、檔案全部信息，實現文件信息的生成、檔案信息的轉化以及檔案信息的提供和利用一體化管理，把檔案管理部門打造成為單位信息供應的中心。

五、努力與單位文化建設相結合

檔案是單位展示自身建設成果和形象的重要載體，因此，新形勢下的單位檔案管理工作要結合當前廣闊的社會文化背景，最大程度的體現其獨具個性且充滿魅力的文化氛圍，最大范圍的反映單位文化風貌，才能為單位的文化建設提供更好的服務，并在此過程中通過更多的渠道和方式把檔案信息資源進一步開發和傳遞給使用者，以實現檔案資料的靈活共享。除此以外，檔案工作者還應積極爭取單位領導的支持，逐步完善檔案管理部門功能建設，努力將檔案管理部門和單位各類活動結合到一起，把檔案管理部門建設成單位文化建設的一個重要基地。

六、結語

總而言之，在新形勢下，檔案管理工作必須做到與時俱進，才能為檔案管理工作打開一個新的工作局面，才能更好的實現對檔案資料的開發和利用，進而為社會的進步作出更多的貢獻。檔案管理在未來的發展中遍布機遇和挑戰，只要我們能夠抓住機遇，充分發揮現代科學技術在檔案管理工作中的作用，就一定能夠有效推進新形勢下檔案管理工作的科學化、規范化發展。

參考文獻：

[1]郭拉弟.淺析新時期檔案管理工作的創新與發展[J].科技創新與生產力，2018（1）：18-19.

[2]蘇杭.檔案管理工作的現狀與創新研究[J].中國管理信息化，2018（2）：144-145.

作者簡介：張敬彗，吉林省龍井市民政局。