基于互聯網云平臺的醫用耗材管理系統的構建與應用

趙祥欣 陳娜群 楊衛東

隨著醫療水平的不斷進步，醫用耗材已逐漸成為醫療過程中不可或缺的重要資源，在醫療支出中所占的比重越來越大。據統計，患者支付的醫療費用中，材料費占比已超過20%，僅次于藥品支出[1]。同時，醫療機構的耗材科學化管理已成為重要問題，其管理水平很大程度上決定了醫療機構的整體管理水平。為此，本研究借助互聯網云平臺技術，構建醫用耗材管理系統，對醫用耗材管理模式進行創新探索。

1 醫用耗材管理現狀

醫用耗材品種、規格繁多且變化較快。近年來，醫療機構已完成了從紙質管理向電子化管理的轉變，開發應用了各種管理系統[2-4]。然而，醫院管理系統往往存在一定局限性，或不能將外部的供應商等納入到管理的范疇，或效率不高，甚至出現下述新的問題。

(1)“信息孤島”。醫用耗材涉及的管理鏈條長，醫療機構內部就包括臨床科室、采購部門、庫房、醫保/物價、財務等，外部還有供應商、監管部門等，內外部可能都有著各自的管理系統，互不聯通，形成了“信息孤島”[5]。同一個產品在不同的“信息孤島”里可能有著不同的名稱、規格等，“信息孤島”給數據的流動、匯集、統計和分析帶來了很大的障礙。

(2)“內外聯系”局限。現有內部系統對外部供應商的管理手段有限。比如供應商的資質證件管理，需要工作人員將紙質證明文件上的內容人工錄入系統，效率低下，而且缺乏對供應商的有效約束，管理處于被動狀態[6]。近年來，有些醫療機構已探索使用了網絡管理資質證件的方式，但也存在供應商參與的積極性不足，申報材料填寫的質量不高，需要醫療機構反復審核、修改的問題。

(3)采購流程易出錯。內外部的信息交互多是通過人工完成，如耗材訂購，醫療機構內部匯總完需求后，由采購部門人員通過電話等方式向供應商業務員下達訂單，而供應商臨時配送的情況相應較多，流程未固化、難追溯、周期較長且容易出現錯漏[7]。

2 醫用耗材管理系統的構建

系統開發平臺軟件為Microsoft Visual Studio，系統開發語言為C#，數據庫管理系統軟件為Oracle，運行平臺采用Windows Server 2013。系統基于阿里云服務器，采用SaaS架構，支持IE、Google Chrome、Mozilla Firefox、Apple Safari和Opera等主流瀏覽器，只要有網絡連接，隨時隨地都可以登錄平臺進行操作。

醫用耗材管理系統的主要目標是要打破單位間(包括醫療機構與供應商之間、不同醫療機構之間等)的信息壁壘，將過去的院內外“信息孤島”通過“云”聯系起來，完成醫用耗材內外供應鏈物流一體化整合，使得院外的供應物流與院內的使用物流實現無縫對接，達成信息共享，從而形成完整的數據鏈條和管理鏈條。云平臺和醫療機構內網數據交換通過Webservice方式將數據加密打包生成XML格式再進行數據傳輸。

除了醫療機構和供應商原有的管理系統外，云平臺主要由兩個平臺組成，分別是醫用耗材供應鏈資質及產品管理平臺(簡稱“資質平臺”)和耗材電子采購配送平臺(簡稱“采購平臺”)，如圖1所示。

圖1 醫用耗材管理云平臺結構示圖

資質平臺主要供供應商登錄，用于維護、更新供應商(包括業務員)資質、產品信息(證書)等，這些信息經平臺初審、醫療機構復審后生成產品字典信息，并進入醫療機構內部醫用耗材管理系統，允許進行采購等操作。醫療機構內各臨床科室等的耗材需求匯集到采購部門，經采購部門確認后生成訂單，發送到采購平臺上，平臺自動提示供應商響應訂單，并借助平臺完成后續確認、配送、入庫等一系列操作。

3 醫用耗材管理系統的模塊及功能

3.1 資質平臺

供應商是整個流程的發起點。首先由供應商登錄資質平臺，完善供應商資質證明、業務員信息，維護生產廠家、代理商資質證明及授權書等授權鏈信息，維護產品資質證明、產品規格、物價及醫保等信息，維護供貨關系，包括供貨醫療機構、產品范圍、文書及業務授權等。

隨后平臺工作人員對上述信息進行初審、認證，主要是形式審查，以及與公開數據(如國家食品藥品監督管理總局數據庫)進行比對。初審通過后數據流送至醫療機構采購人員處進行復審，復審通過后生成醫療機構內部規范和詳細的字典信息，導入內部醫用耗材管理系統。至此，供應商、平臺和醫療機構3方共同完成了內外信息鏈條的連接，因此資質平臺也可分為供應商、平臺、醫療機構3個模塊(圖如圖2)。

圖2 供應鏈資質及產品管理流程圖

3.1.1 供應商資質及產品申報管理模塊

模塊主要由供應商使用。供應商在本模塊中完成供應商資質及證照申報、生產廠家和代理商資質及授權申報、產品信息申報、供貨醫療機構維護及專有文書提交、醫院供貨產品范圍設定，這些資質證明文件主要包括營業執照、醫療器械生產(經營)許可證(或備案信息)、醫療器械注冊證(或備案信息)、產品授權代理、法人委托書、業務員身份證復印件等。其中的公開信息可以實現自動提取。如產品注冊信息，只需輸入注冊證號，系統借助國家食品藥品監督管理總局數據庫，實現產品名稱、注冊證效期、生產廠家、品牌、產地、產品說明及適用范圍等信息自動調取，提升信息準確性，減少錄入工作量。除了錄入信息外，供應商還必須上傳證照原件的掃描件、產品圖片等，以保證信息的真實可靠(如圖3所示)。

供應商可以在系統內查詢資質審核的進度。同時，系統能夠判斷證照是否缺失或者臨期、過期等，及時向供應商發出預警。系統通過5種顏色的色標對資質證照的5種狀態進行標注，分別是正常(綠)、缺失(灰)、審核不通過(紅)、即將過期(黃)、過期(紫)，使得每種資質的狀態一目了然。

圖3 供應商資質申報界面圖

3.1.2 平臺運行管理模塊

本模塊主要作用是通過軟件和人工完成供應商提交信息的初審，主要檢查各項資質、授權鏈的準確性、完備性以及是否在有效期范圍內。初審不通過的數據不會推送給醫療機構，而會返回供應商處要求修改，但醫療機構可以查閱資質申報及審核進度。

另外，本模塊還負責主數據及后臺運行系統管理、平臺主數據管理以及維護平臺通知公告等。

3.1.3 醫療機構審核管理模塊

醫療機構在本模塊中主要完成供應商首營資質及變更審核、新產品審核及變更審核。各種資質的狀態，除了按照產品查詢外，系統還支持按廠家和(或)代理商查詢、按供貨授權書查詢等，同樣實施色標標注，廠家資質是否齊全、供貨授權是否審核通過等信息一目了然。同時，如果信息錄入時是通過監管部門數據庫自動調取和比對的，審核的工作量也可極大降低，其審核管理界面如圖4所示。

圖4 醫療機構審核管理界面圖

系統會對各類證照已經過期、即將過期和證照缺失進行分類預警提醒，確保供貨產品的安全性和合規性。審核通過的產品按照醫療機構內部耗材管理系統的要求生成產品字典信息，進入到內部供應商及耗材目錄，允許進行采購等后續操作。

3.2 采購平臺

臨床科室、庫房等在醫療機構內部耗材管理系統根據耗材目錄選擇、填寫電子采購訂單，采購部門審核訂單通過后，系統將原始訂單按照不同供應商分拆、合并成新的電子訂單并生成條碼。

電子訂單通過統一的數據接口進入采購平臺，采購平臺將訂單信息推送至供應商處，此處平臺若發現產品資質過期或者臨近過期，平臺將要求供應商及時維護、更新相關信息，否則將無法處理訂單。供應商響應處理訂單，根據處理進度分批形成配送訂單并生成條碼，供應商訂單管理界面如圖5所示。

圖5 供應商訂單管理界面圖

訂單中產品的注冊證、生產許可等靜態信息可以直接從系統中調取，供應商只需要錄入生產批號、滅菌批號等動態信息，提高了效率，降低了錯誤率。相應的，配送訂單入庫時產品的相關信息也自動從系統中提取，并自動與原始采購訂單相關聯，自動生成入庫單，通過掃描條形碼可以快速完成入庫等操作。至此完成了采購配送業務實時協同，醫療機構可以掌握采購進度，甚至將產品在院外的物流情況也納入管理范疇。整個采購流程如圖6所示。

圖6 耗材采購流程圖

供應商提供的發票信息、醫療機構提供的付款信息等均可以通過采購平臺完成傳遞。整個系統使得采購部門、庫房(一級庫)、臨床科室(二級庫)三者關聯起來，促進庫房管理優化，實現流向、消耗和庫存管控。云平臺將醫療機構內部的采購訂單與外部供應商的銷售訂單、配送訂單關聯起來，實現了數據自動對應。同時，系統實現了采購信息、配送驗收和賬單發票的分流，整個采購過程透明化、公開化，規避廉政風險。

4 醫用耗材管理系統優勢

4.1 引入云平臺聯通信息通道

有學者提出使用醫療器械唯一標識(unique device identification，UDI)統一編碼來實現信息的互聯互通，但這是涉及到生產、經營、使用、監管等各方面的大型系統工程[5]。對醫療機構來說，保留原有的部分系統，在保證信息安全的前提下開放數據接口，引入云平臺用較小代價實現了產品信息的流通和交互。信息的統一和流通為更多技術手段的應用以及基于數據分析的醫用耗材更進一步的精細化管理奠定了堅實的基礎[8-10]。

4.2 有效提升工作效率

在醫療機構內外信息聯通和一致的前提下，條碼(或二維碼)的使用使得訂單生成、交期確認、訂單配送、入庫確認、出庫使用及財務結算等一系列環節串聯起來，且幾乎所有信息都可以從系統中調取，自動生成各類表單，不需要人工輸入，有效降低了各環節的工作量。此外，產品注冊信息等可以從監管部門權威數據庫自動調取，同樣也提高了效率，同時降低了錯誤發生的概率。系統投入使用后，經測算，資質證件尤其是產品注冊證的有效率始終保持＞90%。庫房每月入庫、出庫記錄＞1700筆，其中入庫記錄≥750筆，以每月22個工作日計算，平均每日入庫≥34筆，而經初步估算庫房管理員和采購員的工作量相較之前分別下降了40%和20%。

4.3 信息共享避免重復建設

數據的準確和統一，使得數據的流通、匯集、統計以及分析成為了可能。而數據需要在更多的維度和更廣的范圍實現開放、流動及融合才能產生更高的價值和效用[11]。

以往醫療機構探索各自建立網絡管理平臺，使得醫療機構自身內部的臨床、采購、財務等部門的信息有效地聯系了起來，甚至也將供應商納入管理的鏈條，成為有機的整體，取得了一定的效果[12-13]。然而，以當前的觀點審視，不同醫療機構“各自為政”不但因為重復建設浪費資源，而且在機構間形成新的“信息壁壘”，阻礙信息的流通。

云平臺帶來了更高層次上的數據一致性，能夠在更大的范圍內做到信息共享，不同機構間的信息融通不但可以為醫療機構內部管理提供有效的支持，以便做出準確的判斷和決策，同時也能夠支撐上級管理部門(如衛生、藥監管理部門等)以“大數據”的理念，利用云平臺對區域內多家醫療機構、供應商的數據進行比對分析，以便制定更加科學合理的管理措施[14-15]。同時，云平臺保留了繼續擴展信息共享鏈條的可能性，如與前端的高值醫用耗材網上集中招投標采購平臺、后端的醫療器械不良事件監測網絡平臺等聯通，就能使數據產生更大的價值[16-17]。

4.4 三方參與創建共贏管理模式

云平臺明確了供應商是維護產品資質信息的首要責任人，并通過技術手段約束供應商，要求其必須主動、及時完成相關信息的更新，否則不能正常處理訂單。

以往醫療機構各自建立網絡管理平臺，也要求供應商在系統中上傳資質證照等，起到了一定的約束作用[18]。但由于不同醫療機構的系統相互獨立，信息不能共享，就供應商的角度而言，對多家醫療機構都必須反復上傳更新資質證照，重復勞動比定期遞送紙質文件的方式并無太大優勢，而且如果醫療機構間的要求有差異，反而會增加供應商的工作量，因此供應商對此態度消極，資料填報質量不高，反而又增加醫療機構審核、糾錯的負擔。而引入云平臺之后，供應商只需在云平臺更新一次，所有相關醫療機構都能收到更新后的內容，效率明顯提高。因此，云平臺對供應商除約束外，還起到正面鼓勵的引導作用，統一標準，提高所報資料的質量。同時，通過引入平臺第三方，利用技術手段和人工對產品資質信息等進行初審，篩選掉低級錯誤，使醫療機構的審核工作量極大降低。醫療機構通過引入技術手段和創新管理模式，將供應商和平臺第三方納入管理鏈條，提高管理效率，實現動態、精準管理和三方“共贏”。

5 結語

基于云平臺的醫用耗材管理系統自投入運行以來，有效加強了供應商及產品的資質管理、優化了采購工作流程、縮短了采購周期、提高了工作效率。在今后隨著云平臺的更大范圍推廣以及不斷加強對供應商的培訓等措施的繼續落實，醫用耗材管理系統運行帶來的社會效益將進一步顯現。

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