利用Access實現成人高等教育畢業生總成績單報表的打印設計與實現

劉楠楠

摘 要 數據庫的產生距今已經有60多年的歷史，目前已經被廣泛應用在各個領域，Access是Office辦公集成套裝軟件中的一個組件，是一個關系型的數據庫系統，它使用模塊化的設計，不需要復雜的編程就可以實現數據的查詢、管理以及報表的打印等功能。文章通過使用Excel向Access數據表導入功能，以及Access中的報表窗體設計，來解決成人高等教育畢業生總成績單的打印問題。

關鍵詞 數據庫；報表設計；成人高等教育；成績

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2018）211-0106-02

我國的成人高等教育已經有了近70年的發展，為我國的經濟建設培養了大批的專門人才。目前，我國大多數高校都舉辦有成人高等教育，開展成人高等教育的高校每年的招生規模也普遍在千人左右。隨著河南省成人高等教育試點評估工作的推進，我省高校在信息技術條件下開展成人高等教育的招生和錄取規模還將逐漸擴大。

通常情況下，開展成人高等教育的高校普遍開設有十幾個專業，每個專業所開設的課程也在20門左右。而成人高等教育的教學模式具有其特殊性——學員大都分布在各個地市、專業也相對分散。在這種情況下，假如再按照傳統的手工的方式進行學生總成績單的打印，不但工作量大，錯誤率也不可避免。如何減輕畢業生成績單打印的工作量，避免人工匯總成績的時候可能出現的錯誤，是我們面對的最大的問題。

1 單科成績錄入的設計思想與管理

1.1 考試與成績管理模式

普通高等教育和成人高等教育在教學模式上最大的區別是普通高等教育的學生是全日制在校學習，而成人高等教育則是邊工作邊學習的半工半讀的學習形式。被成人高等教育正式錄入的學生，學校會為其編排一個唯一的學號、并根據報名情況劃分到各個所屬的教學點（函授站），因此，這種特殊的學習形式和管理模式決定了成人高等教育的學員大都分布在各個地市，以教學點（函授站）為單位進行集中的教務教學管理。但總體的教學依然歸學校進行統一安排。按照教學計劃，學校每年會安排兩次課程結業考試，由學校統一命題、統一印制，各教學點（函授站）按照學校規定的統一時間進行集中考試，考試完成后，再按照規定的時間將試卷返回學校，由學校統一進行評閱并進行成績的發布。

1.2 成績的設計思想與上報

成人高等教育的學員大都是在職從業人員，往往較為分散，在部分教學點（函授站）中甚至可能出現一個專業只有一個學員報考的情況。因此，在進行成績庫設計時，要充分考慮以下兩個問題。

1.2.1 各個專業開設的課程數量不同

成人高等教育所開設的專業都是根據社會經濟建設的需要，面向在職從業人員開設的，專業性質的不用，也就決定了各專業的課程數量不可能“相同。

1.2.2 教學與考試以課程為中心

根據專業的課程開設情況，同一門課程可能由不同的專業的學員同時進行學習，考試也使用相同的試卷，試卷統一由該課程的主講教師對試卷進行評閱，因此，對于成人高等教育而言，不論是教學還是考試，均是以課程為中心。

因此，我們在匯總課程考試的總成績庫時，要充分考慮以上兩個問題。假如以“學號+姓名+教學點（函授站）名稱+課程1+課程2+……”的字段形式，將很難實現對以課程為中心的成績管理，也會因為專業的課程設置數量不同，而導致無法使用相同的報表模板進行總成績單的打印，因此，就需要采用學號（xh）+姓名（xm）+教學點（jxd）+專業（zy）+課程（kc）+成績（cj）的字段方式，將某門課程的成績進行逐行排序。當教師完成了對所負責課程的試卷評閱，以Excel電子表格的形式進行單科成績的上報，如圖1所示。

2 打印報表的設計與實現

2.1 Access的報表窗體

Access的報表是數據庫的一個對象，是專門為實現打印功能而設計的特殊窗體，因此，也允許添加控件。

在報表中，可以對數據進行分組與排序，并以分組的形式進行數據顯示。通過報表對象，可以實現對數據庫中的各種表、數據查詢，進行數據的分組、整理與匯總。

還可以根據報表中的數據設計規則，分別進行報表進行頁面設置與打印的選項設計，最終將報表中的數據打印出來，通過報表，可以用來展示數據的分析結果。

2.2 總成績單的報表設計思路

在成人高等教育中，學生在畢業時需要填寫資格審查表，在資格審查表中則需要附加學生的總成績單，本文則主要探討如何通過Access的報表進行排版進行總成績單的設置，并確保成績單打印的規格相互一致。

2.2.1 Excel的成績匯總

當成人高等教育學員通過了全部課程考試，就可以對成績進行匯總，根據之前提出的成績庫的設計思想，需要按照統一的字段格式，將所有的單科的課程成績匯總在一起，需要注意的是，匯總后的總成績庫的數據行數可能會超過65 536行，如果使Excel2003之前的版本將無法滿足匯總后成績庫中數據量大的需求。

因此，在這里推薦使用Excel2007以上的版本，因為其規定的最大總行數達到了1 048 576行，完全可以滿足總成績庫的需要。

2.2.2 成績表的導入

創建一個Access2007數據庫，并通過“導入數據表向導”，進行Excel的總成績庫的導入，在導入時要選中“第一行包含列標題”，把Excel表中的第一行設置成為數據表的字段，并且設置“讓Access添加主鍵”，為數據表設置一個自動編號，將數據表以“cjb”的名稱命名，完成Excel表向Access中的導入。

2.2.3 報表的創建與數據關聯

打開Access2007，通過創建菜單中的報表設計按鈕，創建一個報表窗體。設計報表的目的就是將學生的總成績單以分組的形式顯示在報表中合適的位置并打印出來。

因此，要進行報表的數據源定位。操作方法是在屬性表的數據選項卡中，將“所選內容的類型”定義為“報表”，在記錄源中將數據定義為“cjb”，來完成報表和總成績單數據表之間的數據關聯，保證在報表中可以顯示“cjb”表字段下的數據。

2.2.4 報表的設計

在報表窗體中，分為“頁面頁眉”“主體”和“頁面頁腳”3個部分。其中“主體”是報表中的數據核心。通過“添加現有字段”功能，將數據表中的xh（學號）、xm（姓名）、jxd（教學點）、zy（專業）kc（課程）和cj（成績）字段按照成績單的打印格式拖動到“主體”部分的相關位置，添加并按照需要將標簽進行編輯或者刪除，來完成報表的第一步設計。

由于我們需要出每個學員的所有成績，因此需要用到報表中的分組和排序功能，目的是將同一個學員下的所有成績在一張報表上顯示出來，從而實現總成績單的打印。

在總成績單數據庫中，考慮到有重名現象的可能，而學號則是唯一的，因此，在設計時，必須以“xh”字段來定義，從而實現學生總成績單準確的分類匯總。

點擊分類和排序功能，報表下會出現“添加組”和“添加排序”按鈕，點擊“添加組”按鈕，并在分組、排序和匯總窗口中將分組形式定位為“xh”，點擊鼠標右鍵設置報表窗體中“顯示頁面頁眉/頁腳”并分別將“xh”“xm”“zy”和“jxd”字段拖動到“xh頁眉”中，并按照成績單的設計對字段進行排版。最后通過在“xh頁腳”部分中添加分頁符控件將分組進行強制分頁，實現一個學生的總成績單在一張報表上顯示并打印。

3 結論

通過Access來設計成人高等教育專用的總成績打印報表，成人高等教育的成績管理專員不需要再進行成績的手動匯總，不但有效提高了成績單打印匯總的效率，同時也避免了在人工錄入總成績單時可能造成的錯誤，設置統一的字段格式，相當于制作了一個用于成績庫打印的專用報表模板，對于今后的畢業生總成績單的打印，也只需要重新對數據源中的表進行關聯即可。

參考文獻

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