林業檔案管理之我見

胡建楠

（圍場滿族蒙古族自治縣林業局 河北 圍場 068450）

檔案管理是任何一個行業的基礎，如果沒有檔案工作的支持，任何一個行業也不會得到正常的發展，同樣，對于林業更是如此，隨著對生態建設越來越重視，林業檔案的管理也提到更重要的地位上來，現將林業檔案管理的一些經驗總結如下：

1 做好林業檔案的分類

林業檔案按職能部門可以分為林政檔案、經營檔案、治沙檔案、德援造林檔案、病蟲害防治檔案、種苗檔案、防火檔案、林業案件檔案等等；林業檔案按時間分為長期林業檔案(如林權證)，臨時林業檔案(如發放給農民的明白紙)；林業檔案按介質可以分為紙質檔案、電子檔案。總之，林業檔案的分類多種多樣，就看人們的需求是什么。在一個部門內部，林業檔案的分類可以按年度分，比如森防站可以分為2010年檔案、2011年檔案等等，還可以按部門內部管理的項目對檔案進行分類，比如森防站可以分為蟲害與病害等。檔案分類也并不是一成不變的，檔案分類可以做到多級目錄，每級目錄都按照一定的原則進行，以保證檔案分類的清晰與明了。檔案分類是做好林業檔案管理的前提，有了這個前提，檔案管理才會有綱可抓。

2 做好林業檔案的安全工作

安全是一切檔案管理的保障，如果沒有安全的保障，檔案管理根本沒有做好的可能性，因此，做好林業檔案的安全工作，要做到以下幾點：一是要對林業檔案做好密級分類，檔案可以分為絕密、機密、公開三種檔案，絕密檔案必須由專人管理，保證無關人員絕對不能調閱；機密檔案也只對一定的相關人員公開；公開檔案可以供人隨便調閱。保證絕密與機密檔案的安全，基本上就保證了林業檔案的安全。二是做好防火、防潮、防盜、防蟲等預防工作。防火對一切檔案管理都要注意，一朝失火，幾十年的努力將付之東流，防火要防早，要注意檔案室內的電路安全，并且要做到人走電關，檔案室內要有自動感應防火噴頭，要有專用的滅火器；防潮也是檔案管理的重要工作，要注意及時開窗通風；防盜要做到安裝防盜門，窗戶安裝防盜網，并要安裝監控設備；防蟲要做到每個檔案廚都要有樟腦丸，并要及時更換一些過時的樟腦丸。三是要做好網絡安全工作，檔案室的電腦要安裝專業的殺毒軟件，甚至一些電腦不能上網，做到與外界隔離。

3 做好林業檔案的更新與作廢

隨著林業的發展，一些檔案在時刻進行更新，無論是紙檔檔案還是電子檔案，無論是種類與數量都在增加；同樣，一些過時的檔案也需要及時進行作廢。有了更新與作廢，林業檔案才能保證有全新的生命力與活力。在林業檔案更新中，電子檔案的更新要比紙質檔案的更新要更快一些，甚至可以將原有一些看似無用的檔案保留，只需要將電子檔案標明時間。紙質檔案的更新就要相對麻煩一些，對于新出現的檔案要及時進行分類，比如防沙治沙的檔案要和原有的防沙治沙檔案放在一起，林政的檔案要和原有的林政檔案放在一起，而且要保證分類準確無誤。在林業檔案作廢工作中，隨著時間的推移，一些密級檔案被解密甚至已經變得無用，這些檔案經請示相關領導與上級主管部門以后，要及時進行作廢。

4 做好林業檔案的查閱工作

檔案就是供相關人員進行查閱的，查閱要按法律程序與領導指示進行，以保證林業檔案查閱工作的正常進行，但是，具體進行檔案管理的工作人員要熟悉業務，明白哪些檔案不能供哪些人調閱，因為法律程序也有一些邊緣地帶，法律規定以外的空白地帶也遠遠超過法律規定的地帶，而且領導也可能對某些業務不熟悉，做出錯誤的查閱指示，對林業工作造成一些不必要的損失，因此，檔案管理查閱工作是檔案管理工作一項非常重要的環節。林業檔案的查閱工作，要做到專業、專心、專職。如果做不好，也將會給林業部門帶來一定的影響。