事業單位檔案管理中現代化方式的利用探討

敖茜

【摘 要】隨著時代的發展和進步，多元化的電子信息化管理方式開始走進人們的日常生活，并且給人們帶來很大便利。目前傳統的思維模式、管理手段面臨著巨大的挑戰與變革的需求。檔案管理，作為事業單位里面很重要的日常工作之一，所以關于各類檔案管理方式如何轉變研究方面需要進行研究分析，以便提高檔案管理的效率。本文主要就如何實現檔案管理與現代化管理方式相結合進行探討。

【關鍵詞】電子信息化管理；檔案管理；現代化方式

就我國現有體質而言，擁有事業編制的工作人員是基礎服務的主要力量，而且人數眾多。各個行政區域都存在自己的人事管理、檔案管理機構。在計算機信息自動化這些事物未出現之前，傳統意義上的檔案管理主要依賴文字記錄的方式，所以檔案的獲取、整理、存檔整個流程在時間花費上、人力消耗上都存在很大的資源浪費問題?，F如今，由于計算機網絡的快速興起、自動化辦公也越來越方便、快捷、再加上電子文檔的便捷性，純質紙的辦公環境已經在悄悄地發生著變化。在企事業單位中，如何加快檔案管理模式的現代化方式轉變也在逐步被提上了工作日程。本文主要就如何將現代化的技術手段利用在檔案管理工作中進行相關論述。

一、檔案管理現代化方向轉變的意義

隨著科學技術水平的不斷提高，信息時代，人們越來越追求高效、快速地辦公效率。然而在效率方面，依然采用傳統的純質檔案管理、依靠文字記載的管理方式已經越來越滿足不了人們的需求。首先，傳統的管理方式，需要依靠大量的人力去對不同檔案資料進行維護、管理工作，檔案管理工作人員的工作量也相應的增加了許多。其次，如果要進行某一檔案信息的查詢，需要工作人員在數以千萬計的信息中去查閱，極大地增加的信息查找的難度，降低的員工工作效率，并且很大程度上增加了員工的勞動量，也浪費了很多的時間資源。再者，龐大的檔案文件需要一個合適的場地保存，隨著檔案資料數據的增大，對保存場所的要求也越來越高，同時給分類、整理、查詢等工作都帶來了很大難度。

而現代化管理方式的引進會極大的改變這一窘境。采用計算機辦公檔案管理系統，可以方便檔案信息的管理工作，降低工作人員的勞動強度，提高了檔案文件管理的辦公效率，同時提高客戶的最佳體驗度，節省必須要的時間資源浪費。更重要的是現代化檔案管理可以實現檔案信息紙質文件與數字文件并存的管理方式，方便了檔案信息的共享、復制與傳遞。

二、事業單位推進現代檔案管理方式的途徑

（一）加強完善檔案檢索、目錄管理方式

目錄管理是檔案管理工作中非常重要的內容之一，有了完善的目錄體系，工作人員才能更方便、快速完成檢索、查詢、定位工作?，F代化過程需要選擇一套適用于本單位的目錄管理軟件，并且針對事業單位本身情況，按照檔案具體分類標準，建立對應的目錄資料信息，并將現有的檔案信息通過掃描或其它手段全部實現數字化，錄入到軟件系統中，方便后續管理操作。

（二）對檔案庫進行現代化管理升級

通過對企業自身檔案庫的分析、定位，對庫房管理選擇一套適合于自己的檔案管理系統。結合現代監控技術，以及各個領域傳感器的使用，比如溫度傳感器、濕度傳感器、煙霧報警器等硬件設備的完美配合使用，通過計算機中央系統實現對檔案庫整個360度全方位視頻覆蓋監控、并且對檔案庫的實際濕度、空調機柜、室內溫度，煙霧情況進行實時監測。

（三）現代化技術應用于檔案輔助業務

檔案管理的日常工作并不限于簡單的檔案資料查詢、檢索這些，工作內容比較多樣，其中檔案信息文件的采集、整理，鑒定和歸檔、資源利用和相關信息統計分析等方面的工作也占了很大的比重，并且在處理時，會有很多的檔案信息需要做進一步的分析處理工作?，F代化計算機系統的使用，能夠對上述數據信息進行科學的處理，提高工作效率和勞動質量。

（四）合理規劃檔案管理所需網絡環境

傳統的檔案文件資料只是存放于檔案管理中的原件文檔，當需要使用檔案資料時，需要很費勁的去事業單位的檔案管理部門進行檔案調閱，并且可能還需要層層審批，這對急需實用文檔信息的人來說無疑是一件令人頭疼的事情。隨著互聯網時代的到來，網絡可以帶來很大便利。由于檔案資料信息的私密性，事業單位在檔案管理現代化過程中，仍需要對文件信息的安全問題進行多方位的考量。在單位內部可以建立安全的局域網環境，或者專門用于檔案管理的安全網絡。進而促進資源信息的實時共享以及檔案管理與其他科室的溝通。

三、檔案現代化方式管理存在的缺點

隨著計算機網絡系統在事業單位檔案方面的應用，明顯可以看到這種現代化方式在給檔案管理帶來便利的同時，其自身也存在一些弊端。比如，文檔分離，由于檔案管理標準的不統一性，我們將在文檔口的前兩個階段當作文件，將其后兩不同階段當作檔案。另外，由于網絡環境的高度發達，網絡安全也不容忽視。在對網絡不斷升級換代過程中，檔案信息的網絡可靠性、安全性等問題也必須著重關注。最后需要對新系統下的辦公人員進行專業的業務知識培訓，提高工作人員的業務素養，避免由于一些低級錯誤引發一系列安全事件的發生。

針對上述問題，在對事業單位進行現代化建設的前期就要對網絡規劃、檔案內容一體化處理等內容進行前期的處理工作。選用一套比較成熟的軟件實施檔案管理工作的承載方，對檔案庫里面的檔案資料消除重復的環節，并且在管理過程中采用統一的標準。網絡方面，加強網絡安全建設，定期對網絡進行安全檢查，對檔案系統實行加密處理，以確保信息安全。

四、結束語

總的來說，事業單位現有的檔案管理辦法需要進行很大的改進，以提高企事業單位整體的辦公效率、把工作有效率盡可能的最大化，避免一些勞動密集型的工作輸出。單位應該從自己實際工作需要出發，選擇一套適合本企業的檔案現代化管理系統，注重傳統與現代化管理方式相結合，使現代化管理手段在檔案管理工作中可以被很好的使用，促進事業單位的現代化步伐。

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