關于企業辦公室管理創新的思考

張靜

摘要：辦公室是企業經營運作的重要場所，企業必須重視辦公室管理。基于此，文章闡述了企業辦公室管理的內涵，介紹了新時期企業辦公室工作的特點，通過分析企業辦公室管理存在不足，總結了相應的優化措施。

關鍵詞：企業辦公室；管理；創新

引言：辦公室是企業經營運作過程中的綜合性、全局性管理和服務機構，其管理效果直接決定著企業的運行效率和經營成效，還能夠反映出企業的運營能力和綜合實力，辦公室管理在企業運營過程中發揮著重要作用。同時，隨著社會的快速發展，市場競爭日益激烈，因而企業必須積極尋找強化辦公室管理的措施，為管理人員更好地進行經營決策提供保障，保證各項事務的正常運行，進而實現企業的穩定、長遠發展。

1企業辦公室管理的內涵

1.1輔助領導決策

辦公室是企業的綜合管理機構，具有接觸工作面廣、信息范圍大等特點，能夠通過搜集信息提出多種備用方案和建設性參考意見，為企業的管理部門提供全面、詳盡的決策依據，為提高企業的整體工作效益提供保障，做好企業管理者進行科學決策的參謀和助手。

1.2協調職能

辦公室在企業高效工作、有序進行中具有協調作用，其主要負責與外單位和企業內部各部門進行溝通、協調，為及時傳達各級領導的指示精神提供保障，以促進企業的正常運轉和工作的全面發展，為實現各項計劃目標提供保障。其主要包括協調與上級單位、平級單位等與企業之間的關系，為企業的可持續發展提供良好的外部環境，還包括企業內部各部門之間關系的協調，為企業的穩定、和諧發展創造良好的外部環境。

1.3信息溝通

現階段，企業接受的信息量比較大，其管理目標是有效地控制和管理接受的信息。良好的信息溝通機制能夠為信息傳達的及時性和暢通性提供保障，進而有效地保證企業的決策和執行力。同時，在企業內部控制活動中，有效地實現溝通、完成經營管理的目標是提高信息的透明度和反饋程度，并且，企業辦公室還應該改善溝通環境、健全溝通機制，建立現代化、科學化的信息網絡。除此之外，企業辦公室不僅需要培養素質良好、開拓意識較強的信息人才隊伍，還應該通過信息溝通機制，建設并不斷強化企業的內部控制，并制定與企業經營目標相結合的信息管理制度，明確各個工作人員的崗位職責，并予以監督考核。除此之外，在信息溝通過程中，企業應該利用現代化科技降低信息不對稱的不利影響，企業辦公室應該合理地把握信息的客觀真實性，為信息的準確性、安全性和暢通性提供保障，為企業的經營發展服務。

1.4提高管理效能

企業管理人員應該清楚、準確地認識管理職責，有效地發揮出辦公室的管理職能。同時，辦公室不僅要完成企業管理人員的各項計劃工作任務，還要與企業內部各個部門建立和諧的工作關系，并在管理的同時加強溝通，避免因空白管理和重復管理造成時間、人力和成本的浪費，進而有效地提升企業管理的效率。

2新時期企業辦公室工作的特點

在行政管理過程中，企業辦公室的工作主要是面對領導以及企業內部各個部門的工作人員，并有效地完成上級部門及企業領導下達的各項行政管理工作。現階段，企業辦公室的管理職能主要具有以下特點：

2.1參謀性

通常情況下，企業工作人員需要深入工作一線，為進一步聽取群眾意見、了解基層情況提供保障。同時，企業在關鍵時期，還需要在此基礎上總結相關經驗，并據此提出具有建設性的參考意見，及時向企業領導進行匯報，為領導的決策提供參考。

2.2協調性

辦公室在企業管理過程中，主要負責協調和溝通，維持企業辦公室工作的正常運行，并及時向各級領導傳達指示精神。

2.3保障性

企業辦公室不僅要為及時、有效地完成上級主管部門及企業領導布置的各項具體工作事務提供保障，還必須與企業內部各部門建立良好的工作關系，以達到充分調動工作人員積極性，同心協力完成工作任務的目的。

3企業辦公室管理存在不足

3.1管理觀念缺乏創新

現階段，企業辦公室管理不僅要體現出信息化、網絡化管理，還強調人性化管理，工作人員往往不會受機器束縛，還應該擁有彈性的工作時間，以提升工作人員的積極性和主動性。目前，我國很多企業一直延續傳統的管理觀念，在辦公室管理遇到瓶頸期時，自身難以得到發展和壯大，比如，很多企業采用家族式、小作坊式經營模式，其管理一直固守傳統思想，尚未實現科學化、人性化管理。

3.2管理水平有待提高

在企業辦公室管理過程中，往往一個細小的失誤都有可能造成嚴重的不良后果。因此，企業只有建立起一整套科學高效的管理制度，不斷提高辦公室工作管理水平，才能確保辦公室日常工作的有效展開，并提前做好公文收發、公務接待、公務督辦、客戶商洽、信息收集等這些瑣碎的工作，才能充分地發揮辦公室的職能，并使其功效達到最大化。因此，新時期背景下的企業辦公室人員要根據工作實際，摒棄舊制度、探索新方法、發掘新潛能，用科學的思想和辦法高質量完成工作。

4創新辦公室管理的具體措施

4.1創新管理理念

現代企業辦公室管理的核心是為企業發展大局服務，保障各部門工作的順利推進。因此，辦公室管理必須創新工作思路，改進管理方法，挖掘不同崗位的潛能，調動員工的積極性與創造性，通過制度約束的力量保障管理創新的方式落實到位。同時，企業應調整優化企業文化及制度規范，為企業運營、管理和發展提供保障。

4.2規范辦公室管理制度

通常情況下，在企業運營中，工作的流程比較復雜，其涉及面比較廣，在一定程度上增加了辦公室管理工作的難度。因此，企業在具體的工作過程中，需要建立一套嚴格的規章制度，避免在工作中出現盲目工作的問題。比如，企業有重大會議時，需要和其他的單位相互聯系和溝通，在這種工作的環境中需要企業有很好的管理辦法。除此之外，企業要想優化工作流程，就要在工作中做好工作計劃，并保證整個工作內容具有可行性。

4.3協調和處理好各個部門之間的關系

辦公室是企業發展中的重要工作樞紐，工作人員的綜合素質是協調和處理企業各個部門之間關系的重要影響因素。因此，辦公室人員應善于動腦思考，并靈活處理工作事宜，同時還要掌握企業各個部門的工作，掌握工作人員的崗位職責。同時，在企業工作協調過程中，辦公室人員必須積極主動做事，并對企業領導傳達的會議精神及時轉告給各個部門員工，同時還要將員工的意見及時上報。

結束語：綜上所述，現階段，為了強化企業辦公室管理創新及方法創新，企業辦公室人員應該站在時代發展的角度上考慮問題，根據企業經營發展的實際情況，不斷學習新知識和管理方法，還要在工作中不斷摸索出企業辦公室管理創新機制，在日常工作中做好自身的本職工作，提高企業辦公室管理水平，進而實現企業辦公室管理的創新發展。

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