論項目的時間管理

邵江梅

摘要：本文以我參與的民政視頻會議系統建設為例，探討了項目時間管理的具體應用。由于本項目的接入點多、設備多、地域廣，造成實施階段的時間緊，任務重，稍有差錯，就可能造成進度滯后，因此必須開展全面有效的時間管理。本文從項目計劃，活動資源估算，進度計劃等方面論述了該項目的具體做法和經驗，最后指出在項目的成本、質量和進度三個目標中，要以質量為根本。

關鍵詞： 項目計劃； 活動資源估算；進度計劃；網絡圖

2015年7月，我作為瀘西縣民政局下屬的一名計算機技術人員參與了我縣民政視頻會議系統建設，該視頻會議系統通過電信線路上聯到省、州，建設內容涉及采購視頻會議設備（視頻終端和會議管理軟件）、輔助設備（攝像頭、麥克風、調音臺、音視頻矩陣等），傳輸線路（電信），并完成這些設備的安裝集成。該系統采用E1專線方式組網，支持H.320協議 ，達到720P高清標準，要求實現全網高清，具備電信級穩定性和可靠性，建成后可與省、州召開雙向視頻會議。在該項目的建設中我擔任建設方代表，負責我局視頻會議系統的規劃與項目的管理。

為了保障項目的成功實施，我單位成立了項目管理小組，由主管領導掛帥組長，統一管理、協調。我擔任了建設方代表，參與了需求管理、采購管理、進度管理、風險管理、溝通管理等工作。在該項目的管理工作中，我們不僅要遵循政府采購項目的嚴格要求，也要遵循本單位在電子政務項目管理方面積累的過程資產，同時結合項目的具體特點，采取針對性的管理策略。該項目從招投標到實施階段的計劃進度為2個月，之后3個月為試運行階段，試運行通過之后才能組織驗收。該項目實施階段的時間緊，任務重，稍有差錯，就可能造成進度滯后。因此，我們十分重視該階段的時間管理工作，通過項目計劃， 活動資源估算，進度計劃等，并對進度展開監控，確保進度按計劃進行。

在項目計劃階段，我們以項目范圍說明書、WBS和WBS字典為主要依據，通過進一步分解、歷史項目模板和專家判斷的方法，識別和定義了項目的主要活動，產生項目活動清單、活動屬性表和里程碑清單。以實施階段為例，主要活動有：A調查實施點信息、B各實施點準備環境、C訂購設備、D設備到貨、E設備驗貨、F設備安裝和測試、G開通E1線路、H上下聯調、I試運行。在活動定義的基礎上，分析活動之間的邏輯關系，根據活動之間的緊前、緊后關系，利用前導圖法PDM對該階段的活動進行排序，得出了活動網絡圖。

根據網絡圖，我們分析出部分活動可以并行，于是采取同步推進的策略，同時進行這些活動，有助于縮短項目周期。網絡圖中，因為活動F涉及到有些工作要與省級、州、并行設備安裝和調試，實施點多，是網絡圖中最復雜的一項活動，因此我們專門針對F進行了細化。根據實施點和地理區域，將F分為省級、西北區、東北區、西南區和東南區5個區域所屬州市和縣區的設備安裝和集成活動，據此進行活動資源和歷時估算工作。

活動資源估算時，根據我們采取的分組同步實施的策略，對人力、物力等資源進行估算。

我們主要采用自下而上的估算方法，輔以歷史項目的經驗和專家判斷，結合項目管理計劃的要求，分別估算出每個活動的資源要求，然后進行匯總。本項目中的管理計劃中，我們要求實現建設方、承建方和建設方3方組成的代表共赴實施現場，完成現場實施的監督、測試、驗收和旁站監理工作，確保每一個實施點都符合項目要求。經過這個階段，我們得到了活動資源需求，以及資源分解結構RBS和資源日歷。活動資源需求描述了每個活動所需資源的類型和數量，RBS顯示了資源分類和類型，清晰明了，資源日歷顯示出資源在不同時間段上的可用性，有助于資源調整和平衡。

活動歷時估算是制定項目計劃的基礎，它直接關系到整個項目所需總體時間的估算，這也是我們在時間管理中花費精力最多的一項工作。在此階段我們用的最多的還是類比估算法。通過用以前類似項目的時間信息，結合專家判斷，對每個活動的歷時進行估算。如根據經驗，活動A調查實施點信息的主動權掌握在我方手中，一般在5個工作日內可以完成包括從發放調查表到收集反饋信息的全部工作。但是活動B實施點準備環境由于人員重視程度、物理環境等問題不一致，時間估算較難，我們給出了一個相對寬裕的時間為15天。而活動D設備到貨的時間一般為20天。活動F設備安裝和測試的歷時最難估算，因為有些工作涉及到要與省級、州、并行設備安裝和調試因此要綜合考慮各個實施點的交通、氣候、人員效率等因素，我們根據經驗估算為7天（交通+實施+并行）。活動估算中，我們都給出了一定的預留時間，作為應對意外情況的一種彈性緩沖。

合理的進度計劃項目成功的關鍵。在前面的工作基礎上，我們掌握了足夠的數據和信息來制定進度計劃。我們使用MS Project2003來創建整個項目的進度計劃，標識了里程碑，作為進度管理的總體依據。針對復雜的項目活動，還單獨采用帶日期信息的項目進度網絡圖來進一步細化，反映出活動的邏輯依賴關系，有助于對項目進度的動態優化管理。我們召開建設方，建設方和監理方參與的進度計劃評審會，評審批準了制定的項目進度計劃，作為下一步管理的進度基準；會上通過詳細的討論，將實現進度計劃的工作責任分配到人，職責分明有利于項目按計劃展開。

進度計劃實際上一個管理未來的工作，而未來充滿了變數，因此才會說計劃趕不上變化，這就要求對進度進行控制，保證它按照計劃的要求發展。我們建立了項目周報制度，建設方必須每周向監理方和承建方提交項目進展報告，對當前項目進展情況進行詳細報告，給出進度提前或滯后的原因，提出需要解決的問題和困難；對于突發問題可能造成進度滯后的，必須馬上報告，以便于及時調整進度，采取措施解決問題。每一個階段結束時，我們都要召開評審會，對階段性工作進行確認、總結，并決定是否調整下一階段的進度計劃。我們還主動針對關鍵活動進行績效策略和偏差分析，采用計劃比較甘特圖，將計劃進度和實際進度表示在同一個圖中，便于分析哪些活動按計劃進行，哪些活動出現了偏差，重點關注出現進度偏差的活動，分析引起進度提前的原因和進度滯后的原因，決定是否采取糾偏措施。例如活動F進行過程中，就出現提前5天完成實施的情況，但這次進度提前并不是好事。據用戶反映，該小組在實施點僅完成了設備安裝和調試，沒有按要求進行理線，線纜沒有貼標簽。我們及時針對該小組的情況召開協調會，對該小組人員進行批評，要求承建方再次派出人員對這些實施點進行返工。并且要求今后每一個實施點完成之后必須對實施情況拍照為證，現場培訓必須經過用戶簽字確認，否則不予驗收。由于之前制定計劃時有預留時間，這次返工基本沒有對整個進度計劃產生影響。

該項目于2015年12月通過驗收，正式投入使用。該系統極大地滿足了政務運作中頻繁的視頻會議的需求，節約了大量會務成本和差旅費用。該項目能夠成功，在很大程度上得益于全面有效的時間管理。尤其是針對實施階段的進行的時間管理活動，確保了本項目能夠按進度計劃進行。但是總結該項目的得失，也提醒我們一個值得注意的問題：在項目的成本、質量和進度三個目標中，質量才是根本，成本和進度都是為質量服務的。如果項目質量達不到要求，那么成本再節約，進度再短，這個項目都不會令人滿意的。在今后的項目中，要樹立質量第一的觀念，不能一味追求進度和成本，而犧牲了質量。

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