事業單位檔案管理創新與改革研究

陳建勇

摘要：隨著大眾創業這個新時代的來臨，以及事業單位改革的迫切性，檔案管理作為事業工作單位中重要的工作環節也同樣面臨極大的創新與改革。傳統的檔案管理模式在不斷的發展中顯露出明顯的不足，它不僅僅降低了事業單位的工作效率，甚至造成事業單位的客戶流失，嚴重影響事業單位的運營和發展。本文就事業單位檔案管理的現狀、存在的問題以及如何創新與改革做出了研究探討。

關鍵詞：事業單位；創新；改革

引言：

由于事業單位人員密集，資料利用時間參差不齊，導致對檔案管理工作造成了一定程度上的阻礙，但檔案管理工作作為事業單位的重要組成部分，記錄了事業單位多年的工作痕跡以及人員變動，是事業單位在進行相關活動時重要的參考資料和憑證。在新時代的發展下，對事業單位檔案管理工作也提出了新的要求，只有改變傳統的檔案管理模式才能做到與事業單位同步發展，提高事業單位的工作效率。

一、事業單位檔案管理工作現狀

現今社會大部分的事業單位對于檔案管理工作仍停留在紙張進行檔案管理的傳統管理模式下，這不僅增加了檔案管理人員本身的工作強度，而且降低了事業單位的整體工作效率。事業單位本身對檔案管理工作的重視程度不高也是降低事業單位工作效率的重要原因，并且由于事業單位對檔案管理程度的不重視使得檔案管理人員素質參差不齊，大部分檔案管理理人員對檔案管理工作并沒有一個深刻的認知和專業的管理能力，使得事業單位在人力資源完善、人事崗位變動方面變得更為復雜。

二、傳統事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）事業單位對檔案管理工作重視程度不高

檔案管理對于事業單位把握人事變動，開展各項業務有著不可或缺的作用，而這恰恰是事業單位在日常經營活動的最容易忽視的問題。多數事業單位并不了解檔案對于了解各項歷史工作記錄，處理相關工作，依法維護單位權利的重要意義，所以導致事業單位對檔案管理工作的重視程度不高。

（二）檔案管理人員綜合素質及專業能力欠缺

隨著大眾創業時代的來臨，事業單位面臨著嚴峻的全面改革，也對相關工作人員的綜合能力和素質有著更高的要求。為了使檔案管理工作順利進行，這就需要檔案管理工作人員有著專業的業務能力以及較高的綜合素質。然而，就目前的形勢看，檔案管理工作人員有著較大的不確定性和臨時性，缺乏檔案管理的專業技能，也同樣缺乏快速學習并適應新事物的能力。這使得傳統的檔案管理工作很難得到創新與改革。

（三）檔案管理工具陳舊

由于傳統的檔案管理工作仍停留在紙張記錄的模式，導致檔案管理面臨著許多潛在的危險，沒有給檔案管理提供一個相對安全的環境，并且部分事業單位對檔案管理工作重視程度不高，使得檔案管理設施設備短缺，新設備引入不及時，甚至檔案管理室都有較大的臨時性和隨意性。檔案管理人員的缺乏相應的基礎管理能力和培訓，使得在進行新設備的引入及學習不及時，嚴重影響了檔案管理的效率，不利于檔案的保存工作。

三、事業單位檔案管理創新與改革的意義

由于事業單位的檔案管理作為該單位確保任務順利進行的重要憑證和必不可少的參考資料，因此檔案管理的創新與改革在在當今社會更有著十分重要的意義。隨著社會的不斷發展，完整的單位檔案不僅可以保證事業單位業務的順利開展，而且對于保障事業單位的合法權益也有著重要意義。為了使事業單位的內部結構得以全面完善，積極運營，事業單位可以使用多種設備進行檔案管理，這樣不僅節省了大量的人力、物力、財力，并且對提高檔案管理人員的專業技能起著重要的作用。

四、事業單位檔案管理創新與改革的方法及策略

（一）完善檔案管理制度

完善管理制度是進行創新與改革檔案管理工作的首要任務。它不僅可以使檔案管理工作人員對檔案管理工作有一個全面系統的認識，也有助于檔案管理人員把握工作重點和方向。制定相應的獎罰制度有利于調動起檔案管理人員工作的積極性及熱情度。給檔案管理人員提供一個相對舒適的工作環境，也有助于提高團隊凝聚力和組織協調能力，確保以后工作可以順利高效的進行。結合事業單位自身實際情況，管理人員需要嚴格執行管理制度，規范檔案管理人員的行為，充分發揮管理制度的作用，并且使得檔案管理人員的綜合素質得到顯著提升，為事業單位創造出更高的價值。在完善檔案管理制度的過程中，對于原有的管理制度應結合實際情況，取其精華，去其糟粕，摒棄不適合事業單位的部分，使其可以更好的適用于事業單位自身。

（二）創新檔案管理模式

傳統的檔案管理模式仍以紙質版為主，由于事業單位的工作人員眾多，導致在查找相關工作記錄或人員資料時浪費了大量的時間和人員，并且查找十分不方便，那么，在事業單位檔案管理工作中引入現代化的機器和設備實施對檔案資料的管理成為了必不可少的關鍵步驟。完善事業管理單位的硬件設施可以提高檔案管理的工作效率，減少了許多多余的步驟，節省人力和時間。引進現代化的機器設備，可以建立一個完整的管理體系，形成現代化的檢索系統，所有資料保留在設備里，查找時只需要輸入關鍵詞便可以快速找到想要找到的資料，使得檔案的利用率更高。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

為了更好地服務于事業單位，要求檔案管理人員的專業能力和綜合素質需要不斷的加強和提高。想要解決檔案管理工作中存在的諸多問題，提高檔案還離人員的綜合素質也是一個不可忽視的重要問題。由于傳統檔案管理工作人員的臨時性及不專業性，所以在現代事業單位檔案管理工作的改革與創新中，應招納一批專業能力與綜合素質雙優的專業型人才來負責檔案管理工作。并且，新型的檔案管理工作需要引進先進的設備，所以事業單位高層管理人員需要不定期組織檔案管理人員進行新設備的學習及培訓，使得檔案管理人員的專業能力得到提升。同時，單位內部對與檔案管理人員的福利寄予也是不可忽視的，這對于營造一個積極向上，不斷創新的集體環境有著至關重要的作用。

（四）提高檔案管理保密性的重視程度

現代科技的飛速發展導致隱私保密程度越來越困難，而檔案對事業單位的多項經營活動以及人員信息都有著詳細的記錄，所以，在進行檔案管理工作的創新與改革時，尤其要重視起對單位檔案保密性的管理，提高對檔案管理保密性的重視程度。在日常工作中，我們應及時做好電腦資料的備份，并由專人保管，對相關電子設備做好檢查，監控及預警工作，對重要文件實施多層加密，防止不法分子通過技術手段盜取資料，造成難以估計的財產損失。

（五）增加對檔案管理工作的資金支持

增加對檔案管理工作資金的支持，可以使檔案管理部門用于引進新型的設施設備，特別是建造現代化先進的檔案室，實現現代化的檔案管理，高效的利用檔案資源，減少人員和物資的浪費，方便公眾的利益。而且，為培養專業型人才則需要為員工組織專業的培訓和學習，這些專業知識將應用于以后的檔案管理工作中，為事業單位提升工作效率以及經濟效益。只有相關管理人員提高對檔案管理的重視程度，加大資金支持，才能更好地完成事業單位檔案管理工作的創新與改革。

結束語：

在我國飛速發展的進程中，任何事物的創新與改革都是不可避免的，也只有通過創新與改革，事物才能找到其最適合的發展模式。傳統的檔案管理工作在發展過程中暴露出的問題我們必須高度重視，并結合自身實際，刻不容緩地尋找合適自己單位的改革與創新，提高檔案管理人員的專業能力與綜合素質，營造良好的工作環境，引進先進的設施設備，使檔案管理工作高效、順利的發展下去。

參考文獻：

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