談如何加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室檔案工作

燕桂春

摘要：檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級辦公室管理的主要工作。檔案不僅記錄著當?shù)氐陌l(fā)展歷史和各部門的運行情況，還為加強單位內(nèi)部管理提供了依據(jù)。但是由于我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級辦公室管理環(huán)境的限制，從領(lǐng)導(dǎo)到基層管理者對檔案管理工作缺乏認識，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級辦公室的檔案始終得不到有效的管理與利用，針對此，本文從檔案管理工作的重要性出發(fā)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級辦公室檔案工作中存在的問題以及相關(guān)對策進行探究。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作；問題對策

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程以及建設(shè)成就，反映了鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新農(nóng)村建設(shè)中的作用，也成為新時期加強黨的思想政策方針的落實、改善政府服務(wù)職能的依據(jù)。因此，作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級辦公室的基礎(chǔ)性工作，加強檔案管理成為當前社會發(fā)展的必然要求。從鄉(xiāng)鎮(zhèn)的整體發(fā)展來看，檔案就相當于其“信息中樞”，政府各部門的工作計劃、工作方法、項目落實標準等都能夠在檔案中得到反映，這不僅為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的信息分析提供了條件，更便利了上級的監(jiān)督與檢查。但是在信息化不斷推進的背景下，我國許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理情況并沒有得到有效的改善，其中檔案缺失、檔案記錄方式陳舊、應(yīng)用價值不高等問題普遍存在。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室檔案工作中存在的問題

1.缺乏對檔案管理的足夠認識。目前在鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室的檔案工作中，無論是領(lǐng)導(dǎo)者還是管理人員都缺乏對檔案重要性的足夠認識。在管理中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作通常交由黨政辦公室人員進行處理，但是由于該部門人員復(fù)雜，且缺乏明確的職責劃分，使得檔案管理存在一定的空白區(qū)，甚至一些重要檔案沒有專人整理，造成了信息的缺失。領(lǐng)導(dǎo)者作為內(nèi)部管理的“一把手”，其態(tài)度和認識對檔案管理工作有著直接的影響，如一些領(lǐng)導(dǎo)將檔案當作了政府工作的簡單記錄，再加上檔案部門屬于內(nèi)部機構(gòu)，并不能直接服務(wù)民眾，因此，其內(nèi)部資源規(guī)劃中會也有所傾斜，從而影響檔案管理環(huán)境的建設(shè)。

2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室檔案管理人員缺乏。人員是檔案管理工作的主導(dǎo)者，但是目前在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作中，人員缺乏、管理素質(zhì)不高的問題普遍存在。具體來講，缺乏專門的管理人員，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案由黨政辦公室人員管理，而不是專門的檔案管理機構(gòu)，這樣多數(shù)管理人員只能兼職管理，降低了對檔案工作的責任感；流動性較強，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級辦公室的檔案管理工作受到忽視，使得管理人員缺乏工作熱情，常常被調(diào)動，再加上兼職較多，同一份檔案在不同人員手中交接，為檔案遺漏、丟失埋下了隱患；人員的素質(zhì)有待提高，檔案管理常常被認為缺乏“技術(shù)含量”，難以吸引到專業(yè)的管理人員，只能由一些非專業(yè)人士頂替，其在工作中業(yè)務(wù)不熟練或者延續(xù)著傳統(tǒng)的管理方法，造成了檔案管理的失效。

3.檔案管理制度的不健全。目前在鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室的檔案管理中，制度的缺失是一方面原因，由于缺乏專門的管理機構(gòu)，制度在構(gòu)建中也難以健全，對于檔案的收集、保存、保密、借閱等缺乏明確規(guī)定，因此，在出現(xiàn)管理失誤的時候也難以追究責任。此外，檔案制度落實也存在一定的困難，雖然鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室也會根據(jù)《行政事業(yè)單位檔案管理制度》《檔案法》制定相應(yīng)的管理制度，但是實際執(zhí)行效果卻得不到保證，制度的存在形同虛設(shè)。

二、加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室檔案管理工作的對策

1.加強宣傳，提高對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的認識。思想認識作為行動的先導(dǎo)，其在推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作優(yōu)化中發(fā)揮著指導(dǎo)作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以身作則，提高自身的思想認識，結(jié)合信息時代的發(fā)展要求，對檔案管理工作進行重新定位。首先從加強內(nèi)部管理的角度，重視檔案管理，以保證各部門、各政府項目工作都能夠得到完善的記錄并形成檔案，以供后續(xù)的參考與監(jiān)督。其次，配合宣傳部門，加強服檔案管理的宣傳，從部門領(lǐng)導(dǎo)到基層的管理人員都應(yīng)該參與到檔案管理工作中來，以便于專門管理機構(gòu)的收集與整合工作的順利進行。最后，推動制度完善，根據(jù)部門的基本要求，對檔案管理進行制度規(guī)范，以提高部門人員對于檔案管理工作的認識。

2.完善編制，提高檔案管理人員素質(zhì)。完善的人員編制是強化工作責任、提高職員工作熱情的基礎(chǔ)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中，相關(guān)部門應(yīng)該積極落實責任制，提高管理人員素質(zhì)。首先設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)，并利用專職人員進行檔案管理，以確保政府的每一項工作都能夠真實完整記錄，利用責任制控制工作中的敷衍、推脫等行為。其次，穩(wěn)定人員編制，避免人員流動，提高管理人員的工資待遇，同時制定嚴格的交接制度，落實交接程序，明確交接責任，避免檔案在人員流動中丟失。最后，注重人員培養(yǎng)，目前多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)已經(jīng)開始引入信息化檔案管理，相關(guān)部門應(yīng)該結(jié)合時代要求，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出新的要求，以提高其業(yè)務(wù)熟練程度，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理信息化水平。

3.健全制度，完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作環(huán)境。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室的檔案管理中，要想在單位內(nèi)部營造一個良好的檔案管理環(huán)境，就應(yīng)該對制度進行建設(shè)、完善與落實。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該督促專門機構(gòu)根據(jù)《行政事業(yè)單位檔案管理制度》以及《檔案法》制定系統(tǒng)的管理制度，同時結(jié)合當?shù)氐陌l(fā)展實際，作出更為細化的要求，以確保制度的可行性。此外，在內(nèi)部管理中，應(yīng)該利用監(jiān)督機制的構(gòu)建，對檔案管理制度的執(zhí)行情況進行驗收，對于其中存在的管理失誤追究責任，以提高相關(guān)人員檔案管理的責任感，推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)。

4.重視服務(wù)，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的利用價值。為了做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，相關(guān)部門應(yīng)該注重對其服務(wù)功能的開發(fā)。從內(nèi)部管理來講，檔案管理部門應(yīng)該利用信息集散地的功能，明確各部門的工作的職責范圍，提高工作效率，并為領(lǐng)導(dǎo)者的工作提供依據(jù)。從服務(wù)民眾來講，應(yīng)拓展服務(wù)內(nèi)容，將檔案管理機構(gòu)發(fā)展成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化休閑場所，以便于民眾的信息查找與咨詢，豐富民眾的生活，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

三、結(jié)束語

總之，隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新農(nóng)村建設(shè)中的作用也逐漸凸顯，鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室應(yīng)該打破傳統(tǒng)管理觀念中對檔案工作的忽視，從信息時代的角度出發(fā)，確定檔案管理機構(gòu)“信息集散地”的地位，同時加強制度的完善、人才的培養(yǎng)以及服務(wù)模式的創(chuàng)新，以提高檔案的應(yīng)用價值，通過檔案管理提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的內(nèi)部管理水平。

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