淺議文書檔案管理工作創(chuàng)新

徐海杰

摘要：文書檔案管理工作是單位正常運行和可持續(xù)發(fā)展的重要前提，本文論述了文書檔案管理制度和人員素質(zhì)的創(chuàng)新，提出了文書檔案在利用和再加工工作方面的措施和設想，旨在提高文書檔案管理工作效率，更好地發(fā)揮文書檔案在單位建設中的作用。

關鍵詞：文書檔案；管理；創(chuàng)新

創(chuàng)新是人類社會進步的動力，是國家和民族屹立于世界民族之林的基礎。然而創(chuàng)新并不是否定一切，必須充分吸取前人的經(jīng)驗和教訓。離開了繼承，創(chuàng)新就成了無源之水。檔案則是記錄前人經(jīng)驗和教訓的重要載體，助力創(chuàng)新，參與創(chuàng)新，檔案人責無旁貸。

文書檔案管理工作是一項政治性、技術性、機密性和服務性較強的工作；文書檔案管理工作是單位正常健康運行的重要前提，是黨和國家、企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。文書檔案管理工作不僅可以為黨群工作和行政管理提供重要的指引方向，而且為經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術管理工作提供可靠的理論和素材支撐。因此，加強文書檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要深遠意義。

一、文書檔案管理制度創(chuàng)新

文書檔案管理制度的建立不僅是檔案管理規(guī)范化的關鍵，同時也是檔案管理工作的行為準則，更是有效保障檔案管理工作順利開展的基礎內(nèi)容。長期以來，文書檔案管理工作受黨 政機關管理影響，往往側(cè)重檔案的整理和收集，輕視檔案的實際應用，使得文書檔案自身的真正價值未能得以充分展示。結合單位實際工作狀況，對原有檔案管理制度中所包含的收集、整理、分類、排列、鑒定、借閱以及銷毀等一系列環(huán)節(jié)進行改革與創(chuàng)新，把每項工作環(huán)節(jié)進一步細化，責任明確到位，同時把大事記、組織沿革、專題檔案編研、重要領導人物傳記等各項檔案信息深層次加工工作制度化、規(guī)范化，鼓勵檔案管理人員投入更多的時間和精力開展文書檔案信息轉(zhuǎn)化利用工作。

二、文書檔案管理人員素質(zhì)創(chuàng)新

文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量高低。文書檔 案管理人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變文書檔案管理工作局面的關鍵。特別是隨著機構改革、人事制度改革的繼續(xù)深化，各部門工作人員減少，工作量增加，文書檔案管理工作將面臨更大的壓力。一方面，文書檔案管理人員在處理好日常工作的同時要主動學習和積累相關知識，積極參與再培訓再教育，努力增強自己的業(yè)務本領；另一方面，要建立和實行檔案管理人員考核機制，定期對文書檔案管理工作進行考核和評價，同時創(chuàng)新激勵機制，物質(zhì)獎勵、檔案工作晉升和懲處并行，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性和創(chuàng)新能力，切實促進文書檔案管理工作的有效開展。

三、文書檔案整理和檢索方式創(chuàng)新

文書檔案整理和檢索方式的創(chuàng)新是實現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容之一。文書檔案工作的技術手段和設備條件是提高文書檔案管理工作效率和確保檔案管理工作服務質(zhì)量的重要條件，也是文書檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎。

1.計算機在文書檔案管理工作中的應用

目前，文書檔案管理工作還基本沿用以往的手工管理模式，計算機技術在文書檔案管理中的應用大多情況僅僅是目錄的輸入、輸出和檢索，其他應用還有待深入研究和開發(fā)。隨著計算機技術的廣泛應用和辦公自動化程度的提高，可通過網(wǎng)絡信息技術將文書檔案管理部門與單位其他部門聯(lián)系起來，實現(xiàn)文書檔案信息的共享，加強各部門之間的合作與交流，提高 文書檔案信息服務的效率和質(zhì)量，為單位的發(fā)展決策提供有力的支持。

2.文書檔案整理方法和檢索技巧的應用

文書檔案管理工作是一項極其繁瑣復雜、要求高且技術性強的工作。我們在日常工作中需多留心注意檔案整理方法和檢索技巧，提高工作效率。目前一些單位文書檔案管理采用年度—問題—保管期限分類法，問題分類法需要在問題與問題之間互相排斥性的理解和把握上花費很大精力，并且對檔案工作人員的業(yè)務能力要求很高。對于某個文件，不能因為特殊原因而輕易改變其問題屬類，上一年度放入哪個問題屬類，這一年度仍要放入此問題屬類，否則會給以后的查找利用增添不必要的麻煩。問題分類法在文件檢索方面具有絕對優(yōu)勢，只要熟練運用，就可以做到在完全不借助任何檢索工具的情況下直接找到文件。

四、文書檔案利用和再加工工作創(chuàng)新

我們不應把文書檔案束之高閣，要將“死檔案”變成“活資源”，重視文書檔案再加工工作，多方面提高檔案利用率，以便更好地為單位的發(fā)展服務。

1.文書檔案管理工作不能只停留在每年收集整理多少份文件材料、立卷歸檔多少案卷、提供利用服務多少卷次和人次等。檔案管理人員應該將自己從繁瑣的手工檔案整理事務中解放出來，將更多的時間和精力投入到檔案信息的深層次加工和轉(zhuǎn)化利用上。例如我們把原來手工操作的三點一線棉線裝訂法改為不銹鋼訂書針裝訂法；把收集來的文件材料首先依據(jù)文件所涉及的工作內(nèi)容和重要程度做預分類，后期再做不同的歸檔整理。

2.定期在單位辦公內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布一些相關的文書檔案目錄和大家普遍關心的政策性文件；在不同工作階段和特定工作時期，發(fā)布適應工作要求的信息文件等，為相關工作人員和領導提供工作便利，促進工作水平和工作效率的提高，同時發(fā)掘檔案資源的價值，提高檔案工作的認可度。

3.根據(jù)不同領導分管工作的范圍，就某一特定專題，對相關檔案文件材料進行整理匯編，為領導的決策提供參考和依據(jù)，為單位的發(fā)展貢獻一份力量。

4.單位工作的健康可持續(xù)發(fā)展離不開領導層的正確決策。我們可以選擇那些為單位的發(fā)展做出卓越貢獻的領導、專家等，專門給他們做人物傳記，記錄他們的工作經(jīng)歷，藉此反映單位的發(fā)展歷史。

5.為了更直觀地展示單位的發(fā)展歷史和演變過程，對單位歷史沿革文件材料進行匯編，作為單位職工“愛單位教育”的生動素材，增強職工對單位的認同感、自豪感和責任感，提 高干部職工開展生產(chǎn)、服務的積極性和主動性。

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