信息化背景下公路竣工檔案管理研究

文/王建鵬

概述

信息化是以現代通信、網絡、數據庫技術為基礎，將各要素匯總至數據庫，培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，可極大提高各種行為效率，降低成本，為推動人類社會進步提供極大技術支持。“十三五”時期，我國公路交通事業發展躍上新臺階。全國公路總里程近520萬公里，高速公路通車里程達16.1萬公里，有力支撐國家重大戰略實施和全面建成小康社會目標如期實現。其中，臨沂市“十三五”末高速公路里程達687.3公里，較“十二五”末增長34%。截至2020年底，全市公路總里程30856.3公里，面積密度179.48公里/百平方公里，位于全省第11位。國省干線總里程達2494.1公里，面積密度達14.5公里/百平方公里，累計完成大中修工程16個，共計464公里，普通國省優良路率84.68%。根據《臨沂市國省干線公路“十四五”發展規劃》，“十四五”時期，全市將圍繞“四個一流”建設，到2025年構建“四縱五橫”高速公路網和“二環十一射九連”市域快速干線公路網，形成“153060”公路出行圈。隨著公路事業發展，由此產生的公路竣工檔案呈現出大幅增長態勢。臨沂市公路事業發展中心以公路竣工檔案信息化建設為突破口，不斷提升檔案管理信息化水平，助力公路檔案管理和公路事業發展不斷取得新成就。

1 信息化背景下公路竣工檔案意義

公路檔案管理是公路事業發展的重要組成部分，也是公路事業發展的重要基礎信息。隨著計算機、互聯網、物聯網信息技術在公路檔案管理中的深度運用，公路竣工檔案得以信息化，提升公路檔案管理整體現代化水平。

1.1 促進檔案科學發展的有效方式

公路項目建設周期長、參建單位多、形成周期長，這就使得公路檔案管理需要經歷漫長而復雜的過程。從公路項目立項、規劃、設計到建設、竣工驗收等各個階段，在不同階段檔案的收集、整理由不同單位或部門實施，增加了公路檔案管理的難度。公路檔案信息化建設能夠有效推動檔案管理一體化，與辦公自動化融為一體，將檔案信息化管理納入公路項目自動化管理系統，實現公路項目建設與檔案信息化同步推進、同步落實。

1.2 提升檔案管理效率的有效路徑

隨著公路事業的快速發展，公路項目建設規模越來越大，由此所產生的公路檔案數量和內容越來越多。作為公路管理部門，從公路項目立項、設計、規劃、施工、竣工驗收到后期的運營、維護和管理，納入到檔案管理范疇的資料信息持續增加。因此，從公路項目建設期到運營期的檔案進行信息化管理，為公路項目建設和運營管理提供翔實的資料信息，增強公路管理部門管理決策的科學性、準確性。也是提升公路項目檔案管理效率、發揮公路項目檔案社會效益的重要支撐。

1.3 實現信息資源共享的有效措施

傳統管理模式下，公路項目檔案管理與其他部門或科室之間的檔案信息，由于跨部門而導致信息共享不暢，成為“信息孤島”。將公路竣工檔案信息化，達到一次性信息收集、整理，數次產出，遠程服務，進一步縮短二次文獻信息編著時間，提高公路竣工檔案資源利用的時效性。運用計算機信息技術、互聯網、物聯網技術，實現公路項目檔案跨部門、跨區域共享，突破了檔案管理的時空、區域限制。

2 信息化背景下公路竣工檔案形成

公路竣工檔案涵蓋了公路建設過程中形成的具有保存價值的文字、聲像、圖表等公路建設過程中的各種信息總稱，產生于公路項目建設決策、規劃、設計、施工、竣工驗收的全過程，是后期公路維護、管理的重要依據。《公路工程竣（交）工驗收辦法實施細則》要求，公路建設項目竣工驗收的一項前提要求是完成竣工檔案編制。其中，設計、勘測、監理、施工等參建單位均是竣工檔案編制單位，信息化建設也由這些參建單位共同完成。

圖1 竣工檔案電子化形成及管理

2.1 施工文件信息化

竣工檔案信息化內容中75%左右為施工文件，施工文件資料涵蓋了項目立項、規劃到竣工驗收等全過程，具有時間跨度大、范圍廣等特點。為確保施工文件信息化按時按質完成，主要通過質量檢驗評定系統及試驗數據處理系統完成其信息化。在公路項目建設過程中，工程用表及劃分原則、評定工序統一下，劃分工程系統。在公路項目單位、分布及分項工程臺賬劃分基礎上，從施工工藝、施工工序兩個方面形成施工文件。并將試驗數據處理系統和質量檢驗數據采集過程中形成的數據信息，這些信息及時生成試驗記錄、試驗報告、施工檢測表、檢查表，以及工程評定表等若干施工資料。后期，公路工程項目圖表繪制、業務計算、數據統計等均在系統中完成。公路項目單位、分部及分項工程質量評定則根據系統中生成的若干質量評定表，經簽字、歸檔后，由系統自動完成。并輸出相應的公路工程項目質檢報告、試驗報告，與各工程部位相關聯，最終形成紙質檔案。

圖2 公路檔案電子化信息管理流程

2.2 圖紙資料信息化

公路竣工檔案中含有大量的設計圖、變更圖和竣工圖，這些圖紙資料信息化是信息化背景下公路工程檔案管理的重要內容。其中，設計圖與變更圖來自公路項目設計單位和施工單位，在設計、施工單位形成紙質和電子文件，并統一按照PDF格式保存。竣工圖則是公路工程檔案后期運營、養護的現實依據，其信息化管理應由施工與咨詢單位共同完成。其中，施工單位主要以施工圖DWG格式的AutoCAD文件為藍本，并考慮到公路工程項目變更報告及設計修訂、補充，形成竣工草圖。咨詢單位應定期督導和檢查公路分項工程部門完成竣工草圖，由施工部門報監理部門審查，再由工程監理部門將竣工圖報公路項目管理處審核，審核通過后由咨詢單位統一繪制，并形成電子文件，及時收錄至公路工程檔案管理信息系統。

2.3 其他文件信息化

除了施工文件和圖紙資料外，公路工程項目可行性研究報告、設計基礎資料、設計文件資料、工程管理資料、竣工文件資料，以及工程項目科研資料等，也需要及時進行信息化處理。其中，Excel、Word，以及AutoCAD的DWG格式電子文件，直接錄入檔案管理信息系統，實現信息化管理。無電子文件的紙質文件，應將其信息化掃描成PDF格式文本，經整理符合歸檔要求后錄入檔案管理信息系統。

2.4 案卷目錄信息化

竣工檔案后期檢索利用離不開案卷目錄的信息化處理。通過建立統一的數據庫管理，將公路項目施工電子文件、圖紙資料電子化，以及聲像資料等與各部位、工程部門建立關聯，實現檢索、利用的信息化。利用竣工檔案管理系統、三維可視信息平臺，實現竣工檔案管理系統、試驗數據處理系統、質量檢驗評定系統歸口統一管理，并實現公路工程電子文件與單位、分布、分項工程建立關聯關系，可通過三維成像系統實現檢索利用。

3 信息化背景下公路竣工檔案目標

信息化背景下公路竣工檔案管理的核心，是利用現代通信技術、網絡技術和計算機技術等先進的信息技術手段，解決公路工程項目建設過程中檔案信息采集、加工、檢索和利用，提升信息管理的現代化水平。公路竣工檔案信息化管理的目標如下：

3.1 現場資料規范化管理

公路竣工項目檔案信息化管理，要實現的是將現場資料進行規范管理，將公路工程項目的規范管理、公路工程的科學劃分（WBS），以及公路工程圖表的直接銜接，從而實現現場資料的規范化管理，進一步簡化公路工程項目設計、規劃、施工、監理過程中填報圖表程序，使現場資料內容填寫、格式選擇更加科學、規范，管理更加高效。

3.2 構建科學化管理體系

信息化背景下公路竣工檔案管理的目標之一，是要將現場資料的產生與公路工程項目建設、養護進度計劃及資料檢查有機結合，構建完整的現場資料管理體系，從公路工程項目檔案現場資料、填報、審核、審批、檢查等全流程、全環節信息管理系統化、科學化，實現質量關口前移，提升現場資料管理質量。

3.3 實現資料自動化編制

通過公路工程檔案信息系統平臺建設，實現現場資料的自動編制、自動導入，實現公路工程檔案資料編制的自動化，確保檔案編制更加規范、準確，提高竣工檔案編制效率，減少后期竣工驗收階段信息歸檔工作量，進一步縮短竣工檔案編制的時間。

3.4 建立檔案智能化審查

通過現場資料規范化管理、構建科學化管理體系、實現資料自動化編制，在此基礎上，實現公路竣工檔案資料網絡化審核、計算機智能化審查，使檔案審查更加準確、完整、高效和系統，提升檔案資料檢索、利用效率。并通過信息化管理，隨時做好公路工程竣工資料數據統計分析，為公路項目竣工驗收、養護管理提供第一手翔實資料。

4 信息化背景下公路竣工檔案策略

公路項目，尤其是大型公路項目具有參建單位眾多、建設規模大、工期長等特點，以竣工檔案信息化建設為突破口，可有效提升公路檔案管理的整體水平。

4.1 提前接入，構建信息化管理網絡

根據“三同步”原則，資料員及檔案管理部門應提前介入，就公路項目竣工檔案信息化做足準備工作。例如，根據公路項目建設實際，及時編制《公路項目竣工文件編制與檔案信息化管理實施辦法》，并以檔案及信息化建設為基礎，編制《×××公路項目監理及施工單位公路建設信息管理系統管理辦法》，并出臺的相關制度、規定和細則印發至所有參建單位，要求及時組織傳達學習，嚴格執行。在此基礎上，要求各參建單位進場后根據其工作職能，制定相應的檔案信息化管理規章制度，成立竣工文件編制領導組、人員網絡圖，構建由項目總工或總經理、資料員、檔案員、班組長等共同構成檔案信息化管理網絡。

4.2 科技運用，搭建信息化管理平臺

公路檔案信息化建設離不開相應的平臺作為支撐和保障。從平臺的軟硬件配置、軟件開發、應用標準、網絡結構及運行等方面，構建平臺應用的一致性和可擴展性，既立足當前，又著眼長遠。如，根據某公路竣工檔案管理的需要，在SQL、Domino等先進數據庫技術基礎上，建立涵蓋HDS（竣工文檔管理系統）、HCS（工程建設管理系統）、HQS（工程質量管理系統）等為一體的多功能公路項目檔案管理信息系統。在該系統平臺上，工程質量管理系統可將施工文件直接導入竣工文檔管理系統收集區，將電子文件按施工工序整理、歸檔，以件為單位處理，轉換為PDF通用格式；編制竣工圖時，CAD圖可直接進行修改；DWG格式電子版圖轉換成PDF不可編輯格式圖像文件歸檔，使公路項目在施工及工序必備環節形成的檔案資料及時歸檔。

4.3 強化督導，提升信息化隊伍素能

公路工程項目檔案信息化建設是一個長期的、復雜的過程，既需要檔案管理部門人員積極落實，也需要參建項目檔案參與者共同配合完成。其中，檔案隊伍的業務素能以及信息化水平起著重要作用。為此，公路項目參建方應重點加強計算機信息技術、網絡技術、物聯網技術，以及各種信息化軟硬件的應用培訓，從公路項目工程質量、計量質量，以及檔案管理等全面實現信息化管理。如，項目公司組織公路項目全線各標段檔案管理者的工程建設管理系統、竣工文檔管理系統，以及工程質量管理系統的應用培訓，必要時，邀請系統研制單位派員講解系統應用。檔案管理員及時深入各參建單位進行系統應用指導，尤其是到公路項目建設各標段進行現場指導，發現問題及時解決。

4.4 注重安全，構筑信息化堅實屏障

信息化背景下公路檔案管理面臨著諸多的非傳統安全因素威脅，因此，要更加注意信息化背景下公路項目檔案信息安全、網絡安全。為此，要求施工、監理等單位，在運用檔案信息化管理系統，如HCS、HQS、HDS等系統時，應使用專用計算機。安排計算機人員做好檔案網絡系統維護、升級，以及定期病毒查殺工作，安裝正版殺毒軟件。涉密計算機應實行物理隔離，不得與互聯網鏈接。建立電子檔案備份制度，定期對系統中的電子文件進行實時備份，確保檔案信息安全。制定檔案信息化安全監管，將信息安全落實落細，落實到具體部門和具體人員，切實增強信息化背景下公路竣工檔案安全。