HIS系統中藥品效期預警模塊在藥品日常管理工作中的創新性應用

張景雙 郭 妹

（廈門市仙岳醫院藥學部，福建 廈門 361210）

藥品效期管理是藥品日常管理工作中的重要環節，是控制藥品質量的重要手段之一。效期管理工作涉及全院所有藥品，這些藥品分布疏散且品種繁多[1]，是管理工作中的難點[2]。傳統的效期預警模式采用人工填寫效期登記表和貨柜擺放效期紅黃牌標識的方式，這種拉網式方法檢查[3]容易造成近效期藥品的遺漏或過期藥品的流出。因為近效期品種沒有作及時處理（比如子藥房間的調撥或退貨出庫），造成部分貴重藥品的報廢；在給醫院造成經濟損失的同時，也增加了醫患之間的矛盾和醫療糾紛。

某院于2016年1月實施藥品效期預警模塊以來，實現藥品效期管理工作標準化、規范化、程序化、信息化。避免了庫存滯銷導致不必要的藥品報損，也減輕藥學人員的工作強度。因此，藥品效期管理工作是保證藥品質量、確保用藥安全、避免藥品浪費的重要前提[4]。

1 軟硬件要求及實施區域[5]

1.1 硬件要求：采用華為服務器、EMC CX磁盤柜作為服務器存儲件、前端工作站采用聯想品牌機。

1.2 軟件要求：采用LINUX網絡操作系統；ORACLE為數據庫系統；DELPHI為開發語言；WIND7位桌面操作系統。

1.3 實施區域：廈門市仙岳醫院西藥庫、門診藥房、住院藥房及社區藥房。

2 藥品效期預警模塊相關參數的設定與解釋

2.1 預警標識的設定：當效期＜6個月，該藥品預警標識顯示“紅色”；當6個月＜效期＜10個月，藥品預警標識顯示“紅色；”效期＞10個月時，預警解除顯示“綠色”標識。

2.2 用藥頻率和用藥數量的設定：用藥頻率指藥品1個月之內出庫類型為“門診處方”或者“調撥出庫”時單據數的總和。用藥數量：藥品一個月內出庫類型為“門診處方”或者“調撥出庫”時的出庫藥品量。

2.3 滯銷天數的定義：該品種最近一次使用記錄（單據類型顯示為門診處方或調撥出庫）距離今天的天數。

2.4 藥品報損率=月藥品報損金額金額/月藥品出庫總額。

3 藥品效期預警模塊的操作流程

3.1 電子藥品效期表的生成：以門診西藥房的電子藥品效期表的生成為例，來展示效期預警模塊的具體操作流程。每個月月底之前工作人員進入效期預警系統，輸入失效預警天數300，點擊查詢電子藥品效期表生成。電腦界面顯示300 d之內失效的所有品種，以失效天數由少到多的順序進行排列。界面顯示信息包括藥品名稱、規格、批號、庫存數、失效日期及天數、最后使用日期等。

3.2 出現預警標識品種預處理方案的生成：180 d之內失效顯示“紅色”預警標識的品種，系統會根據各個子藥房間該品種的使用頻率或用藥數量（可預先設置二選一）進行排序，選定使用頻率或數量最多的藥房作為推薦調撥業務單元。如果該品種各個子藥房間都沒有使用記錄，系統會提示建議做退藥出庫處理，預處理方案一欄會顯示“西藥庫”，處理方式為“退藥出庫”。

3.3 近效期品種預處理方案的實施：處理方案生成后，根據推薦的處理方式及業務單元進行雙方確認核實，核實完將電子藥品效期表連同處理方案上報到部門負責人處[6]。之后進入處理流程，作藥房間的調撥出庫處理或退藥出庫到西藥庫。

3.4 效期預警模塊在門診藥品發放工作中的作用：假設門診藥房有一批效期＜6個月的藥品正處于調劑狀態，系統根據這個藥品批次對應的紅色預警標識打印在藥品標簽上，提醒發藥人員該藥為近效期品種，在核對、發放時請做好用藥交代。清晰、醒目的效期警示標簽，也方便患者自我警醒，避免服用過期的藥品。

3.5 效期預警模塊對滯銷品種的處理：假設藥房有連續2個月以上未使用的品種，且有效期在6～12個月，系統并不會出現預警標識，這時該藥品處于滯銷狀態。工作人員可在電子藥品效期表中以效期天數、滯銷天數為條件進行過濾和排序。效期天數設為180～360 d；滯銷天數設為60 d，且其排列順序為降序。滯銷品種篩選完畢，根據預處理方案的提示進入下一環節，作退藥出庫處理或繼續動態觀察，使得藥品的效期管理時刻處于一個動態的持續性預警狀態中[7]。

4 新舊兩種藥品效期預警模式相關指標的對比

4.1 新舊效期預警模式下的報廢品種數及金額的對比：對新型藥品效期預警模塊實施前的2015年度（對照組）和實施后2016年度（實驗組）的HIS系統里報損相關指標數據進行分析。表1可見采用新效期預警模式月均報廢品種數為（1.66±1.07），相比傳統模式（2.83±1.90）顯著減少，P＜0.05；月均報廢金額由（150.34±110.53）下降至（59.28±48.47），P＜0.01；年報損率由0.0282‰下降至0.0105‰。

表1 兩種模式下報廢品種數和金額對比結果（±s）

表1 兩種模式下報廢品種數和金額對比結果（±s）

分析指標 月均報廢品種數月均報廢金額(元) 年報損率(‰)新效期預警模式(2016年) 1.66±1.07 59.28±48.47 0.0105舊效期預警模式(2015年) 2.83±1.90 150.34±110.53 0.0282 P＜0.05 ＜0.05 -

4.2 新舊效期預警模式下人力消耗與投訴量的比較：對以新舊效期預警模式實施前后1年的效期管理時間成本及藥品質量問題投訴量進行分析。表2可見采用新效期預警模式，效期管理表生成時間由舊模式下4～5 h減少至新模式下的1 min，大大地提高藥學人員在效期管理方面的工作效率；門診關于藥品質量問題的投訴量由（1.58±0.71）下降至（0.75±0.42）（P＜0.01），有效地減少了因為效期管理不當帶來的藥品質量問題。

表2 兩種模式下工作量、投訴量對比結果（±s）

表2 兩種模式下工作量、投訴量對比結果（±s）

藥品質量問題投訴量新效期預警模式(2016年) 1.0 0.75±0.42舊效期預警模式(2015年) 242.5 1.58±0.71 P-＜0.01分析指標 效期管理表生成時間(min)

5 討論與分析

5.1 藥品效期預警模塊在藥品日常管理工作中的優勢：計算機作為現代化管理工具取代了傳統的手工管理，促進了藥品效期管理的標準化、規范化、智能化、程序化。充分利用計算機技術，以藥品效期預警模塊為工具對藥房藥品效期管理環節進行智能優化、精簡。上述新舊藥品效期預警模式的相關數據對比表明，藥品效期預警模塊能對滯銷藥品進行提前預警處理，實現了藥品資源在醫院里的優化配置，減少資源浪費，避免醫院不必要的經濟損失。效期預警模塊的應用不僅提高藥學人員的工作效率，同時杜絕將過期藥品發放給患者，保障患者用藥的安全、有效。為患者提供安全、貼心的藥學服務的同時獲得患者信任，為醫院帶來了良好的形象和聲譽[8]。

5.2 藥品效期預警模塊的不足之處：新型效期預警模式實現了藥品管理的智能化，但是更多于藥品管理的存儲養護、使用環節起作用。要全方位地實現藥品的效期管理，要結合藥房的四級管理模式[9]，做到責任區域的劃分及加強科室質控工作[10]。對于藥品的購進環節，藥庫管理員要時刻關注近效期品種的動態使用情況，以藥品近期的終端使用量為依據擬定采購計劃單，不僅僅是以藥品的出庫量為參考。不排除因為領藥人員的疏忽導致個別品種請領數量過多，導致近效期藥品的滯銷(實際終端使用量并沒有增加)。藥品效期預警模塊適用區域有限，僅為西藥庫及各子藥房，而對于各病區急救藥品柜的品種起不到預警作用。所以藥學部要定期公布近效期急救藥品的名稱、批次、效期等信息，提醒各病區進行及時報廢及更換。

5.3 藥品效期預警模塊推廣過程中需要注意的問題：藥品效期預警模塊功能齊全、操作簡單，可根據不同藥房間的特點進行個性化設置，滿足全院所有品種效期管理的需求。但是在實施中也有要注意的問題：①比如庫房管理人員在錄入藥品信息如效期、批號等時，須格外認真，不容有疏忽，避免效期錄入錯誤影響藥品效期預警信息的真實性。②藥品效期表達方式常用的有兩種：有效期和失效期。在效期錄入時要統一規范其格式，避免格式不一造成對藥品效期的誤判，從而導致失效品種流出藥房。③其次藥庫、門診藥房、住院藥房間藥品的出入庫、調撥等要以批號為準，做的藥品的先進先出、近效先出、按批次發貨[11]，保證系統里的藥品基本信息與實物相符。④再者藥學部應該定期開展有關藥品效期管理方面的培訓工作，組織藥學人員進行有針對性學習，使藥品管理人員形成良好的管理意識[12]。這樣才能確保HIS系統中藥品效期預警模塊在醫院各子藥房間的順利推廣。

綜上所述，新型藥品效期預警模塊在某院藥房的應用效果比較理想，在節約醫藥資源、人力投入及減少醫患矛盾方面給醫院帶來很大的益處，進一步改進值得全院推廣使用。

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