對繼續教育管理信息化建設的相關探究

欒健　孟瑩　董國平

[摘? ? ? ? ? ?要]? 隨著社會的不斷發展，信息技術在日常生活的應用中也越來越廣泛。所以作為繼續教育行業，要想更好地利用信息技術提高日常的工作效率，就要對信息技術在實際工作中的應用意義與操作流程進行深入的研究，從而將信息技術有效地落實到檔案管理信息化建設與檔案制度完善的工作中，促進繼續教育行業更好發展。

[關? ? 鍵? ?詞]? 繼續教育;檔案管理;信息化建設

[中圖分類號]? G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2018）35-0294-01

繼續教育檔案管理信息化建設是指在對學校的檔案資源進行歸納、整合與管理時，將網絡技術科學合理地利用，從而使管理效率提高，應用起來更加便捷。在傳統的繼續教育檔案管理工作中，大多都是采用人工管理，由于任務繁多，經常會出現不同程度的失誤，所以這就需要相關的工作人員積極探索，創新教學方式，將繼續教育信息管理化建設作為行業發展中的重要工作內容。本文就如何更好地推進繼續教育檔案管理信息化建設做如下探討，以供參考。

一、繼續教育檔案管理信息化的意義

要想更好實施檔案管理信息化建設，就需要相關的工作人員熟練掌握計算機的基礎知識與操作方法，對檔案信息化管理進行操控，有效發揮信息技術的作用，提高檔案管理的價值[1]。其意義主要表現為以下幾個方面：

（一）提高整體工作效率

利用信息化進行繼續教育的檔案管理，可以使相關的部門以及工作人員從繁重的工作中解脫出來，省下大部分的時間進行檔案的收編工作，從而使檔案管理人員的工作時間發揮有效的價值，提高檔案管理部門的整體工作效率。

（二）省時省力

在傳統的繼續教育檔案管理工作中，一直都是采用人工收集、歸納、編號、管理的方式，最后上交相關單位供其使用，這種工作方式由于工作量大、信息種類繁多、工作內容復雜，嚴重制約了工作的效率，費時費力。但是，將信息技術在繼續教育檔案管理中利用后，就可以有效避免上述問題的發生，信息只需要使用網絡技術進行一次錄入，就可以隨時隨地供人多次使用，而且還能將已經錄入的信息進行數據的共享，使工作人員可以同時進行檔案信息的瀏覽，相關收發文單據、表格、檔案目錄、備考表、封面的打印，從而有效提高了管理人員的工作效率。

（三）信息查詢方便

在傳統的繼續教育檔案信息管理中，要想對某一本檔案進行查閱，就需要相關的工作人員將所有的檔案目錄找出來，然后根據目錄去檔案室一本一本地翻閱，占用了工作人員大量的工作時間[2]。采用檔案管理信息化以后，檔案管理人員就可以利用計算機中的綜合查詢、分組查詢、模糊查詢以及多種查詢方式快速地將所需要的信息查詢出來，避免檔案管理人員出現工作時間被浪費的現象。

二、推動繼續教育檔案管理信息化建設的策略

（一）建立健全的繼續教育檔案管理制度

在傳統的檔案管理中，由于檔案管理的相關規章制度不夠健全，導致許多檔案收集工作做得不夠全面，甚至還會出現檔案填寫信息內容不全、信息格式不規范等問題，使繼續教育的檔案管理工作缺乏相應的準確性與完整性。所以，要想更好地應用信息化技術完善繼續教育檔案管理工作，就需要相關的管理部門提高對檔案管理的監督力度，建立完善的管理體系。如，在繼續教育的檔案管理中，要對檔案信息中的文字與圖片備份，避免信息的缺失。同時，在完成信息內容的錄入后，要有專門的工作人員進行信息的質檢，對漏填的信息進行及時補充，以保證檔案信息準確無誤，內容完整。另外，要由專門的工作人員負責，對繼續教育學員之前的紙質檔案與網絡平臺中的檔案進行抽查與比對，從而有效提升信息設備的安全性。這樣一來，就可以有效地為繼續教育管理工作建立一個完整的管理體系，從而使檔案管理工作變得規范化，使檔案管理規章制度的實用價值得到充分發揮。

（二）增加檔案管理的資金投入

在現階段的繼續教育檔案管理中，大部分管理部門都缺少專門的檔案存放處，導致檔案信息管理環境不能滿足防水、防潮、防蟲的基本條件，經常出現檔案破損、信息丟失的現象。針對這種情況，就需要繼續教育檔案管理部門，增加對檔案管理信息化建設的投入，改善紙質檔案的存放環境，增加先進儀器設備的數量，與優質的信息技術公司合作，開發出一套符合實際情況的應用軟件。同時，要選擇高分辨率與三維立體圖像存儲的設備，將學生檔案信息中的文件資料、圖片、視頻進行統一管理。同時，也要在使用過程中規范人員的操作方式，使繼續教育檔案管理信息化建設過程更加制度化與規范化，以達到延長設備使用壽命的目的。

（三）提升信息化設備管理人員專業水平

在以往的檔案管理中，由于沒有調配專業的管理人員，導致許多檔案管理人員在工作中都會出現工作態度消極，對檔案管理缺乏正確認識的現象[3]。所以就需要引進專業的技術人員，對現有人員的管理水平進行培訓，從而使信息管理人員的職業素養與業務水平得到有效提高。同時，定期組織檔案管理信息化的交流學會，讓相關的檔案管理人員通過相互之間的經驗交流取長補短，更好地發展繼續教育檔案管理信息化建設。

總而言之，在繼續教育檔案管理工作中運用信息化管理已經成為教育行業不斷發展的必然趨勢，所以相關的檔案管理人員就要改變傳統的管理方式，將信息技術合理應用到管理工作中，并通過對管理工作中的多方面工作進行改善，促進繼續教育檔案管理信息化建設更順利地發展。

參考文獻：

[1]謝書鵬.對繼續教育檔案管理信息化建設的相關探究[J].企業導報，2016（20）：43.

[2]王曉蕾.關于繼續教育檔案管理信息化建設的相關研究[J].辦公室業務，2017（8）：90.

[3]杜慧玲.論高校成人繼續教育檔案管理工作信息化建設[J].陜西檔案，2014（2）：26-27.