企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

權新芳

眾所周知，知識在任何時代都是十分重要的，而隨之知識經濟的到來，知識已經開始變成促進人類發展的關鍵內容。在這一時代的發展過程中，管理最主要的重心就是要統籌好知識管理，當前最主要的競爭從根本上來說都是圍繞人才競爭進行的，人力資源管理已經成為知識管理重中之重，而人事檔案管理直接地影響到人力資源管理的效率。基于此，人事檔案工作已經逐漸成為企業人力資源管理的關鍵點。

目前來說，知識管理的中心就是人力資源的系統管理。而有效的人力資源管理能夠直接影響到人事檔案管理。人事檔案管理和人力資源管理兩者的關系是相互影響相互促進的，人事檔案管理的發展會促進企業人力資源管理的發展。在當前新的發展形勢下，原有的人事檔案管理根本適應不了新的時代需求，這就意味著人事檔案管理工作改革之路仍然還很長。本文主要圍繞就企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求作簡要分析。

一、人事檔案管理對人力資源管理的提出的新要求

根據目前新的發展形勢來看，當前已經進入知識經濟的時代，人力資源管理需要擺脫原先的管理模式，應用新的管理模式，這樣才能保證人力資源管理能夠適應新時代的發展要求。在這樣的大背景下，人事檔案管理工作仍然還有很多需要進一步完善的地方，也提出一些的要求。

（一）人事檔案是企業檔案的關鍵，應突出企業文化的特點，以更好地服務于企業核心價值體系。

（二）人事檔案是企業價值評價體系最基本的工作，信息價值評價是人事檔案信息的主要參考對象，人事檔案人員所提供的信息應該要由原先的單一評價向多層次綜合評價轉變，并把這些信息記錄在案，與此同時，要保證個人信息和組織團隊信息的關聯性。

（三）人事檔案工作是企業價值分配制度的基礎。在提供相關聯分配信息的同時，人事檔案還必須要記錄和更新價值分配結果的反饋信息。

（四）職業化是分析人力資源管理水平的主要參考依據。基于此，人事檔案還需要收集并充分利用相關聯的職業化信息。

二、人事檔案管理對人力資源管理的重要性

（一）提供真實有效的數據和信息以方便整理和分析人事檔案，這樣才能夠對員工的一些真實的工作經驗和經歷有一定了解，從而可以分析出員工現在的工作能力。人事檔案管理能夠保證消息的即時有效，優化人力資源管理的內部環境，從而最大限度地提升人力資源管理工作的效率。依據人事檔案資料，合理安排員工，還能充分發揮出他們地優勢，這樣才能留住企業人才。基于此，人事檔案管理能夠更好地發揮出人力資源管理的特點。

（二）有利于更好地把握預測人力資源的需求點，企業相關負責人在整理和分析人事檔案后，可以針對企業發展需要了解需要的人才類別，這樣才能制定一個真實有效的人力資源計劃。

三、當前我國企業人事檔案管理中主要問題的問題

（一）人事檔案材料不齊全，真實性不高

一般情況下，絕大多數的人事檔案所填寫的內容主要都是贊揚成分，很少會填寫過失或是其他方面的內容，這就很難讓企業做到全方位的分析人力資源。甚至有些材料所描述的個人狀況會出現前后矛盾的現象，沒很多所描述的個人狀況存在很多虛假成分，這些所描寫的內容僅僅是為了滿足個人需要。此類現象十分常見，很大程度上影響著人力資源正常的管理工作。

（二）企業檔案管理機制相對死板

隨著市場經濟的深入發展，絕大多數的企業用人機制都是十分靈活變通的，而那些仍然采用的是原先檔案管理機制根本無法滿足企業靈活人才機制的需要。企業在實際的招聘過程中會把重心放在員工的個人能力，而針對這個員工之前的職場信息不會特別重視，大部分企業主要通過合同或相關協議來管理和約束員工，而不再是側重于人事檔案。員工只要依據企業規章制度履行好企業合同、協議，就可以自主選擇合適自己的工作。而隨著用工制度的改革、人才的競爭環境以及相關法律法規的限定，會有很多員工會考慮選擇更好的福利待遇或是更有興趣和提升空間的工作，這些人一旦回到原來的單位要求按照規章制度取走人事檔案時，部分企業往往會更多考慮自身企業的利益而拒絕這一合理要求，這樣長此與往就會有人檔脫節、人質檔案、檔案克隆、虛假檔案等不良現象。與此同時，假設一個企業人才流動很不穩定的情況下，會影響到人力資源管理機制的作用。

（三）相對落后的企業人事檔案的管理方法

隨著信息技術的高速發展，人們的社會生活水平有著很大的提高，計算機技術正被廣泛應用于眾多領域。然后仍然有部分企業或是某些單位采用的是手工填寫的方式、用檔案袋裝資料等行為進行檔案管理，有部分企業即使已經在人事檔案管理過程中運用計算機技術，卻只是用于簡單的整理，并沒有突出計算機的優勢。這種情況不僅很難適應時代發展的需要，更是加大管理著管理難度。

（四）人事檔案的開發使用率不高

目前來說，很多企業只是很被動的利用員工人事檔案。具體來說假設領導或有關部門并未主動要求，基本上容易被忽略。而即使利用的材料也僅僅是黨團材料以及工資調資方面的，真正運用于人才選拔、培養開發及預算等方面的少之又少，很難真正體現出人事檔案應有的價值。

（五）人事檔案整整理規范性不強

目前，有很多企業并沒有設立專門負責整理人事檔案的部門或是安排專職人員，而部分企業即使設立相關部門但缺乏實際的專職人員。很多情況下都缺乏認真的審核和鑒定，也沒有真正意義上去鑒別檔案內容的真實性，造成很時候一些企業的人事檔案管理十分混亂。

四、人事檔案管理工作的可行性策略研究

（一）改革創新檔案管理制度和方式，提升人事檔案整體的管理水平

一般來說，要重點圍繞管理人員缺失問題、管理資金不足問題、相關機器設備落后問題等現象進行針對性的改革。

1.在管理體制上要實行集中化的管理模式。利用信息化技術和先進的設備系統化的管理好人事檔案，以保證人事檔案的綜合化利用，這樣可以讓人事檔案能夠更好的服務于人力資源管理工作。

2.建立健全先進的信息資源管理系統，這樣才能真正意義上提高企業人事管理的工作效率。

3.完善人事檔案信息數據庫，要保證儲存在人事檔案信息數據庫的數據要真實準確全面。這樣企業的管理人員可以通過數據庫，進行針對性的人員信息數據查詢和統計，這樣可以最大程度地保證人事檔案工作的利用率，還能更加深入地挖掘人事檔案的其他價值。

（二）采取實際方案保證人事檔案的真實性

1.針對人事檔案信息的收集這方面的工作，首要原則就是要實事求是，要保證所填寫的信息真實有效。

2.重視檔案法規的宣傳工作。人事檔案管理的工作人員要清醒地認識到按規定程序和制度調用檔案是基礎，另外要對及時對一些規章制度修改完善，并做到貫徹落實，這樣就能夠最大限度地避免出現虛假檔案等不良現象。

（三）提升人事檔案管理工作人員的專業素養

檔案工作的主體就是檔案管理的工作人員。人事檔案管理的工作人員不僅要有很好的道德價值觀，還要不斷充實自身的專業知識。另外還需要依據不同行業工作的特性，進行針對性的培養。與此同時，要重點培養檔案管理人員的服務意識，加強各部分的分工和協作，從而才能更好地優化人事檔案管理。

五、結束語

綜上所述，人事檔案可以為企業選拔人才，考察和提拔企業內部員工提供一些參考和依據，在企業人力資源管理過程中顯得尤為重要。優化人事檔案的管理能夠直接地影響到企業人力資源管理的水平和效率，更有甚者會影響到企業的競爭力。就以目前來說，我國企業的人事檔案管理大多仍處于發展階段，存在著諸多問題。基于此，企業要不斷改革和創新，最大限度地發揮出人事檔案管理的作用與價值。另外在信息技術和知識經濟的大環境下，企業和相應的管理人員要充分運用新型技術，從而更好地實現人事檔案的有效管理，這樣才能保證企業的可持續性發展。（作者單位為洛陽石化醫院）