淺析城市環境衛生檔案管理及利用

武婷婷

【摘要】近幾年，隨著經濟的發展以及城市化進程的加快，人們對于城市環境衛生越來越重視。因此加快建設并完善環境衛生檔案管理工作，解決現有及預防可能發生的問題，使其能夠實現工作條理化、清晰化、規范化的運作形式，為加快我國環境衛生建設打下良好的物質基礎。

【關鍵詞】環境衛生；檔案管理；措施

一、環境衛生檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強

首先表現為環境衛生部門的檔案管理意識不強，對于檔案管理工作的重視程度不高，直接導致了部門機構的檔案管理體系處于混亂的狀態，一方面，從部門管理者到檔案管理人員，對于檔案管理的重要性還停留在對于紙質型文件的保存，而對于其它類型的實物及其他服務參數數據的保護基本處于停滯狀態，信息丟失嚴重狀況較為嚴重；一方面，由于管理意識不強，導致了在現階段多數環境衛生檔案的管理方式多以手動記錄為主體，對于信息科技的運用較為滯后在效率及工作質量上無法做到準確無誤。

（二）檔案管理方式和管理水平與城市

發展速度不相適應隨著城鎮建設速度的不斷加快，城市都市化客觀上要求城市規劃、建設、管理必須科學化、專業化，并應當具有高度廣泛的社會性和統一性。這就要求檔案管理要與時俱進，趁勢發展，不僅真實記錄城市發展歷史，還要為城市管理提供服務，為城市專業化、特色化改造提供參考依據。但是，當前城市環境衛生檔案管理方式改進速度和水平提升速度遠遠低于城市發展速度。諸多涉及城市環境衛生的建設項目，如生活廢水和雨水分流排泄系統，生活和工業廢水的無害化處理，城市生活垃圾填埋，以及通信、電力網絡布設等等，從規劃設計、建設到施工，都分屬不同的部門和單位負責，建設和管理等內容被人為分割成多個碎塊，建設檔案等技術資料自然也由多個部門和單位分散管理。部門塊狀管理雖然簡捷省事，但缺乏橫向、縱向聯系，難以形成系統化、集約化檔案管理格局。保管城市環衛技術檔案的許多單位中，有國有單位，更多的是民營企業。很多單位不僅缺乏專業檔案保管場所，而且缺乏統一的管理標準。筆者在所屬各單位檢查時發現，不按要求分類立卷，專業技術檔案與行政檔案合卷混裝等現象較為普遍。甚至有的怕麻煩，只歸檔文件正文，不歸檔作為附件的技術圖紙、表格和說明書，嚴重背離了檔案初衷。不規范的管理，造成檔案資料發霉氧化變色，或被蟲蛀，造成城市環境衛生技術檔案損壞和缺失。收集和歸檔尚且如此，更難做到專卷專管。這些落后的管理手段，難以適應城市大都化發展需求，如遇突發事件，很難為應急處置提供技術支撐。

（三）檔案利用率不高

制約檔案利用的主要原因是城市環境衛生檔案沒有電子化和檔案條塊分割管理模式難以得到有效解決。承擔城市環衛建設的部門和施工單位之間缺乏聯系，各自為政。政府部門管理和服務方式滯后，沒有建成可供社會查詢和使用的電子化網絡，致使城市環境衛生檔案利用尚處在初級階段，利用率較低。如環境衛生基礎設施、城市各類管線布設“挖了建，建了再挖，再挖了再建”等現象反復出現，甚至施工方往往在不知情的情況下將其他部門的設施在己方施工時損壞，引發矛盾和資源浪費。

二、提高環境衛生檔案管理工作效能的有效策略

（一）監理環境衛生檔案管理體系

應當針對原有環境衛生管理體系制度的建立要逐步完善和細化，在傳統原有的檔案管理方式大多沿用了計劃性經濟體制下的檔案管理模式，其文件數據的歸檔與分類流程總體呈現出內容反復、程序復雜的狀況，同時由于環境衛生事業所要進行檔案歸檔的信息內容數據量龐大，原有的檔案管理運行流程已經不能夠適應新時期的工作模式，因此建立制度明確、體系明細、運轉效率高的體系迫在眉睫。

（二）建立共享機制，實現檔案便捷利用

一是要嚴把檔案收集關。應當由專門的檔案管理部門將城市垃圾處理、城市雨污管線布設、城市污水處理、城市電力及通信管網布設等涉及城市基礎設施、環境衛生管理工作的檔案信息收集齊全，建立專業的技術檔案室，專人負責管理。二是逐步建立健全城市環境衛生檔案電子數據庫，發揮計算機存儲檔案信息的優勢。將紙質文檔進行掃描，建立PDF格式數據庫。有條件的可以建立包含地下管網、電力通訊網線、公共衛生設施布設等基礎設施信息的城市環境衛生矢量地圖，供政府領導和管理部門決策時參閱。在縣級政府城市管理和環境衛生管理部門門戶網上設立專欄，將適宜公開的檔案信息在網絡公開，方便相關部門、單位和社會公眾查詢。

（三）加強檔案管理人員的業務培訓

加強檔案管理人員的業務培訓，提高相關業務人員的執業能力和檔案管理服務意識，通過系統、科學的業務技能培訓，將具有較高科技含量的信息化技術引入到環境衛生檔案管理工作中去，特別是針對環境衛生涉及內容范圍廣、數據信息量大等特征，以電子計算機為數據信息歸檔為載體，分門別類實現數字化管理模式，以提升業務人員熟練操作電子設備為前提，提高檔案歸檔的精準度，同時為檔案管理隊伍帶來新的管理理念和提升，整體提升檔案管理人員的管理能力，提升企業的檔案管理水平。

三、結語

城市環境衛生檔案管理是一項綜合性強、涉及面廣的工作，具有廣泛的社會性。檔案管理部門要認真研究新問題，探索新思路，破解新難題。不斷采用新技術，提高管理效能，推進便捷查詢和利用，最大限度地發揮城市環境衛生檔案的作用，為城市建設和發展提供強有力支撐。