檔案管理過程中的主要問題以及應對措施

嘎日迪

【摘要】隨著我國的綜合國力在不斷的加強，檔案管理工作在社會的各個行業當中都有著重要的作用，通過對檔案的整理、分類、保存以及管理，可以建立一個單位內部的信息資料系統，在具體的工作過程中，方便資料信息的使用和提取，對于單位各部門工作都有配合和促進的作用。檔案管理工作應該根據不同實際狀況，配合是社會進步的要求，不斷完善。因此，本文探討在檔案管理過程中存在的各種問題，并針對此提出建議性的應對措施。

【關鍵詞】檔案管理；問題；應對措施

在每個部門的發展過程中，往往會產生很多重要的信息資料，而這些信息資料的保存便會在使用過程中有序地歸置到檔案中，產生一定的記錄作用，對于部門的各種活動、重大事項、典型事跡等都進行記載和保留。檔案的最大作用就是能夠在部門的發展道路上提供歷史性的鋪墊。比如在提高經濟水平方面，財務部門能夠提取檔案中歷年的經營隋況，對各項數據作出對比，在之前舊模式的基礎上改善和創新，從而使部門得到長足發展。

一、檔案管理過程中存在的主要問題

（一）缺乏對檔案管理工作的重視

目前，雖然很多的企業都陸續開展了對檔案的管理工作。但是，在實踐的工作過程中，尚且有很多的企業對檔案管理工作缺乏重視，或者雖然制定了檔案管理工作的制度，但是執行力度不夠等。這些現象歸根結底還是由于很多企業的管理人員或者工作人員并沒有認識到檔案管理工作的重要性，甚至對檔案管理工作的開展存在著一定的誤區。檔案管理工作不是簡單的對一些資料進行保存，它的有效開展可以給企業帶來經濟利益。很多單位在工作過程中對檔案的要求就是不要隨意亂借，不要弄丟，要能夠應付上級的檢查。這些都源于企業缺乏對檔案管理工作的重視。

（二）檔案管理內部與外部環境不達標，質量低下

得不到重視的檔案管理工作，只有素質低下的管理人員和簡陋的硬件設施。檔案管理工作其實是一項非常專業的資料管理工作，它需要專業人員進行有序的整理和把關，提高檔案的利用率。但是很多部門的檔案管理人員自身素質低下，對檔案管理的基礎流程不清不楚，也沒有具備完整的計算機操作技術，所以檔案管理工作總是會表現得更加繁雜和冗長，不利于檔案管理工作效率的提高。另外，很多部門為檔案建立的儲存室設施簡陋，辦公環境差，甚至沒有專門放置檔案的文件夾和書櫥，這也在很大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提高。

（三）對檔案重要性認識程度不夠

檔案管理工作對于國家和社會發展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國檔案管理科學化水平提高的重要因素之一，即為相關領域的工作人員對于檔案的重要性認識程度不夠。部分工作人員認為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有檔案管理企業也能照常運轉。由于此種意識和觀念長期存在，造成了工作人員在進行檔案管理工作時，工作不積極態度不認真，進而導致了檔案管理工作效率低下，檔案管理過程中文件丟失的情況也時有發生。

二、解決檔案管理工作中問題的對策措施

（一）加強對檔案管理工作的重視

如上文研究指出，檔案管理工作的開展對于企業的健康發展大有裨益。在日常的經營過程中，企業要加強對檔案管理工作的重視以及關注，要在企業的經營過程中培訓全體工作人員檔案管理的意識，企業的管理人員更要在企業的機構設置與日常管理過程中對檔案管理給予充分的重視，設置足夠多的專業管理人才，從思想上引起重視，從實際行動中加強管理，確保企業檔案管理工作的有效開展。

（二）在保證檔案管理工作具有良好管理環境的同時，部門還需要強調檔案管理工作的保密性

檔案是部門內部工作的歷年資料和一些機密材料，屬于部門內部機密性文件，檔案對于部門在同行競爭中是非常重要的存在意義。所以在這個基礎上，就需要部門的檔案管理人員注意檔案管理的保密性，意識到部門檔案泄漏的危險性。部門需要時刻培養部門內部人員對于部門檔案的保密意識，在日常工作中工作人員要提高警惕性，不隨便在部門外部復印部門檔案，不隨便與部門外部人員討論檔案內容，不隨便將檔案擱置在辦公區域以外的地方，妥善保存檔案，讓每一個工作人員都具有一定的危機意識，加強對檔案的保護和保密措施。在此基礎上，部門還需要制定相應的機密泄露懲罰措施，在警示全體員工的同時，對機密泄露帶來的一系列損失有一定程度上的彌補。

（三）加大經費投入，促進檔案管理方式的創新

經費投入是保證檔案管理工作健康發展的關鍵，檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到庫藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實庫藏內容，提高庫藏質量的基礎上，有目的地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化，使其系統化、規范化，及時準確地為用戶提供服務。

三、結語

檔案的管理保存即為單位發展過程中具體的發展過程表現、結果的具體記錄，其中人員、技術、財務、業務等多種資料都得到了歸納管理。這些檔案的充分利用，可以為下一步的計劃制定、預應問題的應對提供有效的參考；推動工作的持續進行對于工作目標的明確、工作效率的提高都具有推動作用，通過各種細節的完善，使企業整體得到發展。