檔案信息化建設(shè)幾點(diǎn)對策

李偉　李樂樂

【摘要】檔案信息化建設(shè)是發(fā)展的大勢所趨，并且當(dāng)前已經(jīng)取得了一定的成效。但是需要注意的是，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的很多內(nèi)容偶讀還處于起步的嘗試階段，還有很多可以進(jìn)一步改進(jìn)的空間。為此，在文中就檔案信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；檔案管理；信息技術(shù)

檔案信息化建設(shè)是發(fā)展潮流，大勢所趨。要大力開展檔案信息化建設(shè)。就要改變檔案工作舊有管理模式，促使檔案管理工作從傳統(tǒng)的人力手工管理方式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代信息化管理方式，從長期封閉型或半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，使檔案事業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展要求而發(fā)生根本.『生變革。但是我們要清醒地認(rèn)識到，目前這種變革還處于起步的嘗試性階段，我國絕大多數(shù)檔案部門的信息化程度仍然很低，檔案中所蘊(yùn)藏的大量珍貴潛在資源并沒有得到及時充分的開發(fā)與利用。同時，檔案信息化建設(shè)過程中尚有許多問題亟待解決，檔案信息化建設(shè)的任務(wù)迫在眉睫。因此，要想更好地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，主要對策如下：

一、技術(shù)與設(shè)施的支撐

所謂“工欲善其事，必先利其器”，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)要有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的保障。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施將改變以往檔案工作的技術(shù)方法與技術(shù)手段，為檔案工作發(fā)展奠定強(qiáng)大的技術(shù)支持和物質(zhì)保障。因此，希望加大檔案管理設(shè)備的資金投入，引進(jìn)計算機(jī)管理，并配套添置一些必要的設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀等。方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機(jī)管理可以提高檔案的有效利用，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

二、部署完善檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)要符合國家、省、市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)應(yīng)具有電子文件收集、管理、存儲、利用等基本功能，包括登記著錄、數(shù)據(jù)審核、整理編目、接待查詢、檔案查詢、統(tǒng)計匯總、資料編研、庫房管理、鑒定銷毀、檔案移交、信息交流等多個使用模塊，能夠?qū)崿F(xiàn)OA系統(tǒng)文書檔案在線歸檔及專業(yè)檔案、聲像檔案、照片檔案、科技檔案、會計檔案、實(shí)物檔案等檔案資料的管理。檔案系統(tǒng)按權(quán)限為各部門和個人提供檔案目錄和網(wǎng)上查詢。

三、運(yùn)用計算機(jī)加快檔案更新處理速度

檔案的及時更新與移除是衡量檔案質(zhì)量的重要指標(biāo)。對此，建議利用計算機(jī)成批量處理、速度快、效率高的優(yōu)勢，對檔案材料進(jìn)行實(shí)時，同時，各單位要將檔案更新管理工作明確的納入目標(biāo)考核中，對其中的收集、管理、更新、移除，做出嚴(yán)格時間限制及考核細(xì)則。

四、提高檔案工作者的積極性

檔案物化并延續(xù)了人類的記憶，是聯(lián)系歷史、現(xiàn)今和未來的重要紐帶。當(dāng)今社會，檔案更是成為無形資產(chǎn)的主要記錄載體。但是憑心而言，檔案工作是默默無聞的，很多單位特別是公、檢、法等部門的領(lǐng)導(dǎo)都十分重視業(yè)務(wù)工作，對檔案工作的關(guān)心程度不夠，檔案工作者都是默默無聞的，這導(dǎo)致很多檔案工作人員對此意識不強(qiáng)，甚至覺得檔案工作可有可無，因而并不愿意奉獻(xiàn)自己的一腔熱血。對此，我們認(rèn)為要加強(qiáng)檔案工作重要性的宣傳教育，讓工作人員了解自己辦理的業(yè)務(wù)對單位發(fā)展乃至社會繁榮是有重大意義的，同時加大對檔案工作突出表現(xiàn)者的獎勵，使檔案工作真正深入人心。每個工作者都具有了工作熱情，工作效率的飛速提高就可想而知了。