提高辦公室檔案管理工作效率的路徑

郁波

【摘要】近幾年，隨著經濟的發展，我國辦公室工作越來越完善。并且隨著信息化技術的發展，已經融入了人們生活、工作的方方面面，我國已經全面進入了信息化時代，信息化時代對辦公室檔案管理工作也提出了更高的要求。企業的辦公室檔案管理面臨著一定的挑戰，如何做好檔案管理工作創新是人們非常關注的課題。

【關鍵詞】檔案管理；效率；措施

一、辦公室檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式落后

隨著的社會的不斷發展，很多單位的檔案管理工作走上了信息化管理道路。但是有些單位在檔案管理上還停留在傳統的管理模式中，尤其在單位領導重視程度不夠的情況下。沒有專職檔案管理員，有些兼職的檔案管理員專業能力有限，再加上不能及時接受規范化檔案管理培訓，檔案管理的方式方法都不能滿足科學化管理水平要求，從而導致不能夠很好地適應新時代對檔案管理工作的需要。

（二）檔案收集與歸檔工作觀念差

工作觀念影響著檔案管理人員的具體行為，在當前的辦公室檔案收集與歸檔工作中，檔案管理人員的工作觀念較差，將工作簡化為檔案收置，不能高效的進行工作。檔案收集與歸檔工作觀念差主要由兩個原因造成：第一個原因是辦公室領導對檔案收集與歸檔工作的重視不足，也就是說領導沒有重視檔案的作用，這在一定程度上影響了檔案管理人員的工作，降低了檔案收集與歸檔的效率。第二個原因是檔案管理人員對檔案收集與歸檔工作的重視不足，也就是說檔案管理人員的工作態度過于解怠，不能主動的進行檔案收集與歸檔工作，影響了辦公室的工作進度，加大了辦公室全體工作人員的工作壓力。

（三）辦公室檔案管理工作人員具備的信息技術能力不足

信息化時代要想充分利用信息技術和信息手段來創新辦公室檔案的管理工作，就要求辦公室檔案管理具備高素質的信息人才，充分利用信息化手段來促進檔案管理的發展。但是從實際的情況來看，很多企業對辦公室的檔案管理工作不夠重視，認為現有的辦公室檔案管理已經具有完善的體系，所以不需要引入專業的人才來進行管理創新，這種不正確的思想嚴重影響了檔案管理的信息化發展，缺乏專業人才，檔案管理工作人員的信息化技術能力普遍偏低，嚴重影響了檔案管理的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的方法

（一）樹立正確的檔案收集與歸檔工作觀念

辦公室領導和檔案管理人員要樹立正確的檔案收集與歸檔工作觀念，以此來保證檔案收集與歸檔工作的順利進行。辦公室領導要重視檔案的作用，了解檔案的價值，引導檔案管理人員進行檔案收集與歸檔工作，幫助檔案管理人員樹立正確的工作理念，并且要建立監督機制，監督檔案管理人員的工作過程，提升檔案管理人員的工作效率。除此之外，辦公室領導還要做好宣傳工作，讓辦公室全體人員了解檔案的重要性，并讓其他人員協助檔案管理人員工作，減輕檔案管理人員的工作壓力。檔案管理人員要端正工作態度，重視檔案收集與歸檔工作，主動收集、歸檔檔案，加快辦公室的工作進度，減輕辦公室全體工作人員的工作壓力。

（二）加強辦公室電子檔案管理

信息化時代辦公室檔案管理要改變傳統的服務方式，要轉變以往以紙質檔案為主的服務方式，加強電子檔案管理。因此，可以建立檔案管網站，及時收集相關的檔案信息和數據，實現檔案管理的網絡化和電子化。創建電子檔案數據中心，對所有部門的電子檔案進行統一管理，實現信息的共享，通過網站就能夠快速、高效地查詢相關的信息。和紙質檔案相比，電子檔案的保存更為長久，不會像紙質檔案一樣因紙質損壞而丟失信息。此外，電子信息在信息采集、整理和歸檔等方面的工作也更加便捷，能夠真正實現檔案管理的高效率，減輕管理人員的工作量。此外，可以在線采集各種數據信息和資料，并開展在線服務，這樣就能夠讓檔案的作用得到充分發揮，讓檔案管理發揮真正的用途，提高檔案資源的利用率，實現其應有的價值。

（三）樹立正確的創新服務觀念

事業單位的穩定健康發展，離不開辦公室檔案日常管理工作的效率和質量，想要實現事業單位的良好發展，就必然要提升和樹立正確的檔案管理創新服務觀念。新形勢背景下，現代化科學管理的方式應運而生，因此提升檔案管理的方式就必然要具有和加強創新服務意識，與時代相接軌，與時俱進創新管理檔案理念，提升檔案管理者的工作效率，以適應現代化進步發展的需求。

（四）對事業單位檔案管理制度進行完善

事業單位要想提高檔案管理工作的質量和效率，就要建立健全并且不斷地對檔案管理體系進行完善，根據辦公室檔案管理的實際情況，制定適用于辦公室檔案管理工作發展的方法和模式，以促使加強檔案管理的制度規范性和科學性管理方式。明晰檔案管理的工作進程，提升檔案管理職能人員的專業素養，避免出現違規的操作流程造成不必要的麻煩，以確保職能人員能夠有效和順利地進行檔案管理工作。

（五）開展管理技能培訓，加強管理職能人員的專業素養

檔案管理職能人員是檔案管理工作過程中的關鍵性存在，對檔案管理起到至關重要的作用。要想提高管理效果，就要培訓管理人員的管理技能和知識意識，同時也要培養和增強職能人員的專業素養，加深職能人員的管理技能和經驗，從而促使管理職能人員能夠積極有效地開展管理工作。

三、結語

日常辦公室檔案管理工作，是事業單位健康穩定發展的關鍵性助力，因此，事業單位應不斷加強和創新辦公室日常檔案管理工作，并且不斷建立健全和完善辦公室檔案的管理工作體系，提升管理職能人員的專業素養，從而推動創新檔案管理的方法，有效展開檔案管理工作。