新時期高校大學生流動人口檔案信息建設研究

陳學友

【摘要】隨著我國教育的發(fā)展，在目前幾乎人人都能讀大學的背景之下，高校的大學生流動人口占比逐年遞增，總體呈不斷增長的趨勢。大學生流動人口檔案在現(xiàn)階段以及今后的一個相當長的時期內(nèi)無論是對國家、單位或?qū)W生未來就業(yè)等方面都有著舉足輕重的作用。因此，高校大學生流動人口檔案信息建設變得越發(fā)的重要。而以往的檔案管理工作方法已不能完全適應目前高校流動人口檔案管理工作的要求，所以目前高校需要加強檔案管理信息化建設，以維護學校和師生的利益。

本文將圍繞高校大學生檔案管理高校大學生流動人口檔案管理的重要性、大學生流動人口檔案管理工作中存在的問題以及加強大學生流動人口檔案管理工作的信息化建設三方面進行闡述。

【關鍵詞】高校；流動人口；檔案管理

一、大學生流動人口檔案管理的重要性

大學生是以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。檔案主要記錄著學生們初中、高中以及大學階段的經(jīng)歷，包含著個人簡介、家庭狀況、政治面貌等材料，它記錄了學生的政治思想、生活作風、學習成績單、在校期間的獎懲、體檢表、社會實踐、道德品質(zhì)等重要信息，準確完整的檔案是反應畢業(yè)生綜合素質(zhì)和政治素養(yǎng)的重要依據(jù)和憑證。

對于大學生個人來說，檔案很重要，人事檔案沒處理好將給自己帶來很多麻煩。大學生考公務員、考研、出國、升學以及未來結(jié)婚、生育等，都要用到檔案。否則，個人將無法辦理相關證明。如果大學生考上公務員或進入事業(yè)、國企單位工作時，在職業(yè)生涯中定級、晉升、調(diào)資、任免、住房補貼發(fā)放、獎懲等方面的呈報審批材料都要記入本人檔案，作為評價依據(jù)。從以上來看，大學生檔案對大學生未來生涯有那么多的影響，大學生流動人口的檔案管理的重要性就不言而喻了，而且大學生流動人口檔案管理的工作非常的艱巨。

二、大學生流動人口檔案管理工作中存在的問題

目前大學生檔案管理工作存在著很多問題，如果相關檔案管理部門不能規(guī)范地進行大學生檔案管理，將導致其不能真實反映大學生的在校期間的狀況，這對未來大學生的生涯將起到舉足輕重的作用。因此，只有正確認識到大學生流動人口檔案管理的重要性，挖掘出現(xiàn)階段大學生流動人口檔案管理工作中存在的問題，并找到相對應的解決方法，才能對未來大學生流動人口管理工作起到一個積極促進的作用。

（一）軟硬件設施不夠完善，檔案管理人員不專業(yè)

目前，我國高校頻頻出現(xiàn)學生檔案登記不準確、登記信息出錯；大學生無處可查自己的檔案；檔案受潮、出現(xiàn)涂改、保密工作不夠嚴謹?shù)葼顩r。而且，還有多個高校不能及時將大量的學生檔案于第一時間轉(zhuǎn)出，進而造成很多學生畢業(yè)之后找不到自己的檔案的案例，讓人痛心疾首。

因此，目前學校檔案管理部門需要改善軟硬件設施，進而加強檔案嚴謹儲存、增強保密工作，保證正確登記、保證學生檔案及時寄出。這是做好檔案管理工作的基礎。

（二）學生缺乏檔案知識教育，檔案滯留現(xiàn)象越來越嚴重

當前我國就業(yè)流動性較大，用工形勢更加多樣化。目前進入企業(yè)單位工作的人數(shù)越來越多，而大多數(shù)企業(yè)在和員工簽訂合同時，注重學生的畢業(yè)證和學位證。除事業(yè)單位、公務員單位、國企、央企需要政審檔案外，其他企業(yè)基本上不用檔案，這就淡化了大家對檔案重要性的認識。

目前我國仍有一部分大學生不重視自己的檔案，甚至不知道自己的檔案里記錄的信息，不了解未來檔案對自己工作的重要性，畢業(yè)后讓自己的檔案滯留在學校。

還有很多高校學生畢業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)遞到人才服務機構(gòu)后，從來不管理自己的檔案，因此出現(xiàn)了大量的人檔脫離的現(xiàn)象，甚至很多畢業(yè)生檔案變成了“死檔。

三、加強大學生流動人口檔案管理工作的信息化建設

（一）完善檔案管理軟硬件設施，加強檔案管理人才隊伍建設

高校檔案管理部門需要加強資金投入，采用更加可靠的檔案儲存柜，進而避免未來檔案有可能出現(xiàn)的受潮現(xiàn)象。

我國很多高校檔案管理人員存在著懶隋、不專業(yè)等問題。所以，加強管理人才隊伍建設，提高工作人員的素質(zhì)，選用更加專業(yè)的人才，提供不斷的業(yè)務培訓等課程，培養(yǎng)業(yè)務精通的工作者十分重要，這樣才可以最大程度避免學生檔案出現(xiàn)信息泄露、檔案涂改等問題。

（二）利用互聯(lián)網(wǎng)機制進行檔案管控

大學里有大量的學生檔案，完全憑借人工登記管理是不可能不出現(xiàn)問題的。而當下的高校檔案管理部門可以創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)協(xié)調(diào)工作機制，并按照工作類型規(guī)劃責任人，協(xié)同開展大學生流動人口檔案管理的工作。

憑借先進的互聯(lián)網(wǎng)協(xié)調(diào)工作機制可以完善學生檔案信息的檢索，便于快速查詢檔案信息，提升工作效率。

（三）加強學生檔案知識教育的培訓

由于很多在校大學生并不了解檔案對自己未來的重要性，以至于畢業(yè)之后由于檔案方面的問題進行繁瑣的程序，增加時間、金錢成本。

實際上，在學生建立檔案的那一刻，學校就應該向?qū)W生強調(diào)檔案的重要性，并向?qū)W生進行檔案知識教育培訓。

在高校，學校可以提供相應的講座，讓大學生提前了解檔案的用途、檔案轉(zhuǎn)遞的流程、人事檔案和學生檔案的聯(lián)系與區(qū)別等，這樣才可以從源頭上解決檔案知識匱乏和檔案滯留問題。

總之，大學生流動人口檔案關乎著學生未來的前途，大學生的檔案管理需要學校和相關部門正式重視起來。檔案管理工作人員應該貫徹有關文件精神，真正為學生做好檔案管理及轉(zhuǎn)遞的工作。