淺析高校校史檔案的管理與利用

鄭立梅

【摘要】隨著近年來高校建設工作的快速發展，檔案管理與校史管理工作呈現出相互促進的發展趨勢，高校校史工作中檔案管理工作的重要性逐漸突顯出來，并成為其中一項日常工作，合理開發和利用高校校史檔案，并促進其相關功能的發揮，有利于不斷推進高校各方面工作的發展。為此，高校更應該充分重視校史檔案管理工作，同時加強對校史檔案的管理及利用。基于此，本文首先闡述了高校校史檔案的內涵，其次針對高校校史檔案的管理與利用進行了深入分析與研究，希望可以為相關人士的研究提供一些幫助。

【關鍵詞】高校校史檔案；管理；利用

高校校史是指高校在其長期發展過程中的辦學歷史及校情，成為高校德育教育中一筆重要的財富。整理校史不僅可以進一步了解學校發展歷程，同時還能為發揚學校優秀文化精神起到重要作用，更好地為當代人才教育事業貢獻一份力量。檔案部門在校史研究上優勢非常明顯，學校歷史發展各方面最終都會成為不同類別的檔案，在檔案館中保存。但是令人遺憾的是，很多檔案部門的校史檔案管理都停留在保管的層面，其自身優勢未能充分發揮出來，也沒有融入到精神文明建設中，這種情況下我們必須積極開拓思路，對現有檔案資源進行開發利用，不斷推動檔案工作平穩發展。

一、高校校史檔案的內涵

高校建設與發展離不開校史的熏陶，只有將其與學校精神文明建設充分結合起來，才能培養出大量高素質、高水平的人才。高校校史檔案記錄了學校發展過程中有關教學、科研及服務等方面的工作，包含很多不同形式的資料，如文字資料、圖表資料、影像資料等，其內容包括學校的歷史沿革、學生領導的更替、學校中的杰出校友以及影響學校發展的重大事件等，這些校史檔案成為高校發展過程中的歷史積淀，也是高校的文化精髓所在。雖然校史檔案形成于高校教學、科研及服務等管理活動中，但是形成的高校檔案卻并未校史檔案，校史檔案集中反映了高校歷史發展的情況，具有一定的特殊性，納入到校史檔案中的材料必然是經過一番篩選及整理的。

二、高校校史檔案的收集與管理

（一）高校校史檔案的收集

當下為了確保高校校史檔案收集工作平穩進行，我們可以通過下面的途徑將校史檔案收集工作做好：首先，加大對這項工作的宣傳力度。高校校史檔案管理人員在校史征集過程中不能固步自封。其次，在校史征集過程中，應始終堅持主動認真的原則處理每件事情，清楚地認識到高校校史管理工作中所面臨的信息復雜、來源廣、范圍大等難點。最后，還要加強對高校校史的調查力度。校史檔案征集工作不能在校內的范圍內固定，校內學生只是其中的一小部分，應該將眼光放遠一些，從已經畢業的學生或者已經退休的教師、學校周邊居民開始著手，對以上各類人群進行采訪，以便搜集的資料更加全面。

（二）高校校史檔案管理原則

高校非常重視校史工作，校史檔案管理逐漸發展成為高校檔案管理中一項重要工作，成為高校工作中必不可少的組成部分之一，它具有教化育人、見證校史及傳承文化等作用。高校校史檔案對于總結辦學規律、促進高校改革發展等方面具有非常重要的作用。與中小學校史管理相比，高校校史管理工作要復雜很多，其校史發展時間也更長。在具體管理過程中需遵循以下原則：統一分類，分層管理；充分保護校史檔案，盡量保證檔案完整；實行分類管理，便于校黨政機關方便利用。高校校史檔案管理的目的是為了師生可以更好的利用，以便更加深入的學習其中的精髓。因此，校史管理工作中，應從便捷角度入手，不斷完善管理模式，最終達到有效管理的目的。

三、高校校史檔案的開發利用策略

（一）在校史檔案管理中融入現代化管理技術

隨著近年來科學技術的快速發展，國內、國外之間交流愈發頻繁，各方面信息都開始實現共享化，這無疑使檔案保護工作面臨著巨大的壓力。同時，隨著歷史的發展，檔案資料的數量也越來越多，這也為檔案資料保管利用增加了難度，為了更好的利用高校校史檔案，可以將現代信息技術融入到校史檔案管理工作中，將校史檔案編輯到數據庫中，并為其加密、設置程序鎖，雖然初期的工作量比較大，但是后期校史利用就會非常便捷。尤其是利用大型電子設備保存高校校史檔案時，可以有效避免信息系統因故障而丟失檔案數據，可以為檔案管理人員的工作提供巨大便利。

（二）高校應注重校史檔案編研工作

校史檔案編研工作應將重心放在分類、編號及整理上，以便為師生利用校史檔案提供便利。在撰寫校史時應注意分類機載，如涉及到教學方面的內容，可以記載到“重要教學文件”校史中，涉及到各專業的重大事件，可以按照專業不同有針對性的設置、歸檔、整理。在高校校史檔案管理時，應針對不同檔案進行分類編號，為后續查閱提供方便。從以上論述中可以看出，校史檔案編研在高校檔案管理工作中非常重要，可以為后續人們利用校史檔案提供巨大便利。

（三）積極開發高校校史人物檔案

所謂校史人物檔案是那些記敘高校著名人物的歷史記錄，這些任務或許是在高校工作過的重要任務，也可能是從高校走出去的名人等，人物檔案是高校檔案中的一個重要部分，這類檔案對教學科學研究的歷史知識價值非常高，充分體現了“育人”“資政”等作用。對人物檔案進行有效開發及利用，有助于更好的爭取到社會上的力量來支持辦學，為高校及社會精神文明建設工作服務。校史人物檔案的開發利用可以實行報道式開發、展覽式開發及編纂式開發模式，通過這幾種校史人物檔案開發利用方式的運用，幫助高校受到了很好的社會效果。

（四）從多渠道為用戶提供校史信息服務

高校校史檔案最終都是為用戶利用的，只有為用戶所利用才能展現出其價值。高校檔案需要按照校史檔案信息的特殊性、用戶的需求性質與檔案部門條件等，為用戶提供科學的利用方式，全面的為用戶提供服務。例如，高校校史檔案中有很多珍貴的照片資料，針對這類資料可以創建電子圖片檔案，對于一些孤本教材、重要榮譽證書或者獎杯，可以制作附件以便對外利用，對于大量的文字資料，可以通過網上檢索、查詢、下載等方式為用戶提供服務。為了更好的為用戶提供高校校史檔案信息服務，應將編制校史檔案檢索工具、提供檔案報道服務、提供檔案閱覽服務、提升校史檔案網絡化建設水平等工作做好，確保校史檔案可以更好的為用戶所利用。

（五）積極建設富有特色的高校校史館

對于高校校史檔案管理工作來說，建設有特色的校史館是一項非常重要的工作。但是應注意，建立校史館不能每個高校都的校史館都是統一的情調、模式，必須通過校史館的創建體現出高校自身特色，并注意豐富自己館藏的藏品。

四、結論

綜上，在高校檔案建設工作中，校史檔案管理及利用是非常重要的一項工作，同時也是校園文化建設領域中非常關鍵的一項內容。縱觀高校的建設及發展歷史，校史檔案在其中扮演著見證者的角色，通過深入認知高校校史，可以有效激發出廣大師生對本學校的熱愛，更好地記載和傳承校園文化。因此，校史檔案管理及利用是一項重要工作，也是一項功在當代、利在千秋的視野，可以為以后高等教育工作提供參考，不斷提升高校檔案工作內涵。