淺析有效提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略

殷猛飛

【摘要】在供電企業(yè)中，文秘工作人員的工作水平，不僅對供電企業(yè)的工作效率有著決定性的作用，而且對供電企業(yè)在市場中的競爭力也有著直接的影響。因此，本文對新時期供電企業(yè)文秘工作的策略進行了深入的分析與研究，從而優(yōu)化工作思路，提高工作效率，促進供電企業(yè)管理工作順利運行。

【關鍵詞】文秘；管理工作；策略

一、供電企業(yè)文秘工作的重要性

供電企業(yè)文秘工作是為領導工作進行良好的鋪墊，比如：會前、會議準備工作；重要信息采集與處理工作等。文秘工作不僅直接影響著領導工作的效率，還直接影響著領導工作的進程。因此，在企業(yè)日常工作中，文秘要明確領導在工作中的每一個環(huán)節(jié)，并及時與領導進行溝通與交流，為領導工作打下基礎。除此之外，文秘工作也有利于對領導工作，進行拓展和補充。比如：在供電企業(yè)領導對事宜進行決策之后，文秘需要根據會議的情況，草擬出領導決策的文件，并采用書面的形式向各個單位下發(fā)文件，與此同時，對下發(fā)文件的意見和建議進行及時的收集和整理。綜上所述，供電企業(yè)對文秘工作提出了高要求，不僅要嚴格按照要求辦事，還要加強自身的工作能力。

二、提高文秘管理工作效率策略探析

（一）轉變工作思想，更新發(fā)展理念

在現代化企業(yè)全面建設過程中，文秘需要順應時代發(fā)展趨勢，積極轉變自身原有的服務理念，在各項管理事務中需要全面提升責任意識，在創(chuàng)新與務實基礎上需要完成自身本職工作，為企業(yè)各個部門發(fā)展提供相應服務。目前大多數企業(yè)發(fā)展制度都是隨著市場經濟變化進行更新，所以當前文秘需要掌握社會發(fā)展最新的資料信息，努力學習，結合企業(yè)發(fā)展現狀，再結合市場發(fā)展基本動態(tài)，在確保信息暢通傳遞的基礎上為企業(yè)發(fā)展建言獻策。目前各個企業(yè)自身發(fā)展水平較高，文秘在各項工作開展過程中全面實踐奉獻和服務的基本理念至關重要。在執(zhí)行領導各項決策過程中需要具有創(chuàng)造性，但是不能隨意改變領導決策內容。目前，要想全面提升文秘管理工作效率，還需要在掌握辦公程序以及企業(yè)各項發(fā)展制度的基礎上，以及積極履行自身崗位職責的過程中創(chuàng)新發(fā)展理念。結合企業(yè)各個階段不同發(fā)展現狀深入探析，在實際工作中提升工作敏感度，探究新知識時樹立新思維，為企業(yè)全面建設發(fā)展提供更高效的服務。

（二）激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識

從文秘工作的工作性質來看，工作模式顯得十分重要，管理人員需要對文秘工作的工作模式進行反復思索，將工作效率過低的傳統(tǒng)模式剔除，通過激發(fā)文秘工作人員的思想創(chuàng)新，使其在實際工作中尋找更簡潔的工作方式，最終實現工作質量和水平的穩(wěn)定提升。想要提升文秘工作的創(chuàng)新意識，可實施以下兩方面管理措施：第一，管理者可以鼓勵文秘人員在工作中進行大膽創(chuàng)新，以做好本職工作為前提，在辦公室中形成一種創(chuàng)新工作氛圍。例如，在進行通信信息收集時，除了報紙、內部雜質等傳統(tǒng)信息渠道，文秘人員可以對網絡技術進行合理應用，但網絡信息存在很多不真實情況，文秘人員在信息收集時需要逐一進行核實，避免信息的不準確而影響下一步工作的開展。第二，領導者應起到帶頭作用，將工作的前瞻f生合理表現出來，利用合理方式將創(chuàng)新理念融入辦公室工作中，從而為其他工作人員帶來啟發(fā)。

（三）培育良好的道德修養(yǎng)和文化知識

文秘在企業(yè)發(fā)展中對提高辦公效率、機關單位作風建設等方面具有重要意義。在社會發(fā)展新階段，各個企業(yè)發(fā)展新內涵對文秘自身道德素質和文化知識提出了更多要求。當前要想提高文秘管理工作效率，首先需要強化個人職業(yè)素養(yǎng)，提高責任意識。在社會主義市場經濟發(fā)展環(huán)境下，需要注重自身工作的保密性，確保企業(yè)經濟效益不受到影響。需要輔助企業(yè)領導開展對各項決策活動，能夠為企業(yè)綜合發(fā)展輸送動力。目前文秘需要綜合管理的工作內容較多，所以要求文秘從業(yè)人員自身不僅需要具備專業(yè)的文化知識，還需要具有良好的創(chuàng)新能力。做好服務上級與下級管理之間的銜接工作，將企業(yè)各個部門工作有效融合，強化個人工作能力，提高管理工作效率。

（四）專業(yè)技能的提升

根據單位業(yè)務類型的不同，文秘工作的難度也不相同，有些單位對文秘的專業(yè)技能要求很高。因此，各企事業(yè)單位應在文秘培訓工作中增加一些投入，例如很多企業(yè)聘請社會上知名專家開展培訓教育工作，并派遣優(yōu)秀工作人員去其他單位進行交流和學習，將更好的工作流程和模式帶到日常工作中來，實現辦公室文秘工作人員自身專業(yè)技能的提升。隨著科學技術的不斷發(fā)展，知識理念的更新速度越來越快，作為一名合格的文秘人員，應對自己的專業(yè)技能和思想進行實時更新，為文秘工作的有效開展提供基礎。

（五）重視文秘禮儀

文秘禮儀是文秘自身觀念、意識、素質和行為方式的總和。負責上傳下達、溝通內外的企業(yè)辦公室文秘除了掌握基本的文秘知識，具備較好的工作能力外，更應該樹立形象意識，提升禮儀修養(yǎng)，以適應不同場合的規(guī)范禮儀。秘書禮儀，是秘書在工作、社會活動中，為塑造個人以及組織的良好形象，向相關交流對象表示尊重及友好的規(guī)范或程序，是秘書日常工作的重要組成部分，涉及內容為辦公、接待、外事、社交、形象禮儀等。秘書人員處于企業(yè)對外交流的前沿，是企業(yè)的形象，秘書人員禮儀是否合乎規(guī)范反映了所代表的企業(yè)的形象高低，有了良好的秘書禮儀不僅樹立形象、便于工作也有利于展示個人價值，獲得認可，因此企業(yè)辦公室文秘需特別重視文秘禮儀。

三、結語

根據上述，文秘工作在電力企業(yè)起著重要作用。當前文秘需要結合企業(yè)發(fā)展新形勢下各項要求，不斷學習創(chuàng)新，轉變自身發(fā)展職能，適應企業(yè)管理機制要求。掌握社會主義市場經濟發(fā)展方向，將各項管理任務與企業(yè)發(fā)展總體目標緊密聯(lián)系，在企業(yè)內部突出橋梁作用，強化內部聯(lián)系，做好外部拓展工作。