數字化檔案的信息安全問題與管理策略

趙萍

摘 要：隨著社會的進步與時代的發(fā)展，很多行業(yè)領域在發(fā)展過程中都會將數字化技術應用到實際的工作中，為行業(yè)發(fā)展提供有利條件的同時，為國家可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。近年來，檔案信息管理部門逐漸提高對數字化技術的重視與研究，但是實際應用效果卻達不到標準要求，總有些許問題存在檔案管理工作中，影響信息安全與管理質量。本篇文章就數字化檔案的信息安全問題與管理策略進行簡單的論述，并提出些許觀點，希望能對相關人士的研究有所幫助。

關鍵詞：數字化；檔案；信息安全；管理

檔案信息管理在國家的發(fā)展中扮演著非常重要的角色，對社會穩(wěn)定發(fā)展有著深遠的意義和影響。在近幾年的發(fā)展中，很多檔案管理部門逐漸提高了對數字化技術應用的研究。一方面是由于傳統的檔案管理方式已經不能滿足現代社會下檔案管理工作的需要，注重新型管理技術與理念的應用才能在最大程度上提高檔案管理質量。另一方面是由于現階段數字化檔案管理過程中，會受到一些因素的影響而出現信息安全問題，需要檔案管理部門能夠根據實際情況對信息安全問題進行及時的處理。

1 數字化檔案的信息安全問題

1.1 管理制度不完善

數字化檔案管理出現信息安全問題，與檔案管理制度的不完善有著很大的關系。雖然很多地區(qū)在開展檔案管理工作的過程中，不僅提高了對數字化技術研究的重視，還將其應用到了實際的工作中。但是檔案管理制度的落后與不健全，使得數字化技術不能發(fā)揮出真正的效果，阻礙了數字化檔案管理工作的正常開展。在加上一些檔案管理工作者不注重制度的優(yōu)化與完善，對于制度中存在的不足之處也不能進行及時的改進，導致檔案信息出現安全隱患，不僅影響了管理質量，還威脅到了人們的利益。

1.2 管理團隊素質差

除了管理制度因素，數字化檔案管理團隊素質較差，也會在很大程度上導致檔案信息安全問題的出現。由于一些檔案管理人員已經習慣采用傳統的方式進行相應的檔案信息管理工作，對于數字化技術的應用很陌生。再加上一些檔案管理部門不注重工作人員的培訓與指導，不能使他們認知到數字化技術對檔案管理的重要性，對于數字化檔案管理的注意事項也不能進行全面的了解和掌握。而這種情況的出現使得檔案信息安全面臨威脅，嚴重降低了檔案信息管理的水平。

1.3 管理技術老套落后

技術手段落后對檔案管理工作的開展以及信息安全也有著嚴重的影響。由于數字化檔案管理過程中會涉及到很多的設備或管理軟件，而這些設備、軟件在應用的過程中，會受到外界因素的影響而出現問題。比如一些硬件設備會受到人為管理因素的影響而出現故障問題；一些軟件會受到病毒因素影響而出現危險。再加上部分檔案管理部門的管理技術較落后，不能發(fā)揮出真正的管理效果，還會間接的給檔案信息管理造成阻礙。所以檔案信息安全不能得到有效的保障，影響檔案信息管理部門的正常運行。

另外，對于數字化檔案信息管理工作而言，涉及各種軟硬件設施設備，如果相關設備出現故障或問題，將威脅數字化檔案信息的安全。如網絡系統軟硬件發(fā)生故障，設備出現問題，沒有管理好磁介質，以及電源影響、電磁干擾和信息記錄等。而軟件方面的不安全因素表現在軟件本身存在缺陷，病毒入侵，黑客攻擊，未按照權限操作，數字化檔案信息保密措施不到位等。

2 提高數字化檔案信息安全的管理策略

2.1 提升檔案管理人員素質

檔案館要加強對檔案管理人員的培訓工作，讓他們掌握更多計算機、網絡、數字化等方面的知識，并提升他們的綜合素質。同時，要加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，定期開展安全操作規(guī)范培訓，這樣有利于提升檔案管理人員的職業(yè)操守，增強他們的責任心，能夠認真按照規(guī)定操作，避免出現操作失誤，從而真正保障數字化檔案信息的安全。

對于檔案管理人員來說，也應該主動加強學習，掌握更多信息技術，努力做一個既懂管理、也懂技術的復合型人才。確保在遇到數字化檔案信息安全問題以后，能夠及時處理，將損失減小到最小，為數字化檔案信息的安全、完整提供可靠保障。

2.2 健全各項規(guī)章制度

檔案館要從國家相關法規(guī)出發(fā)，制定數字化檔案信息管理規(guī)范，根據數字化檔案信息的收集、處理、存儲以及查詢利用等工作實際情況，制定相應的安全管理制度，從而有效保障數字化檔案信息的安全。要通過制度的形式，將數字化檔案信息的歸檔范圍明確下來，加大對數據信息的檢查力度，確保能夠及時解決存在的安全隱患。

另外，要將數字化檔案信息記錄備份的時間、格式以及份數等明確下來，并對相關數字化設備與軟件進行嚴格的檢測，若是存有安全隱患，則不能應用，確保檔案信息的安全性與保密性。檔案館必須應用正版軟件，嚴格按照權限查閱利用檔案，避免檔案信息出現泄漏的問題，為數字化檔案信息提供安全保障。

2.3 注重先進技術的引用

在數字化檔案信息管理工作中，檔案館應該不斷增加資金投入，盡快購置必須的各種硬件設備，完善基礎設施。只有這樣才能確保在保存與傳輸數字化檔案信息的過程中，能夠更加安全與穩(wěn)定。

第一，常用軟硬件必須定期進行更新，并加強對設備的管理與維護工作，防止出現故障。第二，要保障數字化檔案信息存儲設備的安全，做到專機專用。第三，在軟件出現安全漏洞以后，必須盡快修補，防火墻、防病毒軟件等必須及時更新。第四，將備份制度落到實處，并按照相關規(guī)范對數字化檔案信息進行備份。第五，利用網絡防火墻、身份驗證、數字簽名等方法，讓數字化檔案信息的存儲更加安全。第六，在加密和授權方面，應該制定相應的安全等級，將用戶的權限明確下來，同時加大對用戶的監(jiān)督力度，這樣數字化檔案信息在存儲與利用的過程中，才更加安全，提升其保密性，避免重要的信息數據被非法訪問與惡意篡改等。第七，定期對用戶訪問權限進行審查，并加強對病毒和黑客的監(jiān)控，避免其入侵計算機。

3 結束語

如今，很多檔案信息管理部門都能合理的利用數字化技術進行相應的工作，對于信息安全問題產生的原因也能做到及時的分析與處理。為了進一步提高檔案信息管理水平與安全，相關管理團隊還會將其他一些先進的管理理念和方式等應用到實際的管理工作中，并對原有的檔案管理方式進行創(chuàng)新與完善，從而提高檔案管理水平。但是仍然有部分地區(qū)的檔案管理部門不能及時的處理信息安全問題，影響了數字化檔案管理效率和質量。所以在未來的發(fā)展中，相關管理部門不僅要對數字化與檔案信息安全之間的關系進行深入的研究與探討，同時還要及時處理檔案信息安全問題。這樣才能在最大程度上提高檔案信息管理水平，實現數字化技術的應用價值。

參考文獻

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