裝備制造企業的圖紙信息化管理

摘 要：裝備制造企業生產用圖是企業核心技術的物質載體，是裝備制造企業檔案工作重要的組成部分，生產用圖的管理質量直接影響企業生產活動與效益。近年來，信息化已成為企業發展的主要趨勢，根據國家檔案局對全國數字檔案館提出的"存量數字化，增量電子化"的要求，生產用圖在公司PLM系統中以電子文件的形式大量產生，如何高質量的管理這些電子形式的圖紙成為企業如今發展的重要問題之一。本文將以大連機車車輛有限公司電子版圖紙管理為例，從管理的特點及現狀、產生的相關問題和解決辦法三個方面，對裝備制造企業的圖紙信息化管理進行研究。

關鍵詞：文件生命周期理論 工業用圖 數字化 檔案信息

1 電子圖紙管理的特點及現狀

1.1電子圖紙管理的特點。文件生命周期理論是研究與探索電子文件管理的重要理論之一，該理論將文件從最初形成到最后永久保存或銷毀看作是一個完整的過程，從而指出前端控制對檔案工作的重要意義。根據文件生命周期理論，制造企業的生產用圖具有以下幾個方面的特點：

（1）第一價值高于第二價值，能夠直接指導企業生產活動。由于圖紙直接記錄產品及技術的所有信息，因此公司生產的各項活動都需要圖紙發揮其現行指導價值。

（2）內在有機聯系密切。每個產品的圖紙數量高達上萬張，這些圖紙都是按照一定邏輯順序產生，因此，存放時特別需要注意其相互的聯系便于利用。

（3）更改頻率高。由于圖紙直接作用于生產活動，因此在指導現行工作中出現的問題能夠得到及時反饋與修正。

（4）保管時間長。因為圖紙記錄的信息通常會相互借用，因此即使當某一產品的圖紙第一價值逐漸消失，其第二價值依舊對企業發展擁有重要作用。如大連公司近些年來大力發展的電力機車圖紙有一部分就是借用了30年前內燃機車技術。

1.2電子圖紙管理的現狀。PLM項目與檔案信息化項目是大連機車車輛有限公司信息化工作重要組成部分，PLM系統是以產品生命周期為依托，從產品最初的形成到后期做到合理有效地監管，PLM系統將產品生命周期理論與文件生命周期理論結合起來，這在整個中國中車集團是獨一無二的。

PLM系統產生的圖紙一般分為兩大類別，一種是第一次歸檔的裝配套圖，另一種是根據通知單的內容，進行版本替換工作圖紙。針對第一種類別，需要檔案工作人員將圖紙從PLM系統中進行下載，審核后根據規定，分發給相關車間和部室，再按照一定的規則存放電子圖紙。第二種類別的圖紙主要是根據通知單的內容，下載審核后經由公司NOTICE系統發送到各單位。

2 電子圖紙管理產生的問題

PLM系統與檔案信息化系統的運用使得公司相關的管理更規范化和現代化，解決了某些傳統紙質底圖管理中不恰當的方面，但任何新事物初期出現時都會存在一些問題，只有在實踐中不斷探索研究進而改善才能夠使其得到更好地發展，PLM系統初期運行時也暴露了一些問題，這些問題有的是系統自身漏洞，有的是系統運行方式與傳統工作的沖突，這些問題主要體現在以下幾點：

2.1電子圖紙法律效力問題

傳統的圖紙在生成之初便擁有各方有效的“簽字”，從設計者到工藝師再到管理者，這樣的圖紙才具備真正的效力去指導生產活動。而電子圖紙的產生，該用什么去約束才能使得電子版的圖紙與簽名后的紙質圖紙擁有同樣的效力呢？加之對“雙套制”管理方式的依賴，“雙套制的文件究竟哪一保存形式可以看作是其最初的原始版本，如果把二者的原始性看作是一樣的話，就目前我國對文件的認可度上來看，人們還是普遍接受紙質形式存在的文件，電子文件只是在傳輸中顯示出其方便的優勢，在法律效力上并沒有明顯的優勢，而這個優勢是被同樣具有法律效力的紙質文件所削弱的。因此對個別方式的依賴同樣會削弱電子文件的法律效力”

2.2圖號較之前的管理變得復雜

PLM系統有一個明顯的特點：任意一張圖，只要在系統中稍有改動，該圖的版本便會自動升級，這樣將使得圖紙的圖號變得復雜混亂。其一，同一裝配中總圖與明細的版本號將存在不一致的情況，例如一張圖紙，設計部門與工藝部門同時有權對其進行修改，設計部門修改的主要是內容方面，而工藝部修改的主要是行程，這樣會產生的情況是，當工藝部門對一張明細進行行程更改之后，系統將給該明細自動升級由A版本變成B版本，但是這時候的總圖是沒有被修改的，因此總圖的版本號依然保持不變是A版本，傳統紙質底圖管理要求每套裝配中，總圖紙、明細、目錄三者名稱、圖號以及版本號必須一致，這樣既方便生產又便于查找與管理。其二，同一張圖紙，可對其進行更改的部門不是唯一的，而各部門不可能在每次更改前進行時間上的溝通，這樣會導致，如果同一張圖紙，不同部門幾乎同時更改時，系統最終只會在檔案工作者接收圖紙的系統內顯示的是最新的版本，其中間的版本便不能夠進行歸檔。其三，由于圖紙稍做一點改動都會升級，而升級是需要按流程填寫更改通知單的，因此，很多設計師在面臨圖號錯誤，或者其他不屬于技術范圍的失誤時選擇了不做改動，錯誤的圖號一直保留不僅會給生產工作帶來麻煩與不便而且本身也不符合圖紙歸檔的要求，“數字化過程與對數字化信息的管理不能同步進行，所有原始材料的數字化雖然技術上容易實現，但是對于較大型的檔案管理部門數字化將是漫長的工作，即使完全數字化了，將會涉及海量異構數據的存數、轉儲及管理與檢索”

2.3圖紙保密性問題

PLM系統中，更改通知單與其所涉及到的圖紙是放在一個壓縮包里的，負責圖紙分發的工作人員將每個壓縮包按照所需要分發的單位，通過NOTICE系統進行分發，但是一張更改通知單往往會更改多張圖紙，但這些圖紙的發送單位又存在不同，這樣的情況會對圖紙的保密性造成不利。

2.4圖紙安全性問題

電子圖紙的正常利用要基于幾方面的穩定，分別是軟件系統的安全可用、硬件機器的安全可用、信息載體的安全可讀，這幾個因素缺一不可。“如軟件的升級，一款軟件的升級有的是要改進原先的技術，有的是需要加入新的功能，當一份文件在軟件升級之前就已經形成，經過了該款軟件無數次的升級，其信息內容的存在方式也要隨之變化，這樣大大破壞了文件的原始性，如果升級的跨度過大，甚至會出現原始文件不可讀的情況發生。”

3 針對個別現有問題解決的方法與措施

3.1建立健全電子文件管理規范與辦法。做好前端控制，加強信息化后圖紙檔案工作的宣傳，制定出一些列切實有效的管理辦法，“在實踐層面，前端控制的重點在于如何簡化工作環節，如何實現后端檔案工作與前端文件管理工作的有效銜接，如何將檔案管理的環節提前合并，辦公自動化系統、電子文件中心和數字檔案館之間通過設計接口的形式”，“從全程著眼，規范電子文件從生成、流轉到保存的技術、方法和規則，將確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用的措施貫穿始終。”

3.2探索適應電子圖紙管理新需求的工作方法

首先為了保證檔案的原始性，建立一個數據庫，該數據庫中的文件為從PLM中下載的原始文件，數據庫中的資料分門別類放置，便于今后查找。

其次，因為PLM系統中下載的原始文件都為壓縮文件，打開較麻煩，同時文件的題名也不便于檢索和利用，所以，在原始數據庫的基礎上，再建立一個數據庫，該數據庫較原始數據庫的優勢就在于便于檢索和查找。數據庫中的圖紙只是原始版本的圖紙，這些圖紙是按產品裝配管理，不包括升級后的圖紙，所有升級的圖紙均與其更改通知單一起存放，因此，要查找最新版本的圖紙光有該數據庫是不夠的。

最后，為了更好的利用改良后的數據庫，提高效率，特別制作了一個表格，該表格將整個車型所有的圖紙都進行羅列，表格的第一欄顯示出了最原始的A版本的圖號，如果圖紙出現升級，會在其后標出升級到的版本，并運用excel程序“引用”這一功能，將與之關聯的更改通知單進行標明。每張圖紙都有其所對應的裝配號，裝配升級的時候，方法與圖紙一樣，用引用進行標注。這樣的話，當查找某一圖紙的時候很容易能夠發現其最新版本是哪一個，之前的版本又是哪個號的更改通知單將其升級的，然后再去數據庫中進行查找。

3.3圖紙簽名與印章問題

大連公司采取兩種方式提高了企業電子圖紙的法律效力，一是將PLM系統中產生的圖紙加蓋了專用的“電子印章”，并且實施了一系列管理辦法，各生產車間與職能部室所保存與指導生產的圖紙必須擁有印章才可以再公司內部應用。二是在系統中設計了“簽名”功能，圖紙從最開始產生之初到經過層層審批指導生產活動，每一步相關工作人員都會在圖紙中進行“電子會簽”。“電子會簽”與“電子印章”既能夠顯示在系統中同時也能夠根據需要打印出來。

3.4圖紙安全性與保密問題

PLM系統最開始運行的時候，圖紙的分發是以壓縮包為單位，當運行一段時間后發現了安全性存在問題的時候，下發的工作開始轉變為以單圖為單位，也就是說，現在更改通知單的下發不再是將PLM系統下載下來的數據包進行直接下發，而是負責圖紙分發的工作人員進行二次整理，分門別類然后連同更改通知單在NOTICE系統中進行分發，這樣雖然加大了工作量，但是對于該情況引起的圖紙安全與保密問題起到了很好的解決作用。另外，圖紙的分發路徑在系統中也做出了完善，在將分發系統的安全性提高的同時也記錄每張圖紙下發的時間、單位、份數，這樣對于圖紙安全與信息安全都起到了良好的作用。最后，根據國家檔案局對全國數字檔案館提出的要求，大連公司已經開始著手準備將電子圖紙格式轉化成統一要求的格式。

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