企業(yè)檔案科學(xué)化管理策略研究

齊瑞娜

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和科研工作的深入發(fā)展，檔案管理工作在現(xiàn)代化企業(yè)管理工作中占據(jù)重要地位，檔案和檔案管理工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，企業(yè)管理人員對檔案的認(rèn)識(shí)也有一個(gè)不斷豐富、完善的發(fā)展過程。要加強(qiáng)檔案的科學(xué)化管理，必須改變傳統(tǒng)的管理模式，將現(xiàn)代的科學(xué)方法及先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備運(yùn)用到檔案管理工作中，促使檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展。為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)化管理，本文結(jié)合企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，分析其存在的問題，繼而秉承科學(xué)化管理的基本要求，針對企業(yè)檔案管理的原則、機(jī)構(gòu)及職責(zé)、文件材料的形成與歸檔、檔案的管理、鑒定、銷毀、開發(fā)和利用、統(tǒng)計(jì)等要求進(jìn)行分析，并為進(jìn)一步加強(qiáng)對企業(yè)檔案資料的信息化管理措施進(jìn)行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；信息化管理；科學(xué)化管引言

檔案是企業(yè)全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)的基礎(chǔ)和寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富、信息源泉，具有不可替代的憑證和史料參考作用。檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，是企業(yè)管理的重點(diǎn)內(nèi)容。

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是科研、生產(chǎn)、建設(shè)和經(jīng)營管理等項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是廣大職工勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，是企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的必要條件和依據(jù)。檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作之一，是保證企業(yè)建設(shè)、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展以及維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要工作。

1. 檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案使用者。從檔案管理的歷史發(fā)展看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

檔案管理的具體活動(dòng)主要包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。按照現(xiàn)代檔案管理工作層次，劃分為檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)，檔案管理的最終目的是提供檔案信息企業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)揮各自作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。

2. 檔案管理現(xiàn)狀分析與發(fā)展意義

2.1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)檔案管理水平也在不斷的提升，從最初傳統(tǒng)的人工手動(dòng)建檔、存檔、分發(fā)，不斷的引進(jìn)科技信息提升，用科學(xué)的方法分類存儲(chǔ)放，建立完善的信息存取體系。部分企業(yè)的檔案管理從最初的雜亂無章到現(xiàn)在的有章可循，并向信息化邁進(jìn)，借助計(jì)算機(jī)與信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)存檔資料編碼入庫、計(jì)算機(jī)軟件掃碼借閱并監(jiān)控，保證資料的快速流通，減少資料遺失。

相較于新時(shí)代新模式下信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理水平仍有很大的提升空間。現(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)檔案管理仍面臨意識(shí)淡薄，重視程度不夠，人員素質(zhì)偏低，隊(duì)伍不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)不精通，保密意識(shí)淡薄，硬件條件差，管理模式陳舊落后等，阻礙檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的發(fā)展步伐。

2.2 檔案管理發(fā)展新趨勢

檔案信息化管理已成新趨勢，即以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為手段，檔案資源為對象，檔案工作為依托，檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。

數(shù)字檔案館的發(fā)展成為新形式，館藏檔案數(shù)字化代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建，以信息為主要來源，充分利用多媒體信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、基于內(nèi)容的檢索技術(shù)等來運(yùn)行的具體化細(xì)節(jié)。

2.3 新形勢下提升檔案管理能力的意義

企業(yè)檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，可以有效推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展，有利于企業(yè)總體管理水平的提升，現(xiàn)代化企業(yè)管理中，通過檔案信息資料的規(guī)范化管理，可以更好的掌握企業(yè)的發(fā)展實(shí)際情況及運(yùn)營狀況，從而制定出科學(xué)的經(jīng)營策略，確保企業(yè)更快、更好的發(fā)展，使企業(yè)取得良好的經(jīng)營成果，為其可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

隨著檔案數(shù)量不斷增加，種類向多樣化和復(fù)雜化方向發(fā)展，需要加強(qiáng)對檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整性，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料價(jià)值的最大化，更便于開發(fā)和利用。

3. 企業(yè)檔案管理存在問題

以提升企業(yè)檔案工作核心競爭力，以行業(yè)檔案工作的前沿為目標(biāo)，審視企業(yè)的檔案管理工作，仍存在許多不足，并隨著時(shí)代進(jìn)步和企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生新的問題，主要表現(xiàn)為檔案管理工作重視不足，管理機(jī)制落后，人員管理水平較低，成果稀少。

3.1 對檔案管理工作重視不足

由于對檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)和研究，大多數(shù)人對其不夠重視，導(dǎo)致檔案管理工作長期停滯不前。檔案管理工作是基礎(chǔ)，其工作有條不紊的開展，方能為整個(gè)企業(yè)發(fā)展提供有力保障。因此需要認(rèn)真審視，正確看待檔案管理工作。

3.2 檔案管理機(jī)制落后

企業(yè)檔案管理涉及資料的種類比較繁多，數(shù)量巨大，整理工作任務(wù)繁重瑣碎，借查閱手續(xù)復(fù)雜，因此需要尋找引進(jìn)更加先進(jìn)的管理體制。

缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)規(guī)范，工作人員在檔案管理方面沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，工作開展具有很大的不確定性，導(dǎo)致出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)不能及時(shí)找到根源。

3.3 檔案人員管理水平較低

檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平、素質(zhì)有待提高。專業(yè)人員較少，檔案管理培訓(xùn)不到位，管理人員的業(yè)務(wù)能力停滯不前，信息處理的能力無法滿足工作的需求。

3.4編研的成果稀少

檔案技術(shù)人員引進(jìn)不足，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)編研和綜合人才短缺，集成果稀少。有檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)較少，導(dǎo)致創(chuàng)新性研究課題寥寥無幾。

4.檔案科學(xué)化管理策略

4.1 加強(qiáng)組織體系建設(shè)

檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，切實(shí)做好“立足檔案，服務(wù)企業(yè)”的檔案管理理念，切實(shí)提高檔案工作的效率性、精確性。

（1）加強(qiáng)對檔案工作的重視

明確檔案管理工作分工及職責(zé)，及時(shí)解決重要檔案問題，高度重視檔案管理工作，確保各項(xiàng)工作順利開展。

（2）檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置

設(shè)置與企業(yè)規(guī)模和管理模式相匹配的檔案管理機(jī)構(gòu)，授予該機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理職能，并確立統(tǒng)一管理崗位。

（3）建立與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的檔案分室

設(shè)立檔案管理室、底圖管理室、標(biāo)準(zhǔn)資料室、設(shè)備資料室等職責(zé)分明的分室，配備專職檔案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)與管理工作。

4.2 加強(qiáng)檔案統(tǒng)一管理

檔案管理工作應(yīng)做到企業(yè)集中管理和各部門自我管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，按照類別專項(xiàng)管理；

對技術(shù)資料統(tǒng)一貼標(biāo)二維碼，掃描入庫；

機(jī)要、涉密文件必須統(tǒng)一存入機(jī)要資料柜，實(shí)行專人管理；

檔案資料查詢借閱應(yīng)按照制度規(guī)定和審批流程進(jìn)行，并及時(shí)歸還、銷賬。

4.3 明確各部門職責(zé)

檔案工作的順利開展需要各部門相互協(xié)作，明確職責(zé)范圍，切實(shí)做好檔案管理工作，減少檔案工作遺漏問題造成的重大損失。

a.將文件的形成、積累和歸檔要求，納入部門工作職責(zé)。

b.各部門專/兼職檔案人員負(fù)責(zé)本部門歸檔文件整理。

c.涉及產(chǎn)品定型、科研成果鑒定、工程項(xiàng)目驗(yàn)收以及設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，需通知檔案部門技術(shù)人員參加。

d.制定并完善現(xiàn)有制度規(guī)范，形成工作制度體系。

e.檔案部門對其他部門文件資料的整理及歸檔進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。

f.開展檔案宣傳、培訓(xùn)和檔案文化建設(shè)工作。

4.4 實(shí)施檔案工作獎(jiǎng)懲制度

制定檔案管理工作考核制度，并納入部門績效考核。

將檔案工作納入企業(yè)議事日程及專題會(huì)議研究。

4.5 強(qiáng)化檔案工作制度建設(shè)

認(rèn)真組織檔案工作規(guī)章制度的宣貫工作，定期開展制度知識(shí)考核，使員工了解并自覺遵循檔案工作規(guī)章制度。

（1）工作規(guī)章

a.制定企業(yè)檔案工作規(guī)定，明確檔案工作原則與管理體制以及文件的形成、積累與歸檔要求等。

b.建立檔案管理崗位責(zé)任制度，明確崗位人員職責(zé)內(nèi)容。

c.制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，針對突發(fā)事件和自然災(zāi)害，確立檔案保護(hù)和搶救措施以及檔案系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的維護(hù)與恢復(fù)。

（2）管理制度

a.制定企業(yè)各類檔案文件的管理制度。

b.制定企業(yè)檔案鑒定銷毀制度。

c.制定企業(yè)檔案保密制度。

4.6 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)需要引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、手段和現(xiàn)代化管理工具、設(shè)備，加快檔案管理信息化、科技化建設(shè)和能力提升。

a.緊跟智能制造步伐，將檔案管理工作智能化轉(zhuǎn)變和發(fā)展。

b.推進(jìn)檔案電子化管理在PDM系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，加快編碼信息的輸入及流通使用。

c.利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)快速流程審批。

d.實(shí)施數(shù)字化檔案館建設(shè)。

（1）數(shù)字檔案資源建設(shè)

a.建立全部館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

b.實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案文件。

c.建立完整的聲像檔案數(shù)據(jù)庫。

d.館藏實(shí)物檔案實(shí)現(xiàn)文字、照片或視頻多角度展示。

e.建立專題數(shù)據(jù)庫。

f.對重要、常用、急用等類別檔案形成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

（2）檔案管理平臺(tái)建設(shè)

檔案管理平臺(tái)建設(shè)能夠更好的保證檔案工作的高效性和準(zhǔn)確性，先進(jìn)的管理平臺(tái)對于數(shù)字化檔案管理必不可少。

數(shù)字化管理平臺(tái)要求如下：

a.具備信息采集功能，與企業(yè)門信息化系統(tǒng)平臺(tái)接口對接，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)收集、智能存儲(chǔ)、精確跟蹤等。

b.具備信息發(fā)布功能，建設(shè)檔案館主頁，通過發(fā)布檔案信息，實(shí)現(xiàn)目錄和全文的網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證和待辦集成。

c.具備自動(dòng)掃碼分類、歸檔功能，實(shí)現(xiàn)文件類別智能化識(shí)別和自動(dòng)化存檔。

d.具備實(shí)時(shí)監(jiān)控功能，時(shí)刻監(jiān)控文件狀態(tài)，出現(xiàn)異常及時(shí)處理。

e.具備溫度、濕度檢測、預(yù)警功能，保證文件存放環(huán)境適宜。

f.具備影音錄像功能，實(shí)時(shí)記錄檔案存放和借閱情況。

（3）檔案館數(shù)字化管理與機(jī)制建設(shè)

將檔案系統(tǒng)納入企業(yè)保密認(rèn)證范圍，定義為重要密級(jí)，要求按照集團(tuán)《保密管理制度》的規(guī)定，對涉密辦公室進(jìn)行無線信號(hào)屏蔽，禁止工作人員攜帶電子設(shè)備出入，杜絕泄露涉密資料的現(xiàn)象。

對人員進(jìn)行數(shù)字化系統(tǒng)操作培訓(xùn)和考核，實(shí)行持證上崗，設(shè)立數(shù)字檔案館系統(tǒng)三員并形成相互監(jiān)督機(jī)制，運(yùn)行記錄完整，制定覆蓋檔案業(yè)務(wù)全過程的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

將檔案數(shù)據(jù)庫納入企業(yè)安全備份體系管理。

引進(jìn)檔案級(jí)光盤刻錄設(shè)備及存儲(chǔ)設(shè)備和光盤檢查設(shè)備，建立檔案光盤管理機(jī)制。

（4）檔案管理的設(shè)施設(shè)備建設(shè)

檔案館設(shè)施設(shè)備應(yīng)跟隨智能制造的潮流，對場地進(jìn)行合理布局，設(shè)備引進(jìn)和歸置應(yīng)滿足檔案管理的需求。

a.檔案庫房設(shè)置合理

檔案庫房樓面均布活荷載應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，檔案庫房位置合理，遠(yuǎn)離存在安全隱患的場所，符合防火、防盜、防潮、防塵等要求。按照保密要求，做好檔案庫房的進(jìn)出庫登記與審批。

b.業(yè)務(wù)技術(shù)庫房的設(shè)置

業(yè)務(wù)技術(shù)庫房應(yīng)滿足接收、整理檔案的實(shí)際需要，根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。

c.庫房、閱覽、辦公室

檔案庫房、閱覽室、辦公室實(shí)行三分開，便于管理和滿足工作需要。

d.檔案裝置

檔案柜架牢固耐用、密集架應(yīng)符合產(chǎn)品質(zhì)量要求。

非紙質(zhì)載體檔案，配置具有專用保護(hù)功能的柜架和保存環(huán)境。

檔案卷盒的式樣、規(guī)格和質(zhì)量符合國家和行業(yè)規(guī)定，科技檔案符合《檔案卷夾與表格》要求，檔案的整理符合《檔案文件整理規(guī)則》要求。

結(jié) 論

企業(yè)要在激烈的市場競爭環(huán)境下生存和發(fā)展，必須從提升自身建設(shè)，夯基礎(chǔ)，壯規(guī)模，強(qiáng)實(shí)力。從檔案管理的科學(xué)化程度來說，要不斷完善檔案管理的內(nèi)部管理制度的建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化，探索更先進(jìn)的方法，加快檔案信息的開發(fā)利用，提高檔案管理工作的科技含量，更好的推動(dòng)檔案管理的健康、有序發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益提升奠定基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)從自身規(guī)模、財(cái)力、人力等自身的特點(diǎn)和經(jīng)營管理的需要，避緊就簡，避虛務(wù)實(shí)，從檔案的利用性出發(fā)，注重實(shí)際地為科研生產(chǎn)和企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)，這既是企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的需求，也是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理的需求。

加強(qiáng)企業(yè)檔案的科學(xué)化管理，不僅是為科研生產(chǎn)、生產(chǎn)經(jīng)營和建設(shè)等發(fā)展提供保障，而且對加強(qiáng)企業(yè)各項(xiàng)管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、增加經(jīng)濟(jì)效益，都具有十分重要的意義。在全球智能制造的大環(huán)境下，企業(yè)抓住中國制造2025的發(fā)展機(jī)遇，不斷開拓創(chuàng)新，企業(yè)檔案管理必然迎來更好更快的發(fā)展。

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