淺議新時期檔案管理

徐俐

【摘要】隨著檔案管理現代化的迅速發展，對基層檔案管理工作也提出了越來越高的要求，因此培養出一批可以適應社會發展的優秀基層檔案工作者，從容面對檔案管理事業發展的新形勢需要，才能更好地完成新時期的檔案管理工作。

【關鍵詞】檔案管理 基層檔案工作者

檔案作為歷史的真實憑證，是第一手的參考材料和重要的信息資源，對促進經濟社會的發展有著不可替代的重要作用。隨著檔案管理現代化的迅速發展，對基層檔案管理工作也提出了越來越高的要求，因此培養出一批可以適應社會發展的優秀基層檔案工作者，從容面對檔案管理事業發展的新形勢需要，才能更好地完成新時期的檔案管理工作。

一、提高基層檔案工作人員的整體素質，適應當前新形勢的需要

檔案管理是單位的一項基礎工作，近年來，社會各界檔案意識逐步增強，加強基層領導對檔案工作的重視，很多單位為檔案工作提供專門的工作人員，并在檔案管理方面提供財力和物質支持，與此同時專業檔案工作者的人數也在逐年增加，員工的素質也在不斷提高。但從總體來說，基層檔案工作者隊伍的整體素質還不能完全適應新時期檔案管理工作發展的需要，因此需要提高基層檔案工作者的整體素質。

（一）更新檔案管理觀念，提高對檔案管理的認識。基層檔案工作者的素質要從領導開始，加強領導對檔案管理這項工作的重視程度，支持檔案管理相關工作，領導人員應充分意識到檔案管理工作的重要度，定期對檔案管理工作進行審核、監督，嚴格避免虛假材料進入檔案，成立有效的檔案管理小組，及時發現檔案管理工作中存在的問題，并解決問題，從而保證檔案管理工作的有效進行，與此同時檔案工作者也要嚴格要求自己，學習相關的業務知識，提高基層檔案隊伍的整體素質，從而推動事業單位檔案管理能力的提高。

（二）加強相關培訓，提高檔案管理的基本能力。檔案工作是一項專業性很強的工作，這就要求檔案工作人員不僅要有豐富的業務知識和較強的業務技能，還要熟悉業務操作的各個環節，步驟，掌握各類檔案的管理。因此，檔案主管部門應加強對基層檔案工作人員的培訓和教育，可開展公益講座等，使檔案工作者能夠不斷的學習新知識，以適應新時期檔案管理工作發展的需要。

（三）充分利用科學技術。社會的發展和科學技術的進步，極大地促進了檔案管理工作的現代化進程。現在許多基層單位已經使用計算機和現代化辦公設備進行檔案管理，檔案載體發生了巨大變化，由原來以紙質檔案為主，逐漸發展為現在的紙質與磁盤、光盤等新型載體共存的局面，尤其是掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大地增加了檔案的信息存儲量，使檔案具有開發利用速度快、更加直觀和易操作的特點。這些特點，也使得檔案更容易走出檔案室的狹小空間而走向社會，更好地為人們的生活、工作和學習服務。基本實現現代化和自動化，有利于提高檔案管理的工作效率，減少人工操作的失誤率，對檔案信息進行有效的篩選和分類，提高檔案完整率、有效度和利用率，更好地適應新時期社會發展的需求。

二、創新檔案管理

21世紀是一個創新的世紀，新時代也有許多新的變化。檔案管理也應具有與其他工作相同的創新意識和創新理念。在檔案管理工作中，應該創新管理方針，使檔案管理工作進行的更加有效。因此，創新檔案管理應放棄傳統的工作思路，充分利用現階段的信息技術手段，提高檔案管理的效率，利用創新思維指導思想，更新觀念和意識，與時俱進的創新檔案管理，真正的使檔案管理與計算機技術相結合，促進檔案管理行業的進步，為檔案事業的發展提供動力以及有利于實現社會的可持續發展。檔案管理事業的不斷創新，使檔案管理工作更適應新時期社會發展的需求。

（一）創新檔案管理方式。檔案室中雖然資料豐富，但面對使用者多樣化的需求，館藏資源使用明顯不太方便，且利用效率不高。因此應對檔案文件進行優化、集成，使其更加系統、規范、有序，能夠更加準確、及時、高效的為用戶服務。同時應當加大對檔案管理的投資，加速設備的更新換代，創新管理方式，提高檔案管理的效率。同時可以利用網絡技術，建立檔案室的內部局域網，方便相關檔案的查閱和整理，不僅可以實現電子檔案信息的高效快速歸檔，而且在很大程度上提高了信息的利用率，可以大大提高檔案管理的質量和效率。

（二）創新服務理念及模式。傳統檔案管理服務概念缺乏主動意識，而這樣的概念早已不符合信息技術高速發展的新形勢，需要更多高質量的信息服務，因此，創新服務的概念。建立檔案主動服務的理念，在工作中有很多知識和技能是非常重要的，工作人員通過各種渠道獲取豐富的檔案知識，通過各種媒體獲取檔案管理信息，提高檔案管理的法律意識，使大多數員工工能夠理解和認識檔案管理的重要性，并與檔案管理人員積極做好檔案管理工作。，使更多的人重視檔案工作，積極支持和參與檔案工作。同時應充分利用互聯網等信息工具提高服務質量，為用戶提供主動、多元化和開放式的服務，實施多形式、多渠道的服務拓展，可以有效提高服務質量，還可以建立信息資源數據庫以促進信息檢索。在新時期實現檔案的電子化管理。

（三）開展在線服務，實現資源共享。打破檔案室、圖書閱覽室等部門的獨立工作，建立資源共享、綜合管理，發揮整體優勢，建立完整體系，實現檔案文獻資源的互補性，提高檔案資源的利用率，避免不必要的重復和浪費，有效緩解檔案存儲空間的擁擠，管理人員和財務約束等實際矛盾。同時，各級各類檔案館和圖書館也可以統籌協調發展，走專業化的道路，更好地適應社會各方面的需求。建立檔案網頁也是實現檔案信息在線檢索的重要途徑，對單位重大事件形成的新聞視頻文件進行數字化，及時歸檔，建立數字視頻檔案數據庫進行宣傳和利用。為公眾提供電子郵件服務，讓公眾和檔案室利用互聯網進行在線直接對話和信息交流，及時耐心地回答有關檔案的問題讓服務真正貼近生活，提高檔案使用者的滿意度。

三、結語

在新時期，社會的全面信息化改變了人們的工作和生活環境，使人們更加注重信息的時效性，因此檔案管理工作中應提高工作人員的業務素質，同時應注重創新，使檔案管理在新時期能夠取得更好的發展。