電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類社會已經(jīng)全面邁入了信息化的時代，檔案管理正面臨著新的歷史變革和發(fā)展機(jī)遇。為了與時代相結(jié)合，跟上快速發(fā)展的社會步伐，我們要深入探討檔案管理的方法和理念，將信息化與檔案管理結(jié)合在一起，運(yùn)用信息化的技術(shù)與模式去解決檔案管理中存在的問題，使電子信息技術(shù)全面廣泛的應(yīng)用于檔案管理工作中。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，決定了社會化的生產(chǎn)日益復(fù)雜、變化萬千，正在由傳統(tǒng)的勞動密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橹R密集型，也就造成了檔案管理的內(nèi)容變得更加復(fù)雜，信息量越來越大。為了更好的完成檔案管理的工作，滿足社會自動化的發(fā)展和程序化的需要，電子信息技術(shù)的應(yīng)用勢在必行。根據(jù)電子信息技術(shù)科技化、智能化、便捷化的特點(diǎn)，將其應(yīng)用在檔案管理工作中，可以節(jié)省大量的人力、物力和財力，并對生成、存儲、整理、運(yùn)用及傳遞等方面的效率進(jìn)行大大提升。

1電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，一般存在內(nèi)容繁雜、管理混亂、效率低下等問題。將電子信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理中，最大的好處是可以突破空間的局限性，有效的提高檔案管理工作的效率，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是在內(nèi)容上，通過電子信息技術(shù)，可以運(yùn)用插圖或表格進(jìn)行檔案信息的建立，將檔案信息自動編號以方便檢索和統(tǒng)計(jì)，還可以將檔案信息存儲在服務(wù)器中以方便各個不同地域的工作人員進(jìn)行共享和查閱，管理更加高效；二是在系統(tǒng)上，通過電子信息技術(shù)，可以檔案管理工作劃分成建立與查詢、整理與分類、打印與共享、用戶與管理等模塊，管理更加清晰； 三是在存儲上，通過電子信息技術(shù)，可以淘汰傳統(tǒng)檔案管理工作中使用的紙質(zhì)載體，改為以相關(guān)軟件作為載體，不僅節(jié)省了人力和物力資源，還更加方便信息的查詢與分享，管理更加便捷。

2信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)

首先，電子信息技術(shù)改變了檔案管理的載體。傳統(tǒng)的檔案管理，大多以紙質(zhì)為載體，在空間和時間上有很大的局限性，儲存內(nèi)容的多少主要取決于載體的可承受能力，且不利于內(nèi)容的整理、檢閱和傳遞。而信息技術(shù)背景下的檔案管理，其載體已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化，通過以相關(guān)軟件作為載體，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臄?shù)字內(nèi)容，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行儲存，促進(jìn)了檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、虛擬化和數(shù)字化。以計(jì)算機(jī)全程操作的檔案管理工作，不但解決了傳統(tǒng)上的一些弊端，而且改變了檔案數(shù)據(jù)的處理與交換模式，有效提升了工作的效率，可以說是檔案工作歷史上的一座重要的里程碑。

其次，電子信息技術(shù)改變了檔案管理的分類。傳統(tǒng)的檔案管理，各單位基本都是按照文書、基建、人事、科技、史志等方面進(jìn)行分類，以方便查找和檢閱。而信息技術(shù)背景下的檔案管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過在軟件中提前設(shè)定好的指令，可以隨時隨地的創(chuàng)建和修改。各單位可以針對自身的詳細(xì)情況，如文化、財政、組織、業(yè)務(wù)、后勤等方面，進(jìn)行更加規(guī)范化、精細(xì)化的分類管理。

3電子信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑

3.1要從思想觀念上充分認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理實(shí)際工作的重要意義

隨著社會的不斷發(fā)展，越來越多的產(chǎn)業(yè)如雨后春筍般不斷出現(xiàn)，需要檔案管理工作的單位和企業(yè)的范圍也在不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)檔案管理文化性質(zhì)和社會性質(zhì)已經(jīng)跟不上時代的步伐，檔案管理的信息化是解決這一形勢的唯一出路。我們必須深刻認(rèn)識到，在信息時代的背景下，只有在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)，才能解決目前面臨的種種問題，有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，有利于減少人力、物力、財力等社會資源的投入，有助于檔案管理在全新的社會形勢下樹立全新的社會影響和社會地位。

3.2根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用特點(diǎn)對檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃，使之有的放矢。

信息化時代背景下，檔案工作的內(nèi)容和范圍越來越廣闊，其信息量是傳統(tǒng)檔案管理工作的成百上千倍，因此將檔案管理信息化是一個漫長的過程。要將信息技術(shù)成功的應(yīng)用在檔案管理工作中，首先要了解本單位現(xiàn)有的檔案情況，對原有檔案的材質(zhì)、類別、形態(tài)、數(shù)量等基本信息進(jìn)行系統(tǒng)的登記和統(tǒng)一的分類，務(wù)必做到真實(shí)、準(zhǔn)確；然后根據(jù)原有檔案的實(shí)際情況，運(yùn)用電腦、相機(jī)、掃描儀等設(shè)備，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的內(nèi)容。數(shù)字化是檔案信息化的重要體現(xiàn)，這是一個浩大的工程，不是一朝一夕可以完成的，所以在過程中一定要分清主次、區(qū)別對待。在保證真實(shí)性的基礎(chǔ)上，優(yōu)先將原有檔案中經(jīng)常使用、意義重大的項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)字化處理；對于有特別要求的原有檔案，要根據(jù)情況劃分出來，進(jìn)行特殊的照顧。

3.3信息技術(shù)條件下要加快、穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用。

在當(dāng)前的社會環(huán)境下，檔案管理工作中多如牛毛的內(nèi)容和資源，只有通過數(shù)字化才能進(jìn)行記錄和儲存，檔案管理工作的數(shù)字化勢在必行、刻不容緩。盡早完成檔案管理的數(shù)字化，能夠完善檔案價值高、利用率高的優(yōu)勢，可以使檔案管理工作更有效、更高效，從而使更加簡便的應(yīng)用于單位與企業(yè)中。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的過程中，最重要的一條就是，要對工具的必要參數(shù)進(jìn)行統(tǒng)一的、有針對性的優(yōu)先設(shè)置。例如，為了保證不同檔案的成像質(zhì)量和效果一致，要使用同一型號的掃描儀，并在對紙質(zhì)檔案的掃描過程中，進(jìn)行統(tǒng)一的掃描參數(shù)的設(shè)定。

4信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用過程中的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)全面應(yīng)用于檔案管理工作中，妥善解決了其在傳統(tǒng)形式下的弊端的同時，也為我們的檔案管理工作提出了全新的要求。最重要的就是檔案管理的保密性，由于信息技術(shù)應(yīng)用的開放性，以及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，決定了新形勢下的檔案管理工作必須注重加強(qiáng)檔案管理的保密性。由于加入了信息技術(shù)，檔案管理工作人員在以往檔案信息的搜集與保存工作之外，還要學(xué)習(xí)信息技術(shù)使用、操控、維護(hù)等方面的技術(shù)，對其自身的綜合素質(zhì)是一個不小的考驗(yàn)。此外，檔案管理工作者還要在工作中留意不同檔案查詢者對檔案工作的不同需求，并建立最符合單位實(shí)際情況的檔案信息體系，使自己的工作變得更加高效、科學(xué)以及靈活。

5結(jié)語

總而言之，檔案管理工作的信息化，是社會發(fā)展的必然趨勢，有助于改善檔案管理工作自身存在的弊端，有利于減少社會資源的浪費(fèi)。我們需要做的，只有做好原有檔案的數(shù)字化工作，根據(jù)單位情況建立最符合的信息平臺，努力提升檔案管理工作的整體水平。

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作者簡介

吉多多（1992-），女，漢族，湖北保康，本科，研究方向：檔案專業(yè)，保康縣縣域經(jīng)濟(jì)辦公室