信息時代政府人事檔案管理研究

摘 要：隨著信息化的到來，對檔案進行傳統化改造已經成為破解檔案管理難題的重要手段，檔案管理不是簡單地進行數字化掃描，而是運用大數據、物聯網的強大結構、運算、存儲功能進行全方位改造，保證檔案信息的安全性。

關鍵詞：大數據，物聯網，信息化

干部人事檔案在干部規范管理與科學任用方面具有重要的參考依據作用。隨著我國干部人事隊伍科學化管理進程的不斷提高，檔案管理也取得了顯著成效，但是隨著信息技術的不斷發展進步，尤其是大數據時代的到來，如何借力電子化、信息化實現檔案管理的根本性變革，如何借力大數據實現對傳統電子檔案的提檔升級對于各級政府人事管理部門來說具有重要的現實意義。

一、對檔案進行數字化改造的意義

1.提高檔案利用效率，促進檔案規范化管理。信息化時代，通過對傳統檔案的電子化和數據化改造，不僅能夠實現檔案資源的利用效率，而且可以實現對檔案的科學規范管理，推動檔案資源的充分共享使用，同時能夠減少大量的人工成本，大幅降低實體檔案管理的無效性重復勞動。通過電子化數據流程，將檔案信息進行全面地識別采集，并進行根據需要進行不同層次的分類，便于保存并在一定范圍內通過合理授權與身份識別實現資源的共享共用，極大提高了工作效率，減少了大量的人力物力財力。

2.將干部管理與檔案管理進行有效結合，避免干部任用中違法違規現象。在數據化信息之前，干部隨意改動檔案的現象比比皆是，尤其是檔案管理人員進行的各種違法操作讓管理部門的監控力不從心。而信息化的出現尤其是檔案管理大數據的運用有效破解這一難題，在干部管理部門與檔案管理部門之間架起了一座檔案資源信息化溝通的渠道，有效化解了兩個部門之間信息同步的難題。通過建立和完善檔案信息共享機制，兩個部門可以在授權的范圍內進行資源上傳、完善、檔案查詢、管理、調取、使用。通過云數據的分析預測，能夠概括出干部隊伍整體發展趨勢、結構特點以及在人才管理中應該注意的問題，為干部管理提供科學數據參考。

3.有利于改變現行檔案管理模式，提高數字化裝備程度。傳統檔案管理必須要有足夠的場地和人員對實體檔案進行存儲、管理、保管，尤其是長期保存的檔案，隨著信息化的不斷增加，檔案管理的場所問題越來越妨礙檔案事業的發展，而用人成本的不斷提高也是限制其發展的重要方面。信息化的使用尤其是存儲設備的不斷升級換代，從以前的U盤存儲到現在的移動硬盤以及云端存儲，讓信息存儲基本不再受制于容量的限制，信息的上傳、查閱、檢索、統計、調用更是在短時間內迅速完成，信息化讓檔案管理擺脫了實體空間的限制，為實現管理上的突破提供了可能。

二、大數據與檔案管理

大數據主要是指數據產生、運算、存儲方式，它是一種數據流，是在操作者、電腦以及檔案實體的共同作用下，通過對獲取的海量數據資源進行多維度綜合分析，并向用戶提供各種分析結果的一種服務型數據操作過程。以數據的獲取、存儲、情景運算分析、實時管理、調用為基礎，以云計算為發展方向，通過對整體數據的分析控制實現，以5v為特征，即 Volume（數量巨大）、Variety、（種類多樣）、Value（數據價值密度低）、Velocity （處理速度快）、Veracity（精確性），是信息化技術不斷進步與發展的分布式處理、分布式數據庫、云存儲和虛擬化技術。

隨著國家和各行業對大數據技術關注度的不斷提高和行業運用的逐漸普及，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰。如前所述，信息化改造對檔案管理具有重要意義，但是目前檔案管理工作現狀，尤其是管理本身水平參差不齊，專職管理員信息化配置嚴重不足，導致檔案管理信息化面臨諸多挑戰。如檔案內容信息在從紙質檔案向電子檔案轉化過程中的真實性問題；檔案安全與內容保密問題。在進行數據信息共享的同時，如何確保檔案安全成為目前檔案管理必須要解決的突出問題，是對檔案進信息化改造尤其是智能、安全化設計、管理的重點環節。

三、檔案管理的信息化改造

1.在檔案系統設置上進行私有云管理存儲設置保證信息的安全性。云計算根據不同的服務方式，可以分為公有云、私有云以及混合使用云，公有云顧名思義是指在網絡上共享共用的設置，而私有云與之相對應主要是通過技術手段對訪問權限以及下載、傳輸和復制粘貼等操作進行限制，如設置瀏覽權限、設置防火墻等對信息進行保護。而檔案本身的保密性、安全性、私人性以及人員管理的參照性決定了它們不能進行信息公開，只能在管理者授權的前提下進行查閱，因此需要通過私有云進行有效設置。設置時應重點考慮應用接口和訪問權限，檔案管理信息量巨大，但是云存儲的無限大空間完全可以滿足它的使用；使用借口設置一是要考慮安全性問題，如各種移動終端的對接下載；二是應該考慮不同行業的對接權限問題，根據不同的行業進行不同層次的分類查閱和使用；訪問權限要通過技術設置，如ID身份識別或者數據口訣傳輸等方式獲取訪問權限，保證信息的適度公開和保密。

2.對檔案管理進行物聯網改造，保證檔案信息的真實性。物聯網的興起破解了單純信息技術的虛擬性缺陷，使互聯網技術不再僅僅局限于網絡空間，而是將網絡、使用者以及使用對象客體進行有效連接，并且以直觀的方式進行視覺呈現與遠程可視化操作。通過網聯網技術中的傳感器技術、RFID 標簽和嵌入式系統技術，將實體檔案庫與檔案信息數據庫以及使用者、管理者進行連接，通過RFID 標簽中的信息編碼對實體檔案進行信息掃描和上傳，不僅極大地提高了工作效率而且確保了信息內容的準確性。物聯網的可視化也保證檔案的調入與調出的隨時可監控性，便于對檔案進行隨時跟蹤和查閱。同時對各傳感接收系統進行設置，隨時保存并調節檔案庫的溫度、濕度等便于管理人員實時操作，保證檔案質量的長久性。

3.強化檔案管理人員的信息化配置，提高管理的安全性與信息化程度。信息化檔案人員管理，較之于傳統的檔案人員，不僅要對檔案實體進行維護和管理，更應該注重對信息化設備以及操作流程的監控與管理，尤其是物聯網改造后，實體檔案只是整個檔案信息化的一個組成部分，更多的是對整個信息系統的維護和更新。如對日常操作流程的程序化，對信息設備的軟硬件的日常檢查與維護維修、網絡安全的定期維護等，一旦發現系統異常或設備異常應進行及時的故障排除；要對信息的使用如訪問、下載、傳播、上傳等進行一定的監控和限制，防止惡意或無意入侵的病毒對系統造成不可彌補的損害。

四、小結

干部人事檔案的信息化過程是一個系統工程，首先依托的是科學技術的不斷發展進步，同時又有賴于各級各部門的高度重視，不僅要從設備上進行改造，更要對相關的軟件如系統操作軟件、人員素質的提升、檔案安全意識的培養等方面進行全方位改造。目前，我國檔案的信息化進程已經開始，但是距離檔案的智慧化、智能化運作還有很長的道路，也面臨一定的技術難題，本論文旨在拋磚引玉，希望能夠對政府檔案的建設與管理具有一定的幫助。

參考文獻

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作者簡介

蘇志旬（1973-），大學，職稱：主治醫師，專業：臨床醫學，山東省日照市嵐山區，工作單位：日照市嵐山區人力資源和社會保障局