現代企業檔案管理工作的信息化建設探析

徐彥

摘 要：在當今社會信息化水平飛速提高的發展階段，大數據時代已成為人們討論的熱點。隨著智能化信息終端的普及，企業在生產經營中產生的大數據迫切需要進行合理、有效的收集、整合、分析與處理，這就是企業面臨的大數據時代。在這樣的時代，企業需要盡快轉變傳統的檔案管理模式，將信息化管理技術應用到檔案管理工作中，進而實現信息與數據的統一整合并進行集中分析、處理，最終提高企業的經營效率與經濟效益。

關鍵詞：現代企業；檔案管理；信息化建設；對策

在信息化時代背景中，信息化檔案管理已經成為各行各業發展的必要路徑，新時代背景下，檔案管理工作應該及時進行自我改革與自我創新，如此才能緊跟時代發展趨勢，滿足時代的要求。從而提高自身的工作質量與效率，提升檔案管理工作的服務水平，最終提高檔案信息資源的利用效率，充分體現和發揮檔案信息資源的價值。

1檔案信息化建設的內容

1.1基礎設施建設

基礎設施中，最為關鍵的是軟件設施與硬件設施，兩者是檔案信息化建設前提，為檔案信息化檢核提供技術支持。其中，檔案信息網絡，是基礎設施建設的關鍵，發揮著至關重要的作用，包括檔案傳輸、檔案交換，還有檔案信息資源的共享，都要通過檔案信息網絡實現。因此，要從兩方面入手：一是提高計算機的使用率，二是要加快檔案管理網絡建設。

1.2檔案信息資源建設

此項工作重點在于建立綜合的檔案目錄數據庫，數據庫中應該包含兩部分內容：一是檔案館所有的檔案的目錄，二是要包括全宗文件級目錄。與此同時，數據庫的類型也應包括兩種，第一種是全文字數據庫，第二種是多媒體數據庫。此外，要做好電子文件信息的整理歸檔工作，而對于傳統的紙質檔案，要對其進行數字化處理，從而豐富檔案信息的類型，更好的滿足各類工作使用需求，需要注意的是，要做好電力檔案的備份工作。

1.3應用系統建設

首要任務是大力檢核檔案信息管理系統，在檔案管理工作實踐中，應用通用性能強，且具有兼容性特征的系統，保證該軟件系統可以與互聯網聯通，并且可以與各大門戶檔案網站聯通，滿足政府、企業、組織，還有社會個人群體對檔案的使用需求。

1.4人才隊伍建設

人員是檔案管理工作的具體實施者，對檔案管理的信息化實施水平有著重要影響，因此，要重視和正視檔案管理工作人員的作用，推進人才隊伍建設，打造專業的檔案信息化人才隊伍，這是目前檔案信息化建設工作中的重要內容之一。重點是要對相關的檔案工作人員進行培訓，促使其形成先進的理念，掌握先進的知識與技術，能夠熟練操作先進的信息化設備。同時，還要加強對領導人員的培訓，從而提高檔案管理人員的整體素質，為信息化檔案管理工作奠定良好基礎。

2企業檔案信息化建設的必要性

2.1檔案信息規模急劇擴張

企業檔案管理工作中，傳統的紙質檔案管理方法已無法適應企業信息化發展的需要，不能及時、有效地對企業的經營決策提供參考作用。企業信息化管理中大量產生的電子文件已成為企業生產運營數據的體現，此類電子文件的數據量大、格式多樣，包含文檔文本、圖片圖像、音頻視頻等，如何從價值密度低的這些文件中快速檢索，提高檔案信息的價值，僅僅依靠傳統的檔案系統是無法滿足的，因此，為了實現檔案數據信息的參考作用，企業只能運用云計算等新型信息化技術進行檔案管理工作。

2.2辦公自動化改變了檔案管理的工作環境

科技的發展導致辦公自動化逐漸取代了傳統的企業辦公方式，改變了原本的工作環境。現階段，企業可以運用數字化、信息化技術實現OA系統與檔案系統的對接，自動歸檔電子文件，能夠通過互聯網技術實時傳遞和存儲數據信息，實現檔案數據信息采集、處理、分析及整合的動態工作模式。

2.3檔案信息資源的重要性不斷提高

傳統的檔案管理環節，包括取閱、證明、整理、編研等，檔案管理與應用費時耗力，已無法滿足現代企業不斷加快的工作節奏，不能實現檔案信息資源利用即時、高效、集成、共享的工作需要。信息化的檔案管理模式，能夠實現檔案信息的高效整合，能夠實現海量數據的分析應用和資源共享。

3檔案信息化建設與技術檔案管理的措施

3.1完善檔案信息化工作體系

首先，明確管理體制，完善運行機制。最為基礎的是要遵循相關法律法規，在此基礎上，各個部門之間，要建立聯動管理機制，以此實現對電力文件的實時監控，以及全程管理。各地的檔案局，應該充分發揮自身的作用，發揮協調功能，努力構建一個上下聯動，彼此協調的工作體系。除此以外，電子政務工作中，應該注重并提高檔案信息化的所占比例；其次，完善法律法規，規范相關工作。具體而言，在建設過程中，要對其進行專項規劃，化整為零，將整體龐大的任務分解，安排各各個負責單位和部門，其中，要明確任務量，以及任務完成的時間。除此以外，管理工作中，采用績效評估的方式，對各單位、各部門的工作量化評估，并將評價結果公布，然后與其進行討論交流，幫助單位、部門認識到工作中的薄弱環節，以此督促單位、部門能夠更加積極認真的進行檔案信息化相關工作。

3.2推進檔案數字化和資源共享

要充分認識到，資源建設是檔案信息化建設的最核心工作，目前的情況下，檔案信息化建設的重點應該集中在以下兩方面：一是推進檔案數字化，首先，要尊重數字化建設的規律，定制合理的建設計劃，并切實做好監督工作，促使數字化建設工作可以有序進行，與此同時，要建立完整的數字化目錄，并給予數字化建設工作充足的資金、技術、人才支持，促使個部門之間能夠團結一致，齊心協力；二是實現資源共享。具體而言，要在國家相關法律法律的指導下，建立綜合檔案信息系統，并將去與辦公系統融合，各單位和部門可以通過網絡，將內部形成的文件信息進行處理、歸檔，以時間為排序標準，建立檔案信息目錄，以此促進檔案信息化建設。

3.3健全技術支撐

檔案信息建設技術的研發，首先應鼓勵檔案部門的相關技術人員進行積極攻關，加大自主技術研發，同時，也可通過合作開發的方式研發新技術。對于檔案信息化建設而言，首要任務是要完善基礎設施，在前文的論述中，已經明確，要做好軟硬件設施的建設工作，除此以外，要注意更新審計現有的工作設備，為檔案信息化工作提供設備支持。更為重要的是，要加大關鍵性軟件的研發力度，對軟件開發企業進行等級評定，最終實現在全國范圍內形成一個一致的技術標準，所開發與應用的軟件要具有兼容性。此外，還要做好軟件的安全建設，防止不法人員盜取、破壞檔案信息，加強訪問限制。

4 結語

檔案管理信息化建設是促進檔案管理發展的主要趨勢，是有效促進時代發展的客觀要求。加強對檔案信息化建設的研究具有非常重要的意義。在進行檔案管理的過程當中應該跟隨時代發展的步伐，積極探索新型的檔案管理方式，并且將其應用到實際管理的過程當中，有效地實現檔案管理信息化建設。在具體的實踐過程當中，需要加強對工作經驗的總結，有效地借鑒外國或者是其他地區的先進做法，使檔案管理工作更加信息化，有效的促進我國社會的發展。

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