淺析行政事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決對策

摘 要：在行政事業單位檔案信息的管理過程中，為了讓檔案信息的管理具有嚴肅性和規范性，應該在原有檔案管理的基礎之上建立檔案信息化管理，進而提高檔案信息管理工作的效率。但由于檔案信息管理的不完善，以及檔案管理人員沒有熟練掌握信息網絡技能，也在工作上出現了很多問題。因此，為了讓管理信息網絡得到有效的實施，本文詳細的分析了行政事業單位檔案管理信息化建設存在的問題，并針對存在的問題提出相應的對策。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；信息化；網絡

隨著社會的進步，網絡信息技術得到了快速的發展，行政事業單位信息化管理得到了提升。為了讓行政事業的檔案信息管理得到順利的發展，必須采用信息化管理，以此來提高檔案管理的工作效率。因此，為了讓檔案信息管理能夠得到更好的發展，行政事業單位需要根據自身的情況建立檔案信息化系統，以及構建檔案管理的新秩序，提升檔案管理的服務水平。

1、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.1對檔案的信息化發展的重視程度不夠

在事業單位中，有些單位對檔案信息化的發展不夠重視，他們認為檔案的信息化建設只是實現計算機的操作而已。但這只是信息化建設的基礎和前提。同時，還有一些事業單位的領導層對本單位檔案信息化建設的認識程度還不夠，他們認為只要將本單位的檔案信息保持完成就可以了，沒有必要建設相對比較復雜的檔案信息化建設。

1.2檔案管理人員的信息化技術掌握不足

當前，事業單位的檔案管理人員在長期的工作中，一般只傾向于紙質版的信息管理，沒有真正的去了解和認識信息化技術，因此，當他們在事業單位的信息檔案管理工作中，是很難接觸并掌握相關的信息技術，從而阻礙了檔案信息化的發展。尤其是檔案管理人員對大數據等現代信息化的技術和理念沒有深入的認識，只停留在表面的概念上，在運用時，自身的技術水平也得不到相應的提高。

1.3網絡安全環境不穩定

在事業單位的信息檔案管理中，是會涉及到很多需要保密資料的，因此，在建設信息化答案管理的過程中，如果網絡安全環境不穩定，就會導致機密信息的泄露。不過，導致機密信息泄露的主要原因還是事業單位的內部管理工作人員，因為他們沒有很強的網絡安全意識，沒有將屬于機密的檔案信息管理資料進行獨立保存，而是和其他的互聯網電腦一起混用。

此外，還有外界的病毒等阻礙了檔案管理信息化的建設。由于檔案信息的管理人員沒有網絡的安全常識，在使用電腦時對病毒庫沒有進行及時的更新，讓黑客有更多的攻擊空間，因此無法適應如此復雜多變的網絡安全環境。

2、檔案信息化建設的具體措施

2.1管理人才信息化技術的培養

在檔案信息管理工作中，相關工作人員不僅需要具備有很高的個人修養和良好的職業道德，還需要具備有相應的專業技能。但由于檔案的類型不同，管理的形式也就不一樣，因此，檔案管理人員要掌握和了解相關的專業技能。然而，作為現代的檔案管理人員，不僅要掌握信息化的專業知識，還需要熟練運用電腦和信息技術來管理檔案，并且要達到零失誤的效果，從而提高管理人員的工作效率。

同時，隨著網絡技術的不斷發展，需要不斷的優化信息等技術水準，讓檔案管理人員學習相關的知識和技能，以及自身的更新知識結構，為員工創造和工作相關的更多的學習機會，尤其是加深對大數據等的認識。此外，對于那些在信息技能比較薄弱的管理人員，采用傳幫帶的方法，讓信息技能水平比較好的工作人員來帶他們，讓他們在學習中迅速的掌握信息技能管理，從而增強他們的信息技術的管理能力。

2.2構建檔案管理網絡安全屏障

在事業單位的檔案管理中，相關的工作人員要提高網絡安全管理意識，否則就有可導致機密的檔案信息通過網絡泄露。因此，相關管理部門需要做好網絡安全措施，并不斷的更新服務系統和病毒庫，定期檢查殺病毒等的不良程序。此外，為了讓檔案管理更加有效的開展，還需要建立檔案調閱的相關程序。

為了確保檔案信息的不被泄露出去，相關管理部門需要根據信息的重要及核心程度的不同，對其進行細化管理。當然，更重要的是國家需要加強構建和規范為了安全的相關法規，要堅決打擊網絡犯罪分子，凈化我國的網絡環境，為我國提供一個良好的網絡安全環境，尤其是事業單位的網絡安全環境，從而促進事業單位檔案管理的網絡化發展。

2.3強化檔案信息推進力度

在檔案管理信息化發展的過程中，需要建立和電子化相關的紙質資料，促進原始檔案的穩定發展，同時組織相關的技術人員對原始檔案進行掃描等。尤其是一些比較珍貴的材料，還需要進行研究，只有這樣才能夠有效的保存原始資料的完整性，同時還需要促進對這些原始資料進行電子化的發展，并研究出符合檔案保存的有效措施。

2.4推進檔案信息化發展的硬件建設

在事業單位中，無論是領導還是普通員工，都要高度重視檔案信息的基礎設施建設和信息化的管理工作。為了有效的管理檔案化并得到順利的發展，因此，需要建立系統的檔案管理制度。比如，在調閱檔案的管理上，需要具體規定時間，這樣可以降低檔案的缺失率，讓檔案信息的管理變得更加的規范。同時，在現有條件允許的情況下，要不斷的更新事業單位檔案管理的設備，無論是硬件設備還是軟件設備，這樣才可以更好的實施檔案管理的信息化，并建立與時俱進的現代化檔案管理設備。

在當前，事業單位已經實現了辦公電腦化，在一定程度上已經提高了工作效率。當網絡信息技術在不斷的迅速發展中，因此事業單位的相關人員需要不斷更新和優化網絡交流平臺，促進網絡信息的管理工作。然而，在建設檔案管理信息化的過程中，還需要事業單位的財政支持，在硬件上要加大其采購力度，滿足檔案信息管理的穩定發展。

3、總結

目前，檔案已經成為社會發展的資源寶庫，行政事業單位檔案是其在發展的過程中進行記錄的客觀資料，也是當地的發展過程，它有效的記錄了當地的歷史事件。因此，為了將這些信息完整的保存下去，再加上現代網絡信息的快速發展，行政事業單位需要根據自身的具體情況進行檔案管理信息化建設，提高行政事業單位管理工作的效率，增強檔案管理的權威性和客觀性。

文獻參考

[1]徐亞華.淺談如何提高檔案管理人員素質之我見[A]“學術視域下的2015全國兩會熱點解讀——決策論壇”倫文集（下）2015.03：149-150

[2]李凌燕.檔案管理信息化的現狀、困境及出路[J].辦公室業務.2016（13）.89-90

作者簡介

廖春韻，廣西欽州，欽州市欽南區財政局，大學本科，研究方向：檔案管理。