淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

孔壯

摘 要 事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位工作中十分重要的一部分，是對(duì)整個(gè)工作進(jìn)程以及財(cái)力物力利用情況的記錄，是相關(guān)部門(mén)按照國(guó)家法規(guī)，科學(xué)有效地對(duì)當(dāng)?shù)厥聵I(yè)單位工作的記錄和總結(jié)，工作完成后給后人留下參考價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)。本文就事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1事業(yè)單位檔案管理特征

事業(yè)單位是國(guó)家設(shè)立的一級(jí)組織機(jī)構(gòu)，在我國(guó)社會(huì)注意經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，事業(yè)單位承擔(dān)著為社會(huì)服務(wù)的職責(zé)和任務(wù)，事業(yè)單位檔案管理大量的信息，有的涉及到國(guó)家的機(jī)密文件，這些信息需要嚴(yán)格的保密，堅(jiān)決防止機(jī)密的文件泄密，需要檔案在管理的過(guò)程中必須做到嚴(yán)格保密。在我國(guó)事業(yè)單位是由國(guó)家出資建立的公益性組織，承擔(dān)大量社會(huì)服務(wù)任務(wù)，社會(huì)各個(gè)行業(yè)的大量信息都匯集到這里，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，這些信息雖然不能轉(zhuǎn)換成經(jīng)濟(jì)效益，但是事業(yè)單位仍要對(duì)這些信息進(jìn)行保存，無(wú)條件的給國(guó)家和社會(huì)提供相關(guān)的信息查詢(xún)，無(wú)條件的提供咨詢(xún)工作，無(wú)條件的提供借閱的工作，為國(guó)家和社會(huì)無(wú)償?shù)姆?wù)。

2管理現(xiàn)狀

（1）對(duì)檔案管理工作重視不夠。目前事業(yè)單位對(duì)國(guó)家頒布的法律法規(guī)解讀不透，雖然國(guó)家已經(jīng)頒布了《檔案法》為了加強(qiáng)檔案管理，但是檔案管理工作仍然沒(méi)有受到重視，管理缺乏有效的措施，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案沒(méi)有得到有效的改進(jìn)，管理意識(shí)單薄。在現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，各行各業(yè)都出現(xiàn)了激烈的競(jìng)爭(zhēng)，有些事業(yè)單位為了追求政績(jī)，面對(duì)社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)和大環(huán)境的影響，把主要的人力和精力都用在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中去，檔案管理等事務(wù)性的工作就被忽視了，從根本上忽視了這項(xiàng)工作。受傳統(tǒng)觀念的影響認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的抄抄寫(xiě)寫(xiě)，檔案管理水平得不到提升，在實(shí)際工作中得不到創(chuàng)新，嚴(yán)重的阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

（2）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。檔案管理工作需要專(zhuān)業(yè)的、有經(jīng)驗(yàn)的人才進(jìn)行管理，因?yàn)闄n案管理并不是一件簡(jiǎn)單的工作，需要管理人員具備系統(tǒng)的管理知識(shí)，但是在實(shí)際的工作中，學(xué)習(xí)檔案管理的人員少，從事檔案管理的人員不能系統(tǒng)的、科學(xué)的、專(zhuān)業(yè)的對(duì)檔案進(jìn)行管理，再加上相對(duì)于其它行業(yè)檔案管理人員的流動(dòng)性比較大，專(zhuān)業(yè)熟練的老員工少，業(yè)務(wù)不熟練的新員工比較多，導(dǎo)致檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才嚴(yán)重缺乏。

（3）檔案管理設(shè)備落后。檔案信息管理系統(tǒng)在當(dāng)前普遍的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)處理信息的水平也在不斷的提高，電子文檔的廣泛應(yīng)用取代了傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，辦公自動(dòng)化設(shè)備也顯示出了強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，但是大部分的事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調(diào)檔等需求難以得到滿(mǎn)足，增大了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員對(duì)工作的積極性受到了影響。更不利于檔案的開(kāi)發(fā)、收集、利用。

3優(yōu)化檔案管理的措施

（1）提高對(duì)檔案管理的重視程度。轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，重視檔案管理制度的建設(shè)，從管理、資源、政策上給予指導(dǎo)、支持、傾斜，滿(mǎn)足檔案管理工作發(fā)展的各項(xiàng)需求，是檔案管理制度科學(xué)、完善、健全，提供良好的外在條件使其健康發(fā)展。改變社會(huì)對(duì)事業(yè)單位管理認(rèn)識(shí)上的不足，整個(gè)社會(huì)觀念的轉(zhuǎn)變并不容易，需要國(guó)家宏觀層次對(duì)事業(yè)單位檔案管理提供支持，使全社會(huì)共同關(guān)注事業(yè)單位檔案管理。

（2）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理。提供事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)，明確管理人員的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理機(jī)制。增加各種類(lèi)型的培訓(xùn)，科學(xué)合理的制定培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案管理人員從理論到實(shí)踐都有一個(gè)很大的提升，并且不僅僅是學(xué)到理論，還能把學(xué)到的理論靈活的應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中去。通過(guò)工作中長(zhǎng)期的實(shí)踐，促進(jìn)工作快速順利的完成。不同崗位對(duì)人員的要求是不同的，做好分工使檔案管理人員明確自己的工作任務(wù)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技能三方面管理培訓(xùn)，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位辦公的大環(huán)境是辦公自動(dòng)化，這就要求檔案管理人員必須掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，靈活運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。多角度、多層次的提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。

（3）建立高效的管理系統(tǒng)。在目前信息時(shí)代的背景下，過(guò)去落后的檔案管理模式我們必須要轉(zhuǎn)變，必須帶來(lái)當(dāng)前檔案的管理模式走向現(xiàn)代化。加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)計(jì)算應(yīng)用到檔案管理的工作當(dāng)中，與先進(jìn)的技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，將網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化與檔案管理有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，滿(mǎn)足信息化社會(huì)的需求。在檔案的分類(lèi)與歸檔中，計(jì)算機(jī)檢索功能充分的發(fā)揮了它的功能，可以將文書(shū)檔案按照要求快速的分類(lèi)過(guò)濾，方便管理者檢索文檔內(nèi)容，降低了管理者的工作量，大大提高了檔案管理的工作效率，帶動(dòng)了管理人員的工作積極性，從而提升了事業(yè)單位檔案管理的整體效果。

（4）加大資金的投入。目前在我國(guó)隨著科技的快速發(fā)展，在工作和生活的改革方面越來(lái)越多的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息計(jì)算也應(yīng)該應(yīng)用在檔案管理工作中去，利用現(xiàn)代化先進(jìn)的設(shè)備和計(jì)算對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和保存。不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同，但是有的地區(qū)檔案管理中先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備得不到滿(mǎn)足。要想改變部分事業(yè)單位落后的計(jì)算機(jī)設(shè)備，當(dāng)?shù)卣畱?yīng)該給予經(jīng)費(fèi)支持，改善檔案管理部門(mén)的落后設(shè)備和條件。

（5）加強(qiáng)檔案保密工作。事業(yè)單位檔案管理工作涉及國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息，在事業(yè)單位檔案管理工作中，不但要提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，更重要的是提高管理人員的保密意識(shí)，堅(jiān)決杜絕國(guó)家機(jī)密檔案泄露，檔案管理必須加強(qiáng)保密工作，檔案室建設(shè)的過(guò)程中要嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求選址、建設(shè)。借閱室、庫(kù)房、辦公室要分開(kāi)，安排專(zhuān)職人員管理，管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、持之以恒的對(duì)待檔案管理的工作。

4結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位的日常工作中檔案管理工作是其重點(diǎn)，采用有效的措施改善事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀不足，積極探索現(xiàn)代化自動(dòng)化辦公設(shè)備與系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，通過(guò)完善事業(yè)單位檔案管理可以完善數(shù)據(jù)信息庫(kù)，敢于嘗試勇于創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，完善事業(yè)單位檔案管理的制度，加強(qiáng)管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作只有不斷在實(shí)際工作中不斷的探索和改善，才能順應(yīng)時(shí)代不斷發(fā)展的要求，全面提升事業(yè)單位管理工作的針對(duì)性、有效性，最大程度的服務(wù)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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