基于知識管理的檔案管理系統的構建研究

李欣佳

摘 要 隨著當前社會經濟的快速發展，知識管理對于企業的發展起到重要的作用，傳統的企業檔案管理就是對數據的管理，更多地注重對個人檔案相關數據的保管，能夠在需要時進行查閱。然而企業檔案的真正價值是要為企業的實用性和信息資源提供有效的幫助，所以，企業檔案的管理模式應該逐漸與社會知識的發展一致，實現現代化的管理模式，為企業的發展提供相關服務。

關鍵詞 知識管理 檔案管理 構建

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A

1企業傳統檔案管理模式中的不足

在經濟快速穩定發展下，大多數企業的檔案管理體現了現代化、信息化的特征。但很多企業檔案管理還存在問題，不能對企業發展歷程全面反映。新的現代化管理模式也沒有形成，這就大大影響了企業檔案管理水平的提高，也影響了企業健康發展。

企業檔案管理與以前的管理模式不同，其在當前的企業管理機制難以達到理想的水平。而很多從事企業檔案管理機制的員工福利待遇不高，這就造成員工工作熱情不高，還從側面體現出企業領導不重視檔案管理工作，很多職工對檔案管理認識也有些滯后，造成自身檔案管理水平停滯不前，這就給企業檔案管理帶來了諸多方面的問題，很難在企業發展中有所體現檔案管理的作用，更加無法發揮檔案管理的優勢。

2企業檔案知識管理模式實現的價值與意義

結合知識管理自身的價值以及內涵，這一模式中的檔案管理工作也需要重視，并引進一些應用創新方法，注重現代信息技術手段的運用，注重以信息資源為主，并以檔案用戶的需求為主，確保檔案管理的內涵與服務個性充分發揮。

知識管理檔案工作模式需對信息化知識技術充分利用，也就是以信息技術作為媒介來進行積累檔案信息資源、傳遞應用以及管理創新，以充分發揮檔案信息的價值，為提高企業競爭實力奠定堅實基礎。

3企業檔案知識管理模式現實需求的分析

當前檔案管理中的各項技術手段都彰顯在信息化技術方式的合理運用，因此，實現知識管理形勢下的檔案管理就必須要具備知識內涵性，同時也需要滿足檔案管理的服務需求。如下幾個方面就表明了檔案管理中管理模式應用的現實需求。

在信息技術快速發展的今天，企業檔案管理工作面臨著很多方面的問題。其中，智能化以及現代化信息技術進程越越來越快，涌現了很多電子文件信息，傳統的檔案管理面臨著諸多壓力。同時，企業組織機構并不重視檔案工作，其工作處于企業發展的邊緣化位置，尤其是信息化建設規模較大的機構，檔案人員面臨著下崗的危機。

從這一點上可看出來，新形勢下企業檔案管理作業需達到企業整合各種信息資源的要求，以確保企業生產研發、售后管理等各項工作順利進行，更為關鍵的是要彰顯檔案信息所具有的內涵。當前檔案管理工作經歷了很多個階段，如手工階段、紙質管理階段、計算機信息化階段等，經過這些階段，大大提高了檔案管理工作的與時俱進性，但面對網絡化技術形式越發豐富的情況，檔案管理工作水平需更大程度地提高。也正是因為這樣，信息化檔案管理工作所陷入的困境需要有新的管理方案與理念來創新檔案管理工作。而應用知識管理模式的理念以及內涵可以對滿足企業檔案管理工作個性化、專業化服務的需求，在轉化知識技能下，為處理檔案文件帶來了諸多方面的便利，也為提高企業發展實力打下了基礎。

4知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施

4.1更新傳統觀念

其實，傳統的企業檔案管理模式與知識背景下的企業檔案管理模式之間最大的差別就是關于工作人員的認知理念與實施方式。因此，轉變企業內部的管理理念就顯得尤為重要了。但是，很多檔案管理員工已經形成了固有知識認知，在短時間內很難轉變其觀念，這樣直接影響到了檔案管理工作的發展。所以企業領導需要帶頭更新傳統的管理觀念，重視企業檔案管理，將員工原本的固有認知不斷轉變。

4.2信息化手段完善

隨著我國科技的快速發展，出現了很多信息化的產物，知識管理就是其中之一。目前來說，知識管理主要是對企業所有的各個獨立、重要的文件與資料的整合處理，使之更加具有科學性與合理性，形成高效的管理模式。在知識管理背景下，企業的檔案管理也會更加信息化與網絡化，符合現代化的發展需求。同時，由于較強的信息化和網絡化，企業也需要對檔案管理部門更加重視，更加需要具備一套專業的知識檔案管理模式，幫助企業知識管理模式的有效實施，不僅體現了知識背景下檔案管理的最大價值，也為企業提供了最佳的支持與服務。

4.3建立制度體系

現今，傳統的檔案管理模式已經無法滿足企業的需求，同樣常規的制度體系也不再適用。因此構建一套以知識管理為基礎的制度體系對于企業來說就尤為重要。通過對常規制度體系的創新與改革，可以幫助企業更加有效地完成對資源與文件的利用，幫助檔案管理工作得到最大程度的發揮與利用，為企業創造更好的價值。

5結語

不管是在哪一個行業，開展知識管理最直接的效用就是能夠將更多的智慧集中起來，實現隱性知識以及顯性知識之間的互通共享，最終達到增強某一個組織反應能力以及創新能力的目的。企業只有將檔案管理當成知識利用的重要途徑，以知識管理的視角開展檔案管理，才能實現知識更大程度的利用。

參考文獻

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