淺談信息時代高職院校學生檔案的管理模式

摘 要：本文從高職院校學生檔案管理內容、意義以及信息技術的發展等方面的分析入手，進而分析了高職院校學生檔案的傳統管理模式存在的種種弊端，比較深入地分析了這些弊端對高職院校教育教學的影響及對各利益主體的影響，進而提出了信息時代學生檔案管理模式，這一模式體現在學生檔案形式電子化、學生檔案管理服務網絡化以及學生檔案管理服務模式多元化等三個方面。

關鍵詞：學生檔案；信息時代；檔案管理

高職院校是高校的重要組成部分，它與普通高校一樣，是高校的一種類型，高職院校在學生檔案管理方面與普通高校很相似，主要是因為高職院校這一高校類型在我國產生的時間比較短，是一種年輕的高校類型，所以其管理模式通常是借鑒普通高校的管理模式。高職院校的管理模式內容龐雜，由于篇幅所限，在此僅以高職院校學生檔案管理為例分析高職院校的管理模式。根據《高等學校檔案管理辦法》，各高校將學生檔案納入了高校檔案管理，高職院校也不例外，其學生檔案包括了高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等材料。但是，很多高職院校學生建檔材料尚不完善，就羅定職業技術學院而言，就尚未將學生的入學登記表和體檢表放入學生檔案，這與《高等學校檔案管理辦法》的規定不符，因而有待改進。根據管理辦法，學生檔案應進行歸口管理，通常是應歸檔案館或綜合檔案室管理，這種管理相對比較專業，可以減少學生檔案管理中的錯誤，經過多年的摸索，高職院校形成了一套固有的，傳統的管理模式。這一管理模式在信息化管理的前期，曾經對高職院校的檔案管理起到了積極的推動作用，但隨著信息技術的發展，傳統的管理模式已經難以適應高職院校檔案管理的需要，對高職院校的教育教學以及學生干部的選拔也帶來了一定困難，因此，本著與時俱進的原則，高職院校學生檔案管理工作，需要積極探索信息化條件下學生檔案的新模式。

一、高職院校學生檔案管理的內容和意義

（一）高職院校學生檔案管理內容

高職院校學生檔案是指學生在校期間，接受教育、培養和管理的過程中直接形成的，反映學生德、智、體、美、勞和家庭政治、經濟情況的檔案材料。

高職院 校學生檔案管理的內容比較龐雜，根據以往的文獻，筆者把學生檔案管理內容分為兩個方面：首先是對學生實體和信息檔案的直接管理。包括學生檔案的收集、整理、鑒定、保存、利用到檔案的留轉全過程的管理。其次是對學生檔案工作的管理，主要是指在學生檔案形成過程中的轉移、審核、監督、歸檔、指導和協調等工作。學生檔案的形成通常涉及到學校的多個職能部門，例如學生的黨團關系涉及組織部和團委；實習鑒定材料涉及到具體的系和專業；學籍材料和成績單涉及教務處；學生參加各種活動的獲獎記錄涉及學生科等等。為了完善盒規范學生檔案管理，以便將來各用人單位調閱學生檔案或者因為工作調動時供組織部門或人事部門調閱學生檔案，因此必須明確界定各個職能部門有關學生檔案管理的職責和任務，設計各職能部門關于學生檔案的管理流程，保證學生檔案完整、清晰、規范、合理、合法。

（二）高職院校學生檔案管理的意義

1、學生檔案是畢業生就業的助推力

學生檔案管理，充分反映出學生在高職院校中的主體地位。學生是學校的主體，學生的綜合素質在一定程度能反映出一所高校的教學和管理水平，學生素質的高低，能力的強弱直接影響著學校在社會中的聲譽，學校培養學生的最終目的是為社會輸送更多的優秀人才，而相關部門，特別是用人單位對學生綜合能力的了解是通過學生檔案進行的，因此學生檔案相關部門特別是用人單位甄選人才的第一手材料，學生檔案管理工作的好壞，直接影響畢業生的就業。

2、學生檔案管理，體現了“以人為本”的檔案工作理念

學生是學校賴以生存和發展的源泉，為了穩定生源，提高生源質量，學校學院需要采取多種類措施，其中的一個重要方面就是學生檔案管理。為了學院和學生的發展以及為家庭和社會負責，學生檔案管理應該本著為學生提供優質服務的宗旨，體現以人為本”的檔案工作理念，真正使學生受到優質的檔案管理所帶來的好處。在高職院校中，學生的任務不僅僅是學習文化知識，更重要的是要掌握實踐和操作的能力，為自己的人生樹立遠大的目標。學生在校期間體現文化素養和各種技能的各種材料都必須在學生檔案材料全面反映，這是學院評估，上級檢查以及用人單位甄選人才的有力證據，因此，我們必須本著“以人為本的”優質、高效地做好學生檔案管理

3、學生管理是高職院校檔案部門不可推卸的責任

《高等學校檔案管理辦法》中明確規定：高校檔案部門有檔案業務指導和保管、利用各類檔案及有關資料的雙重職能，二者是緊密聯系、密不可分的。因此，學生檔案是高職院校檔案館藏的重要組成部分，不僅要加強對學生實體檔案的管理，還要對形成學生檔案的相關職能部門進行業務指導、監督和檢查。

二、信息技術對學生檔案管理的影響

信息技術特別是管理信息系統給高校學生檔案管理帶來了新機遇的同時也給高校檔案管理工作帶來了重大挑戰。

（一）信息技術對學生檔案管理帶來的機遇

首先，信息技術提高了檔案部門對學生檔案管理的效率。信息技術的應用方便檔案管理人員對數據信息進行采集、鑒定、轉換和保存，從而減少檔案管理人員的工作量，提高工作效率和效能。其次，信息技術使學生檔案資源得以共享，降低工作成本。信息技術的推廣應用，使學生檔案信息資源達成共享，有效的降低了學生檔案的管理成本。例如，學生檔案信息管理系統中建立的學生信息數據庫，可將在校生的各項資料納入電子數據庫，為學生信息的再利用提供了方便，節約時間，降低學生檔案管理的成本。第三，信息技術為檔案部門能以更方便快捷的方式管理學生檔案信息資源提供了保障。由于校園網覆蓋了全校各個職能部門，并且各部門都使用計算機進行管理，這就保障了檔案部門與相關職能部門和系部之間的信息鏈接，從而對學生檔案進行更高效的管理。

（二）信息技術對檔案管理帶來的重大挑戰

首先，信息技術改變了建檔方式，從紙質檔案轉變成虛擬的電子信息，促進了數字檔案館的建立。這就要求參與檔案管理的人員熟練掌握計算機以及互聯網相關的專業知識。其次，信息技術使檔案的紙質載體與檔案中所記錄的內容分離。實體檔案館對二者實行雙重管理，即紙質檔案的建立與管理和數字檔案館的豐富與更新，無形之中增加了實體檔案館的壓力。第三，信息技術改變了以往檔案材料收集整理方式的弊端。以羅定職業技術學院為例，檔案管理仍然由學生處負責，具體收集工作由學生處的檔案員完成，輔導員和相關職能部門協助完成，檔案工作始終得不到重視，信息管理工作一般是草草完成，往往是畢業前突擊的方式進行。信息技術徹底解決了這一問題，高職院校電子檔案的建立需要根據電子檔案的特征，按步驟統一填寫統一格式的信息，系統時間的限制杜絕了各系部突擊整理的方式，要求各系部必須在規定的時間內匯總學生的相關信息，保證檔案管理工作的順利進行。

三、高職院校學生檔案傳統的管理模式

（一）學生檔案管理模式的定義

傳統的管理模式即集中管理模式。所謂的集中管理是指由專門學生檔案管理部門負責接收、整理、分類、統計和保管國家招生計劃內的學生檔案，在學生畢業時，負責學生檔案的轉遞環節以配合相關部門的學生就業工作；提供學生檔案的日常查詢利用等等，這屬于在高職院校檔案部門中設置專門的檔案室對學生檔案進行集中管理的管理模式。比如羅定職業技術學院采用的是集中管理模式。

（二）集中管理模式的內容

不同的高職院校的集中管理模式是不完全一致的，以羅定職業技術學院為例，在實際工作中，羅職院對學生檔案的管理實行分階段集中管理。首先，入學階段，主要是對學生檔案（主要是其入學前的高中檔案，包括學生的高中學籍檔案、以及高考成績、體檢表、黨團組織關系等）進行接收、登記、和初步整理工作。這一階段的工作主要由系部完成。學生檔案室主要負責學生在校階段和畢業階段的學生檔案管理，因此，在學生檔案管理過程中，學生工作部門和各系部與學生檔案室有著密切聯系。首先，學生在大學期間獲得的各種獎勵、處分、組織材料等都要及時整理歸檔，按時歸入學生檔案中并隨時按照新的歸檔范圍和要求，收集、整理有關學生的各種材料；在校期間，學生轉專業、休學、復學、退學、入伍、退伍等相關方面的流動性材料也要及時整理歸檔。鑒于學生檔案是學生日后用人單位選拔、任用人才的依據，因此，只將學生的“個性”材料納入其中，包括學生的實踐經歷、科研成果以及反映學生思想道德的材料等等。其次，在畢業階段，高職院校將對畢業生檔案進行整理和傳遞。畢業生的檔案轉遞后還有很多后續工作。包括要求檔案接收單位將檔案轉遞回執單寄回學校，做好成功轉遞檔案的記錄；對未寄出的檔案要重新編號整理，認真做好管理、登記工作；對退回學校的檔案做好處理的記錄。此外，對遺留檔案要定期進行整理、編號，對已經寄出的遺留檔案做好登記；對長時間無人問津的檔案，應與相關部門和學生本人聯系，查找原因，避免發生“死檔”、“棄檔”的現象。

（三）現行管理模式存在的弊端

1、學生檔案原始材料收集不完整

隨著我國高職教育的迅速發展，近年來，全國高職院校實行網上招生，學生電子檔案也因此而產生，但是入學高職院校的學生在中學階段采取紙質檔案，這就導致高職院校電子檔案與中學紙質檔案的脫節，使得學生在中學階段的與高職院校的電子檔案管理相對接，使學生的檔案材料難以收集齊全，甚至包括中學的最原始、最基本、最重要的紙質檔案都無法完整的收集和積累。多年來，我院學生高中時期的學生檔案殘缺不全，如：高中畢業生登記表、中學生學年鑒定表、中學生成績表、高考成績、中學期間的獎懲表、體檢表、入團申請書等等，這些中學階段的原始檔案的不完整增加了高職學生檔案管理工作的難度。一方面原始檔案材料不完整，不利于高職院校學生管理部門對學生原來的學校及家庭情況等方面的全面了解，也不利于高職院校班主任對學生干部的選拔和管理，難以進行針對性的培養，直接影響到學生今后各方面能力的培養。

2、學生檔案在校期間管理不到位

部分高職院校在新生進校后，不馬上建立新生檔案，將新生高中時期的檔案擱置不理，而學生在高職三年學習期間所產生的各種檔案都分散在各部門及個人手中，如分散在：各系系辦、輔導員及個別老師手中，導致學生檔案平時處于無人管理或者管理混亂狀態，直到學生即將畢業離校時，學工處才通知各系和相關部門集中歸檔，這種突擊性的集中收集，必定會影響到學生檔案的質量，最終導致學生檔案殘缺不全、檔案分裝歸類不準、檔案的清理、核對等環節出現遺漏等現象。

3、學生檔案內容老套單一

當前，高職院校學生檔案里大多數存放的都是學生中學時期簡單材料以及學生在校三年高職大學期間材料，如：中學學籍卡、中學體檢表、高中畢業生登記表、中學生成績表、高考成績、中學期間的獎懲表，高職學年鑒定表、高校畢業生登記表、高職成績表等等，這些學生檔案歸檔形式依然是傳統模式，在這種傳統模式下，簡單的學生檔案不能詳盡、準確、真實反映學生的綜合素質，不能完全展示真實全面的學生個體，不能反映高職學生全面發展的狀況，不利于用人單位對學生的全面了解和考察，更不利于用人單位及時準確的選拔和合理使用人才。

4、學生檔案管理技術手段落后

目前，我國大部分高職院校學生檔案管理仍然還是以紙質材料檔案為主體，學生檔案仍然處于傳統、原始、手工操作的管理模式階段。隨著我國高職院校招生人數的不斷擴大，學生檔案也隨之不斷遞增，陳舊落后的管理模式已經不適應現代化高職教育的迅速發展，同時也嚴重制約著學生檔案管理工作科學化、規范化、現代化進程。

5、學生檔案意識薄弱

大多數學生缺乏檔案意識，對自己的檔案不太關心，甚至無所謂的態度。以我院學生為例，主要表現在：有的學生在填寫自己檔案時沒有注意，多次出現姓名同音不同形的字；有的學生姓名與自己身份證上的姓名不一致；有的學生隨意更改自己的姓名或者更改自己的出生日期；有的學生不注意用圓珠筆填寫檔案材料，時間長了字跡就會模糊不清；有的學生從不關心自己的檔案到底保存在哪里，直到畢業出去工作后用人單位需要時才注意到自己的檔案，才開始查找自己的檔案。

四、信息時代高職院校學生檔案的管理模式

在信息時代，高職院校傳統的學生檔案管理模式已經不完全適應高職院校發展的需要，并且與國家的檔案管理新政策不符合，與各有關單位及部門對學生檔案的要求不相適應，因此必須采取新的管理模式。這種新的管理模式主要體現在學生檔案形式電子化、學生檔案管理服務網絡化以及學生檔案管理服務模式多元化等三個方面。

（一）高職院校學生檔案形式電子化

過去高職院校學生檔案的載體是單一的紙質形式，但是隨著社會電子化工作方式的出現及其推廣進程的加快，電子檔案逐步產生，高職院校在進行檔案管理時也減少了紙質操作方式，電子檔案作業方式逐步成為主流。相對于傳統的紙質檔案，電子檔案主要依據的是計算機處理技術，它是以計算機為載體而進行的文件管理，具有制作迅速、存儲便捷、容易修正、易于備份、加密后不易丟失等特點。這種電子檔案以電子文件的形式歸檔，既可以滿足高職院校學生檔案的所有要求，又可以實現快速、海量存儲的目的。

（二）高職院校學生檔案管理服務網絡化

不同地區、不同層次的高職院校之間在辦學條件、經費管理上都存在著很大差異，各高職院校在計算機設備配置和學生檔案網絡管理建設等方面參差不齊。信息化技術的迅速發展，使其在高職院校學生檔案信息化建設工作中得到了不同程度的普及，逐漸把紙質檔案轉變為電子檔案進行管理。一般而言，在開展學生檔案管理服務模式創新工作時，各高職院校會根據自身情況以及教育教學需要將檔案單位局域網與校園網連接，實現校園網與互聯網之間的對接。

（三）高職院校學生檔案管理服務模式趨于多元化

在高職院校進行管理體制改革之前，學生檔案管理服務工作者普遍存在觀念陳舊的現象，在工作時往往更加注重檔案資料的收集與保管，而忽視了檔案資源的開發與利用，檔案資源沒有得到充分利用，建立在這種傳統方式上的服務模式則經常表現為“閉架借閱”的低效率方式。隨著高職院校管理體制改革進程的加快，學生檔案工作者對學生檔案資源的重視程度得到大大提高，學生檔案工作者已經不再僅僅拘泥于傳統的“你查我調”、“重保管輕利用”的管理服務模式，其服務模式呈現出向多元化發展的趨勢。檔案工作者在進行檔案管理工作時，更加注重檔案的開發與利用，適當地擴大了學生檔案管理的范圍，同時將智能化技術運用于學生檔案管理，將學生檔案管理工作與高科技手段結合起來，在進行學生檔案服務工作時學會了主動服務，樹立“以人為本”的服務理念，多途徑拓展服務途徑。

五、結語

信息時代，隨著信息技術的不斷發展，為各種檔案管理工作提供了強大的技術平臺，同時也使高職院校學生檔案管理工作日益高效快捷，使得學生檔案管理者日益從繁重的體力勞動中解脫出來，積極去思考一些戰略層面的學生檔案管理工作，同時也使得各學生檔案利益主體受益頗多。但是，信息時代的學生檔案管理還處于不斷完善之中，還需要對現有的檔案管理信息系統不斷完善，明確信息系統中各個模塊的職能，設計系統的操作流程，系統中的各個模塊分屬于不同的檔案管理主體，確定各檔案管理主體的操作權限，設計信息反饋機制，以便各檔案管理主體進行有效的溝通。因此，學生檔案管理還有很多尚未解決的問題，筆者將在繼續探索，以期使信息時代學生檔案管理模式不斷完善，從而切實發揮學生檔案管理在高職教育教學中的作用，促進高職院校教學、行政工作的有效進行。

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作者簡介

王月琛，羅定職業技術學院學生處檔案室科員，助理館員。