企業檔案管理工作的創新與思考

聶祥引

摘 要：隨著社會和科技的發展，現在我們已經逐步的進入到了信息時代，信息化建設也逐步的進入到了正軌中去。對于現代企業檔案管理來說，做好信息化建設是非常重要的，特別是大數據以及云計算的產生，給企業檔案管理更好的進行提供了較大的方便。對于企業而言，記錄了其生產經營相關活動的檔案是其無形資產，所以，現代企業必須根據實際情況和需要做好檔案管理。

關鍵詞：企業檔案；管理；創新

隨著社會經濟發展，企業檔案管理工作也在不斷的深化，企業檔案管理的水平也有了較大的提高，但是現在企業檔案管理工作存在的問題還比較多，給其發展造成了較大的阻礙。只有重視企業檔案管理創新，切實提高企業檔案管理的水平，才能夠給企業檔案管理工作更好的進行奠定良好的基礎。筆者主要分析了企業檔案管理的重要性，并探討了創新企業檔案管理工作的策略，希望能夠推動企業檔案管理工作更好的進行。

1 企業檔案管理工作開展的重要性

企業進行檔案管理本身便是一項系統性比較強的工作，需要不斷的進行完善和改進。企業檔案管理的水平也會將企業管理水平切實反應出來，是對企業現代管理情況見衡量的一項重要指標。所以，企業做好檔案管理對于其發展非常重要，主要體現在下面幾點。

1.1 企業檔案能夠給企業管理工作的開展提供依據

檔案記錄了企業以往活動的情況，其中包含了企業管理的相關經驗以及企業事務處理的相關過程，其本身便是企業管理的重要憑據，其能夠給企業有效管理的進行提供幫助[1]。比如，很多企業在工作制度健全、改革以及政策落實等方面，參考檔案，能確保工作能夠順利的進行。有些企業平時對于檔案管理不夠重視，這也直接導致了企業檔案丟失，增加了工作的難度。所以，企業做好檔案管理能夠給企業工作開展提供一定的依據。

1.2 企業檔案能夠給企業決策提供重要依據

檔案中記載了企業各種活動開展的情況，記錄了相關的教訓和經驗，能夠給企業的生產、決策提供參考和依據。此外，企業檔案對制訂企業生產計劃，檢查和總結生產情況，推廣先進生產技術和管理經驗以及防止企業風險等等，都是重要的參考材料。比如，有的企業為了切實規劃生產任務，查閱了歷年檔案，匯總分析，找出了本企業發展的規律、經驗和教訓，據此采取相應措施，為企業決策提供科學依據，從而促進了生產，推動了企業發展。相反的是，有些企業沒有完善檔案管理，或者是沒有進行檔案的查閱，直接導致了生產計劃不夠恰當，企業的管理也比較混亂，導致企業出現了比較嚴重的損失[2]。

2 企業進行檔案管理工作創新的策略分析

隨著社會經濟發展，企業檔案管理工作也發生了很大的變化，為了切實適應當前形勢的需要，將檔案的重要作用發揮出來，切實提高企業進行檔案管理的質量和水平，企業檔案管理工作開展，必須切實提高檔案意識，提高檔案利用的實際效率，對企業的檔案管理制度進行完善，切實提高企業檔案信息化管理的水平，重視檔案管理人員的素質提高。

2.1 企業必須提高檔案意識

想要做好檔案管理工作，若是企業不重視檔案管理是很難做到的。現在很多企業領導都不夠重視檔案工作，甚至有些領導認為做不做檔案管理都是一樣的，并沒有將工作經歷分到檔案管理工作上，實際上，這種想法本身便是錯誤的，沒有真正的認識到企業檔案管理的重要性。所以，領導人員必須提高對于檔案的認識，想要做到這點，需要讓領導真正的認識到方案對于企業發展的重要價值，通過案例來加深領導的認識[3]。若是領導認識到其重要性，加大對于檔案管理方面的投入，能夠切實提高檔案管理人員的工作積極性。企業應該在內部進行人本觀念的倡導，對企業檔案管理制度進行完善，切實明確責任，真正的做到各司其職。此外，企業想要做好檔案管理必須重視全體工作人員檔案管理意識的提高，定期的對全體成員進行培訓，能夠切實提高其檔案業務相關知識，提高企業進行檔案管理的實際水平。

2.2 重視檔案利用頻率的提高

檔案利用率比較低，是導致企業檔案管理工作更好進行的一個重要原因，若是檔案的作用無法真正的發揮出來，那么檔案管理工作本身便沒有意義。所以，對于檔案利用不夠積極這件事情，企業檔案人員應該進行檔案利用制度的起草[4]。對于企業而言，檔案是企業的私有財產，一般只對企業內公開。這便要求企業根據自身發展的情況來進行檔案利用制度的制定，確保制度的可行性，發揮檔案的作用，給企業創造更大的價值。

2.3 對企業檔案管理制度進行規范

企業想要做好檔案管理工作創新，不但需要將先進科學制度利用起來，還需要重視檔案規范化的程度。所以，想要提高企業檔案管理的水平，便必須對企業檔案管理的相關工作進行規范，制定相關的制度和程序[5]。首先，企業應該對檔案管理機構和其職責進行比較清晰的界定，進行檔案管理部門的設置，配備相關的工作人員，將其責任理清。其次，企業需要進行歸檔制度的建立，明確規定的分類的流程和相關的程序。最后，企業需要進行檔案保管制度的建立，根據密級來做好檔案的分類，選擇合適的保管力度，對于需要保密的檔案必須確保保密的嚴格，需要進行共享的檔案必須進行共享。

2.4 提高企業檔案管理信息化水平

企業在進行檔案管理創新的時候，想要切實提高自身檔案管理的實際水準，便必須順勢引進信息技術，比如，將云計算技術運用進去，從而給企業檔案管理工作更好的進行提供新的活力和生機。所以，若是企業有條件，可以合理的使用云計算技術，根據自身的用量和需要來購買，通過云計算技術切實提高企業檔案管理的信息化水平。

2.5 提高檔案管理人員的專業素質

對于企業而言，檔案管理者本身的水平和素質會直接給檔案管理的質量以及專業化水平造成較大的影響[6]。所以，必須重視企業檔案管理水準的提高，而想要做到這點，便必須提高企業檔案管理人員的綜合素質。首先，企業可以根據實際情況和需要來組織檔案管理人員進行相關的專題培訓，切實提高檔案管理人員本身的專業素質。其次，企業可以出臺一些激勵措施，對于那些比較優秀的檔案管理者進行一定的獎勵和表彰，將其檔案管理工作積極性切實激發出來。

3 結語

在信息化時代，很多企業已經切實認識到了檔案管理的重要性，并且很多企業已經在檔案管理創新方面進行了一定的探索。為了切實提高企業檔案管理的實際水平，企業必須切實認識到檔案對于企業發展的價值，進行檔案管理方式的創新，從觀念、技術、人才、制度等方面出發，切實做好各方面的工作，企業檔案管理創新水平才可能真正提高。

參考文獻

[1]楊荷.關于現代企業檔案管理創新的思考[J].科技與創新，2016（13）：59.

[2]廖建蘭.企業檔案管理工作的創新與思考[J].辦公室業務，2016（03）：61-62.

[3]朱彩虹.現代電力企業檔案管理及其創新[J].企業改革與管理，2015（19）：90-91.

[4]劉婉嬌. 民營企業檔案管理存在的問題及對策研究[D].遼寧大學，2015.

[5]孫艷華.關于企業檔案管理工作創新的思考[J].黑龍江史志，2014（11）：158.

[6]陳茂銀.對新形勢下企業檔案管理工作創新的思考[J].科技視界，2013（12）：97.