淺談檔案現狀及信息化建設的重要性

黃麗君

一、檔案概述

檔案是指人們在各項活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案是一個民族的財富，是國家發展的基礎，也是社會信息系統的重要組成部分。檔案作為過去，現在、將來的記錄載體，是推動各項事業發展的基石，是推動整個社會的發展有著重要保障。

二、檔案管理目前存在的問題

（1）檔案重視程度不夠。檔案作為一項重要的基礎資源，有著重要的社會效益和經濟效益。但是，大部分時候由于單位的檔案意識薄弱，對檔案工作重視程度不夠，對檔案工作開展所需的人、財、物沒有保障。同時，缺少相應的引導和宣傳，使得人們對檔案的影響所知甚少。導致檔案的開發利用不夠充分，檔案事業的發展進程緩慢。

（2）檔案制度不健全。強本固基，制度的完善能進一步提升檔案的規范化水平。檔案管理工作需要嚴謹的工作制度和規范的工作流程。目前，我國的檔案制度在一定程度上已經有了較大的完善。但是，隨著社會的發展，各種情況層出不窮。對檔案的搜集、整理、利用、銷毀等工作有了更高的要求。因此，制度的更新和健全顯得尤為重要。同時，檔案制度的建立以國家的法律法規為依據，遵循原則性、穩定性、適應性的原則。保持制度的相對穩定和連續性，一切從實際出發，切不可盲目跟風。

（3）檔案人員的業務水平有待提高。目前，檔案管理人員的水平層次不齊，由于對檔案工作的不重視，許多單位都不設有專職檔案管理的崗位，取而代之的是各個部門的兼職檔案管理員。造成這種情況的原因主要是檔案工作的不夠重視、對檔案工作的誤解造成的。認為檔案工作只是簡單的搜集、整理、歸檔的工作，并沒有太多的技術含量。恰恰相反，檔案管理工作不但需要過硬的業務水平，可以說技術上要求也是很高的。然而，正是這種誤解，導致了單位對檔案工作的忽視、降低了對檔案管理人員業務水平的要求。檔案管理人員缺乏系統性的培訓和學習，因此也使得檔案工作無法深入、有序的開展。

（4）缺少切實有效的現代化管理技術。科技在進步，檔案管理的也應借助科技的手段為檔案事業所用。在網絡化、信息化的今天，計算機網絡技術已經普及，但是很多地方仍在使用老舊的管理手段，用單機版的軟件、手工收集記錄，這對于檔案資源較多的單位是極不適應的。不僅增加了檔案工作量，也加大了檔案管理的困難。檔案的數字化、檔案軟件與辦公自動化的無縫對接、大數據時代檔案資源的挖掘與利用，這些都是運用現代化管理手段才能得以實現的。

盡管目前存在著種種問題，但是我們仍應該堅信在不斷完善的過程中，檔案工作的發展一定會有著翻天覆地的變化。

如今，隨著大數據時代的到來，信息化水平的提高，對檔案管理的信息化和數據化也提出了更高的要求。當下的檔案工作，應當不斷通過信息化的手段，提升檔案的利用價值，扭轉重藏輕用的觀念，把“死”檔案做“活”，從而體現檔案自身價值，彰顯檔案工作的重要性。

三、檔案信息化建設的重要性

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

現代科學技術的飛躍發展，檔案的現代化、信息化建設已是必然趨勢。過往的檔案管理理念已經更不上新時代的步伐，如何全面運用現代技術對檔案資源進行整合、提煉，推進檔案管理的現代化進程才是當下研究的命題。實現將檔案管理重實體的現狀轉向重視檔案信息化類型轉變，加速檔案現代化管理水平的進程。

檔案信息化建設的核心即是信息資源的管理和利用。實現檔案資源利用開發的，有助于實現更廣的社會效益和經濟效益。

四、如何推進檔案信息化建設進程

檔案信息化建設要具體問題具體分析，因地制宜，不能照抄照搬、脫離實際。信息化建設不是簡單的將紙質檔案數據化，而是不但要注重檔案的數量，更要講究檔案的質量。從點到面，從當下到將來，將資源的服務性功能不斷延伸。檔案信息化建設是一項長期、全面又具體的工程，不是一朝一夕就能完成的，也不是僅靠一個人或者一個部門就能實現的。因此，在謹慎選擇的同時，必須找準定位，多分析、多研究。下面就如何做好檔案信息化建設工作應主要做好以下幾個方面的工作：

第一，加強領導，健全工作體制。當下，對檔案管理的時效性要求越來越高，勢必需要建立一套健全的管理機制。然而，上至國家，下至單位，要成功建立起一套完整的檔案管理機制，必須從加強領導開始。增強領導的檔案意識，只有領導認識到檔案管理的重要性，才能從人財物各方面為檔案工作的發展保駕護航。同時，建立健全檔案管理制度，根據《檔案法》制定檔案管理員職責、搜集、歸檔、借閱、銷毀等一系列制度，使得檔案工作當中做到有章可循、有據可依，保證檔案工作流程的規范化、制度化。

第二、加大投入、“軟硬兼施”。任何一項事業的發展，都離不開資金的投入。完善資金的投入機制，為檔案信息化的建設提供源源不斷的支撐和動力。相適應的軟件、硬件，為檔案信息化工作提供良好的物質基礎。檔案管理軟件、OA自動化系統，使得檔案流程電子化，有痕操作，規范了檔案流程；增設掃描儀、復印機、服務器，為檔案數字化工作提供便利，做到了異質備份，保障了數據的安全；按照《檔案館設計標準》建立符合“八防”（防火、防潮、防盜、防高溫、防光、防塵、防鼠、防有害生物）要求的檔案室，保障檔案資料的安全、完整。

第三、加強培訓教育，加快建設檔案信息化建設隊伍。從目前基層檔案管理工作人員來看，很少是科班的專業人員，這對于開展檔案信息化工作并不是一件好事。要改變這種情況，首先，應在提高現有檔案管理人員的業務水平之外，加大培訓力度，增強專業知識的提升。邀請專業人士對相關人員進行培訓，改變高、中、基層的知識構成，適應檔案信息化的管理要求。其次，檔案信息化建設的實施，需要引進大量的檔案資源及網絡的基礎設施，為了保障信息化的健康有序的發展，需要專門的人才從事運維等工作。因此，需要引進一批專業人才，構建一支高水準、高效率的檔案隊伍，加快建設檔案信息化隊伍的建設。

第四、做好檔案信息的開發與利用。檔案信息化建設是一項系統性的工程，要擴大檔案信息化建設的影響力，需要進一步提煉檔案的價值，做好檔案信息資源的開發與利用。注重收集、歸檔工作，處理好檔案的開發和保密的關系，不斷挖掘檔案內在價值，在檔案開發和利用的方面提升檔案服務意識，實現檔案工作的社會效益和經濟效益相統一。

總而言之，檔案的信息化管理是傳統理念向現代管理理念轉變的結果，是檔案事業發展的必然趨勢。這是一次挑戰，也是一場變革。我們需要抓住機遇，努力把檔案信息化建設作為今后的一項重點工作來抓。加強領導、健全體制、加大投入、提升業務水平，為檔案信息化建設打造一個良好的基礎，使得檔案工作穩步邁上新臺階。